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Warum ich von MeisterTask zu Notion umgezogen bin - und MeisterTask trotzdem empfehle.
- Martina Lankes
- vor 4 Stunden
- 5 Min. Lesezeit
Heute möchte ich dich auf meine ganz persönliche „Tool-Reise“ mitnehmen. Vielleicht weißt du es ja: Ich bin Certified MeisterTask Expert und habe jahrelang selbst mit dieser Software gearbeitet, liebe sie nach wie vor und empfehle sie auch weiterhin mit voller Überzeugung weiter – auch wenn ich selbst im frühen Sommer letzten Jahres mit meinem eigenen Business zu Notion umgezogen bin.
Wie es dazu kam, warum ich am Anfang fast an Notion verzweifelt wäre und wieso es am Ende kein „Richtig oder Falsch“ gibt, das erfährst du hier.
Inhaltsverzeichnis
Die Podcast-Episode zum Artikel
Warum ich umgezogen bin - Wenn das Business aus den Schuhen wächst
Ehrlich gesagt: Meine erste Begegnung mit Notion vor vielen Jahren war alles andere als Liebe auf den ersten Blick. Ich war auf der Suche nach einem Aufgabenmanagement und ehrlich gesagt... ziemlich unbegeistert. Wenn du mit Notion startest, stehst du erst einmal vor einem weißen, leeren Blatt. Ich habe damals so einige Anfängerfehler gemacht, mit unpassenden Templates experimentiert und mich schließlich ziemlich ernüchtert wieder von Notion verabschiedet. Ich konnte den Hype damals absolut nicht verstehen.
Stattdessen bin ich – ich glaube, es war über YouTube – bei MeisterTask gelandet. Das hat mich sofort mitgenommen, ich habe mich richtig reingefuchst und mich schließlich sogar zertifizieren lassen, weil mir das Tool so gut gefallen hat.
Warum also der Wechsel?
Ganz einfach: Mein Business hat sich schlicht und einfach weiterentwickelt. Was über Jahre super funktioniert hat, fühlte sich mit der Zeit einfach nicht mehr nach dem an, was ich wollte. Früher hatte ich hauptsächlich klassische Büro- und Schreibservice-Aufträge: Es kam eine Aufgabe rein, sie wurde erledigt, an den Kunden übergeben und die Rechnung geschrieben.
Doch mein Angebot ist gewachsen. Heute begleite ich dich in der SOS-Office-Sprechstunde, wir verbringen gemeinsame Fokustage, ich biete Mentorings über mehrere Monate an und seit Januar gibt es den Business-Struktur-Club. Mein Arbeitsalltag ist so individuell geworden, dass MeisterTask an seine Grenzen stieß, wenn es darum ging, diese Vielfalt übersichtlich abzubilden.
Es lag gar nicht am Tool selbst, sondern an meiner neuen Individualität. Ich wollte nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen hin und her springen, sondern eine zentrale Übersicht über alles haben. Letztes Jahr habe ich dann in einer Masterclass endlich gesehen, wie man Notion eigentlich nutzen kann – und war sofort hin und weg.
Was Notion kann – Meine neue Kommandozentrale
Notion ist für mich heute die Kontrollzentrale über mein gesamtes Business. Bis auf die Buchhaltung und mein DMS verwalte ich wirklich alles darin.
Was mich am meisten überzeugt, ist die Möglichkeit, alle Zusammenhänge darzustellen und miteinander zu verknüpfen. Ich habe dort nicht nur Aufgaben und Projekte, sondern zum Beispiel auch mein CRM.
Das bietet Notion mir heute:
Zentrale Übersicht: Ich habe einen Datensatz für den Kunden und kann diesen direkt mit seinen Projekten verknüpfen.
Verknüpftes Wissen: Mit diesen Projekten kann ich direkt die passenden SOPs (Standard Operating Procedures) verbinden.
Kundendashboards: Meine Büroservice- und VA-Kunden haben ein eigenes Dashboard über das wir unsere gesamte Zusammenarbeit managen.
Integrierte KI: Die KI in Notion ist Wahnsinn und unterstützt mich enorm bei der täglichen Arbeit.
Alles an einem Ort: Ich brauche keine fünf verschiedenen Tools mehr, um den Überblick zu behalten.
Aber ich bin ehrlich zu dir: Der Umzug war nicht gerade spaßig. Du fängst komplett bei null an, wenn du dir keine Unterstützung oder ein wirklich gutes Template holst. Man muss erst einmal Stunden investieren, um das Ganze aufzubauen und sich mit der Logik dahinter zu beschäftigen. Aber wenn Notion erst einmal steht, funktioniert es wie am Schnürchen.
Abkürzung gefällig?
Damit du nicht vor dem gefürchteten „weißen Blatt“ sitzen musst, habe ich für dich fertige Notion-Templates entwickelt. Hier fließen all meine Erfahrungen aus der täglichen Büroorganisation ein. Du kannst sie direkt bei mir kaufen, in dein Notion ziehen und sofort mit einer Profi-Struktur loslegen, ohne selbst tagelang basteln zu müssen.
Hier findest du meine Notion-Templates:
Warum ich MeisterTask empfehle & für wen es perfekt ist
Auch wenn ich persönlich nun „Team Notion“ bin, bleibe ich dabei: Es gibt hier kein Richtig oder Falsch. Es kommt immer ganz individuell auf deine Prozesse und das an, was du wirklich brauchst.
MeisterTask ist unschlagbar, wenn es um optische Klarheit und visuelles Arbeiten geht. Die Kanban-Boards sind intuitiv: Du schiebst deine Aufgaben einfach von Spalte zu Spalte, je nach Bearbeitungsstand.
MeisterTask ist ideal für dich, wenn:
Du schnell starten willst: Es gibt keine lange Einarbeitung – anmelden, Board einrichten und loslegen.
Fokus dein Ziel ist: Du konzentrierst dich auf deine Aufgaben und Projekte ohne viel „Drumherum“.
Du einfache Strukturen liebst: Wenn dir optische, visuelle Klarheit wichtig ist, bist du hier goldrichtig.
Datenschutz Priorität hat: Als deutsches Tool mit deutschem Serverstandort bietet es hier maximale Sicherheit.
Du alleine oder im kleinen Team arbeitest: Die Zuweisung und Übersicht ist für kleine Einheiten perfekt gelöst.
Wenn du MeisterTask für dich ausprobieren möchtest, habe ich einen Tipp für dich: Nutze den Rabattcode „LANKES10“, dann bekommst du zehn Prozent auf deine erste Rechnung.
Hier habe ich dir die wichtigsten Unterschiede noch einmal zusammengefasst:
Vergleichstabelle: Welches Tool passt zu dir?
Feature / Kriterium | MeisterTask | Notion |
|---|---|---|
Haupteinsatz | Reine Aufgaben- und Projektverwaltung mit Notizen | All-in-One-Zentrale (CRM, Wissen, Projekte, Content) |
Einstieg | Sofortstart ohne lange Einarbeitungszeit | Lernkurve vorhanden, zeitaufwändiger Aufbau, Start mit "weißem Blatt" |
Struktur | Festes Kanban-System (Spalten anpassbar) | Komplett frei gestaltbar, absolut individuell |
Dokumentation | Fokus auf Aufgaben-Notizen | Umfangreiche SOPs und Wissens-Dashboards (Wikis möglich) |
Serverstandort | Deutschland | i.d.R. USA |
Besonderheit | Optische Ruhe & visuelle Klarheit | Verknüpfung aller Zusammenhänge möglich |
Fazit: Die Struktur zählt, nicht das Tool
Am Ende des Tages ist eines ganz wichtig: Schau genau hin, was DU in deiner aktuellen Phase brauchst. Vielleicht ist Notion für dich einfach „zu viel“ und du fährst mit der Konzentration auf Aufgaben und Notizen in MeisterTask viel besser.
Wenn du Unterstützung brauchst, bin ich für dich da. Egal ob wir in einer SOS Office Sprechstunde oder einem Fokus-Tag Backoffice-Reset dein MeisterTask-Board perfekt einstellen. Und auch bei Notion helfe ich dir gerne – sei es mit fertigen Templates oder einer ganz individuellen Einrichtung für dein Business.
Möchtest du dein Büro nicht mehr alleine strukturieren?
Wenn du sagst: „Ich möchte mein Büro besser strukturieren, aber ich möchte das nicht alleine machen“, dann komm in den Business-Struktur-Club! Wir sind eine bewusst kleine und persönliche Gruppe, um intensiv miteinander zu arbeiten.
Wir treffen uns regelmäßig zu virtuellen Coworkings mit Prio auf Orga-Arbeit, tauschen Erfahrungen aus und unterstützen uns gegenseitig. Dazu gibt es den Basiskurs Büroorganisation, Checklisten, Workbooks und monatliche Live-Workshops zu speziellen Themen. Wir haben aktuell noch ein paar wenige Plätze frei und ich würde mich riesig freuen, dich dort zu begrüßen!
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