Als virtuelle Office Managerin habe ich täglich eine Vielzahl verschiedener Aufträge zu bearbeiten. Jeder Auftrag ist einzigartig. Fristen müssen beachtet werden. Manche Aufgaben übernimmt meine Assistentin oder eine Freelancerin für mich. Und es gibt natürlich zu den meisten Aufträgen auch immer wieder etwas zu besprechen. Gar nicht so einfach, hier den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.
Um den Überblick zu behalten, arbeite ich - und das aus Überzeugung - mit dem Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool *MeisterTask. Und wie genau, das wollen wir uns in diesem Artikel einmal genauer anschauen.
Als virtuelle Office Managerin habe ich täglich mit verschiedenen Kunden und Aufträgen zu tun. Auch wenn sich die Aufträge natürlich grundsätzlich oft ähneln, sind sie doch verschieden:
Die Kunden arbeiten mit verschiedenen Tools
Es gibt verschiedene Bearbeitungsfristen
Es gibt verschieden umfangreiche Dienstleistungen
Evtl. übernimmt meine Assistentin einen Teil der Aufgaben
Es gibt ggf. noch Rückfragen
Ggf. gibt es Absprachen, die für die Auftragsbearbeitung wichtig sind
Am Anfang meiner Selbstständigkeit konnte ich das natürlich alles noch einigermaßen überblicken und im Kopf behalten. Doch mit einer wachsenden Anzahl von Kunden und Aufträgen wurde das immer schwieriger. Ich habe mich also durch verschiedene Tools gearbeitet. Von der einfachen To-Do-Liste (zu wenig) bis hin zu komplexen Systemen wie ClickUp oder Asana (zu viel). Gelandet bin ich bei dem DSGVO-konformen und wirklich intuitiv zu bedienenden Aufgabenmanagement-Tool *MeisterTask.
Wie ist MeisterTask aufgebaut?
Die Software ist nach dem aus Japan stammenden Kanban-System aufgebaut. Kanban ist eine Methode der Produktionsprozesssteuerung und wurde 1947 von Ōno Taiichi für Toyota entwickelt. Kanban ist eine agile Methode und bietet ein hohes Anpassungspotenzial bei kurzfristigen Änderungen, bietet einen guten Überblick über die jeweiligen Bearbeitungsstände und ist somit auch hervorragend für Solopreneure geeignet.
Grundsätzlich einmal basiert das Kanban-System mit drei Spalten:
to do,
in progress,
done.
Wie sieht die Auftragsbearbeitung in MeisterTask bei mir aus?
Als Beispiel nehme ich einmal den juristischen Schreibservice zur Hand. Hier lädt der Kunde seinen Auftrag im Kundenportal über ein Formular hoch. Anschließend wird der Auftrag von mir eingeplant. Der Auftrag wird entweder durch mich, meine Assistentin oder eine Freelancerin geschrieben. Nach der Transkription werden die fertigen Word-Dokumente für den Kunden im Kundenportal zum Download bereitgestellt. Am Ende des Monats erfolgt dann die Abrechnung.
Hierzu arbeite ich mit folgenden Spalten: Vorlagen - Auftragseingang - Offen - In Bearbeitung - Weiterleiten KD - Erledigt.
Wie sieht das Ganze jetzt also konkret aus?
Ein Kunde loggt sich in das Kundenportal ein und übermittelt dort seinen Schreibauftrag. Er gibt dort alle notwenigen Daten an und lädt seine Audiodatei/-en hoch. Mit dem Absenden des Auftrags wird automatisch eine neue Karte in der Spalte "Auftragseingang" angelegt. Diese enthält bereits die angegebenen Daten sowie die Audiodatei. Zudem werden zwei Checklisten automatisch geladen, die wir für die Auftragserfassung bzw. die Bearbeitung des Auftrags benötigen.
Die Aufgabe wird mir zugeordnet mit Fälligkeitsdatum heute und dem Tag "neu". Ich erhalte hierzu eine Benachrichtigung.
Ich prüfte die Audiodatei sowie die angegebenen Daten, wie z.B. die Bearbeitungszeit und lege den Auftrag in meinem CRM/der Auftragsverwaltung an. Ich ergänze ggf. die Karte mit wichtigen Angaben und weise sie entweder mir oder meiner Assistentin zu. Sobald ich den Status von neu auf "Auftragsbestätigung" im CRM ändere, erhält der Kunde übrigens automatisch eine Auftragsbestätigung per Mail.
Nun wird die Karte in die Spalte "offen" verschoben und wartet auf die Bearbeitung. Auch hier werden über die Checkliste alle erledigten Aufgaben abgehakt. Sofern es hier etwas zu besprechen gibt, wird dies direkt über die jeweilige Karte erledigt, sodass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind und wissen, was besprochen wurde.
Nachdem der Auftrag fertig bearbeitet ist, wird die Karte in die Spalte "Weiterleiten KD" verschoben. Auch hier wird nun wieder automatisch eine Checkliste geladen. Der Auftrag wird wieder mir zugeordnet, sodass ich weiß, dass ich nun wieder am Start bin. Ich gehe in diese Karte, lade die Word-Datei-/en ins Kundenportal hoch und verschiebe den Auftrag in die Spalte "erledigt". Im CRM/in der Auftragsverwaltung erhält der Auftrag nun den Status "Abrechnen" und der Kunde erhält eine automatische E-Mail, dass seine Dokumente zum Download bereitstehen.
Ich arbeite mit standardisierten Checklisten und Automationen, um allen Kunden eine gleichbleibende Servicequalität bieten zu können!
Durch MeisterTask habe ich nun also jederzeit den Überblick über den genauen Bearbeitungsstand der jeweiligen Aufträge, erfolgte Absprachen etc. Selbstverständlich könnte ich auch meine Kunden in die das jeweilige Projektboard einladen, sodass auch sie Zugriff auf die Aufgaben haben und beispielsweise auf Fragen direkt in der Karte antworten können.
Rabattcode
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Überlegungen vorab
Wenn Du Dich nun entscheidest mit MeisterTask zu arbeiten, solltest Du Dir vorab schon einmal Folgendes durch den Kopf gehen lassen:
Welche Spalten benötigst Du für die Bearbeitung Deines Auftrags?
Wer ist an der Auftragsbearbeitung beteiligt? Du alleine? Freelancer oder Dienstleister?
Mit welchen Automationen möchtest Du arbeiten?
Welche Checklisten möchtest Du anlegen bzw. welche Arbeitsschritte müssen erledigt werden?
Möchtest Du mit Tags arbeiten?
Wer soll wann benachrichtigt werden (per Mail, per App)?
Du möchtest Dein MeisterTask mit mir gemeinsam aufsetzen oder benötigst allgemein mehr Ordnung und Struktur bei Deiner (digitalen) Büroorganisation? Dann ist der Fokus-Tag Büroorganisation genau das Richtige für Dich!
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