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Organisation im Büroalltag

Warum Sie auch als Soloselbständige/r Aufgaben dokumentieren sollten

Kennen Sie das auch? Bei einer bestimmten Aufgabe müssen Sie höllisch aufpassen, um nichts zu vergessen, weil sie so viele unterschiedliche Schritte enthält. Oder die Aufgabe ist so selten zu erledigen, dass Sie sich gar nicht mehr richtig erinnern können, wie das Programm funktioniert? Hier lautet das Zauberwort: SOPs bzw. Aufgaben dokumentieren. Denn schon wenn Sie eine Aufgabe mehr als zweimal erledigen müssen, lohnt es sich enorm, den Ablauf zu dokumentieren und ggf. auch (teilweise) zu automatisieren. Aber wie, ohne sich nur noch beim Dokumentieren wiederzufinden? Und ist das nicht alles doch zu aufwendig? Genau damit beschäftigt sich dieser Artikel.  Standard Operating Procedures (SOPs) Standard Operating Procedures (SOPs) bedeutet ins Deutsche übertragen „standardisierte Vorgehensweise“. Eine SOP ist also eine Dokumentation von Arbeitsschritten und Aktionen, die für eine bestimmte Aufgabe ausgeführt werden müssen. Wenn Sie mehr über SOPs im Allgemeinen erfahren möchten, dann finden Sie hier eine allgemeine Beschreibung sowie Vor-

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Digitale Ablage im 7-Ordner-System

Mal ehrlich? Haben Sie bereits ein einfaches und sinnvolles System, um endlich Ihre digitale Ablage in den Griff zu bekommen. Von der chaotischen Ablage bis hin zur exakten Ablage in hunderten von Ordnern ist alles möglich. Doch je umfangreicher die gespeicherten Dokumente werden, umso schwieriger wird es, diese Dokumente schnell wiederzufinden und in mit einer einheitlichen Systematik abzulegen. Eine gute Ordnerstruktur hilft dabei auch, dass wichtige Informationen nicht in der Masse der Dokumente und Dateien untergehen. Gute Erfahrungen habe ich mit dem 7-Ordner-System gemacht. Aber was ist das eigentlich? Und wie können Sie auf ein Ordnungssystem, wie beispielsweise das 7-Ordner-System sinnvoll umstellen? Das 7-Ordner-System Wenn Sie Ihre Dateiablage einfach und übersichtlich neu strukturieren möchten, eignet sich das 7-Ordner-System.  Ein Mensch kann sich nur 7 ± 2 Informationen (Millersche Zahl) im Kurzzeitgedächtnis merken. Bei der 7-Ordner-Methode wird genau darauf eingegangen. Hier legen Sie 7 Ordner fest, pro Ordner 7 Unterordner (= 49

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Verabschieden Sie sich vom Notiz- und Aufgabenchaos – Fokussiert arbeiten, ohne sich zu verzetteln | #41

Nichts ist schlimmer, als immer wieder das Gefühl zu haben, nie fertig zu werden und dass die Arbeit immer mehr wird. Es geht alles Schlag auf Schlag und es besteht die ständige Gefahr, etwas zu vergessen oder es nicht rechtzeitig fertig zu bekommen. Der Frust und der Stress steigern sich und auch wenn wir uns bemühen die To-dos zu erledigen, wir werden das Gefühl nicht los, dass wir alles sofort erledigt haben müssen und nichts geschafft bekommen. Haben Sie sich schon mal gefragt, warum es nicht klappt? Meist stecken keine mangelnden kreativen Ideen, sondern ein schlechtes Zeit- und Aufgabenmanagement dahinter.  Um Licht ins Dunkel zu bringen, arbeitet man sich in also in drei Schritten vor. Aufgaben sammeln, z.B. in einer To-do-Liste Aufgaben nach Prioritäten sortieren Tun: Aufgaben nacheinander abarbeiten Aber wie nun? Ich persönlich habe mit einfachen To-do-Listen keine guten Erfahrungen gemacht. Ich arbeite stattdessen nach dem Prinzip Kanban. Und

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Selbständigkeit

Aufgaben an einen externen Bürodienstleister delegieren

Delegieren: Was bedeutet das eigentlich? Insbesondere das Outsourcing an externe Dienstleister, wie zum Beispiel externe Bürodienstleister, bietet Selbstständigen einen herausragenden Hauptvorteil: Die Erweiterung von Kapazitäten. Im Vergleich zur Einstellung eigener Mitarbeiter ermöglicht das Outsourcing den Zugang zu einem größeren Talentpool. Dadurch können Selbstständige ihre Ressourcen effizienter nutzen und gleichzeitig qualitativ hochwertige Dienstleistungen erhalten. Effektives Delegieren muss man allerdings erst lernen. Es erfordert eine sorgfältige Planung und Kommunikation. Es ist wichtig, klare Anweisungen zu geben, Ziele festzulegen und regelmäßig den Fortschritt zu überprüfen. Warum das Delegieren häufig schwerfällt Vielen Selbständigen (aber auch Führungskräften) fällt es schwer, Aufgaben abzugeben, zu delegieren. Hierfür gibt es verschiedene Gründe: Mangelndes Vertrauen in das Können bzw. die Fähigkeiten anderer und somit die Befürchtung, dass niemand anderes die Aufgabe so gut erledigen kann, wie man selbst. Die Meinung, dass es länger dauert, eine Aufgabe zu delegieren, als sie selbst zu erledigen. Angst vor Kontrollverlust. Hemmungen, um Hilfe

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Das Jahresende rückt näher

Mit dem Oktober hat das letzte Quartal begonnen – und das Jahresende rückt unaufhaltsam näher. Erfahrungsgemäß vergeht diese Zeit – obwohl der Herbst eigentlich zu mehr Ruhe verleitet – ziemlich schnell – denn es fallen unheimlich viele Arbeiten an. Heute geht es also darum, was bei mir – und vielleicht auch bei Ihnen – im letzten Kalendervierteljahr im Homeoffice ansteht. Aber ausnahmsweise einmal nicht um Tätigkeiten wie Buchhaltung und Finanzplanung, sondern das ganze Drumherum. Ein erster Rückblick Der Herbst eignet sich hervorragend, um schon einmal zurückzuschauen: Was ist dieses Jahr gut gelaufen? Gibt es ggf. noch Verbesserungspotential. Was wurde nicht geschafft?  Noch ist Zeit, Prioritäten zu verschieben oder anzupassen. Feiern Sie Ihre Erfolge! Und überdenken Sie, warum bestimmte Dinge nicht geklappt haben. Planung für das nächste Jahr Bereits jetzt beginne ich, das nächste Jahr zu planen. Ich prüfe meine Serviceangebote – was wurde gut verkauft, was nicht? Was möchte ich

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Mehr Motivation als Selbständige/r im Homeoffice

Viele von uns kennen dieses Gefühl, nach einem (längeren) Urlaub wieder motiviert mit der Arbeit durchzustarten. Da sind auch wir Selbständigen nicht ausgenommen. V.a. im Homeoffice kann der Übergang von Urlaub zu Arbeit manchmal schwerfallen. Deswegen möchte ich heute einmal darüber sprechen, wie wir unsere Motivation im Homeoffice wieder zurückgewinnen können. Eigentlich ist es ja ganz einfach. Denkt man. Man arbeitet zu Hause, kann sich seine Zeit frei einteilen. Aber die Motivation hält sich in Grenzen. Ja, auch ich bin nicht immer super motiviert. Auch ich habe einmal einen Durchhänger und habe so gar keine Lust, mich morgens um 5.30 Uhr an den Schreibtisch zu setzen. Vor allem nach entspannten Urlaubstagen ist dies manchmal gar nicht so einfach. Aber: Mit den richtigen Rahmenbedingungen kommt man ganz schnell wieder in den Takt.  Verändern Sie die Rahmenbedingungen – um Ihre Motivation zu erhalten! Eine schöne Umgebung Bei mir ein sehr wichtiger Punkt.

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Tipps & Tricks für die Arbeit im Homeoffice

Gesunde Ernährung im Homeoffice

Daheim arbeiten – da kann es doch gar nicht so schwer sein, immer gesund und ausgewogen zu essen. Schließlich spart man ja Fahrtzeit, und, und, und! Leider schleicht sich bei der Arbeit zu Hause oft auch der Schlendrian in Sachen Ernährung ein – schließlich ist der Kühlschrank in greifbarer Nähe. Um gesund, fit und leistungsfähig zu bleiben, ist neben viel Bewegung auch eine gesunde und ausgewogene Ernährung wichtig. Aber das geht im Homeoffice oft ziemlich schnell unter. Deshalb habe ich heute ein paar Tipps für Sie, die Sie in Ihren Homeoffice-Alltag integrieren können: Ernährungsplan und Routinen Wie bei unserer Büroarbeit, so helfen uns auch bei der Ernährung Routinen. Machen Sie also einen Plan, wann Sie was essen möchten. Das macht zwar etwas Arbeit, macht es aber leichter,  gesunde Mahlzeiten und Snacks in unseren Alltag einzubauen. Bei diesem Plan müssen Sie sich gar nicht „verkünsteln“. Es reicht, wenn Sie beispielsweise grobe

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Respekt im Homeoffice

Der erste Gedanke, der einem bei „Respekt im Homeoffice“ durch den Kopf geht, mag sicherlich der Gedanke an „Respekt der Familie bzw. von außen“ durch den Kopf gehen. Aber: Wir Homeoffice-Arbeiter müssen v.a. respektvoll mit uns selbst umgehen, um motiviert und effektiv arbeiten zu können – und auch Nutzen aus dem Homeoffice ziehen zu können. Und genau darum geht es heute: Professionalität Sicherlich hat die Corona-Pandemie hier Einiges verändert – trotzdem haben Menschen, die im Homeoffice arbeiten oft das Gefühl, unprofessionell (auf Kunden) zu wirken, weil wir eben zu Hause sind und da eben auch oft die Kinder oder die Katze „unterwegs“ sind. Deswegen ist es besonders wichtig, im Homeoffice ein professionelles Umfeld zu schaffen. Nicht nur für einen eventuellen Kundenbesuch, sondern auch für Sie selbst. Kommt ein Kunde zu einer Besprechung, was sich durch Zoom-Meetings ja deutlich verringert haben dürfte, dann schaffen Sie eine sachliche Atmosphäre: Ein abgeräumter und

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Empfehlungen

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