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Cloud oder DMS: Was gehört wo hin?
- Martina Lankes
- vor 22 Stunden
- 5 Min. Lesezeit
Am Anfang der Selbstständigkeit machen sich viele Menschen gar keine wirklichen Gedanken, wie die Dateien heißen und wo genau sie abgelegt sind. Man hat noch nicht so viele Dokumente und denkt sich: „Ach, das finde ich schon wieder“. Aber denk mal ein paar Jahre weiter: Weißt du dann wirklich noch, wo was liegt und wie du eine Datei damals genannt hast? In meinem Alltag als Virtuelle Office Managerin sehe ich das ständig: Genau hier fängt das Durcheinander an, das dir später unheimlich viel Zeit kosten kann.
Heute schauen wir uns deshalb an, wie du deine digitale Ablage so aufteilst, dass sie dir im Alltag wirklich den Rücken freihält. Wir lassen hier das Rechtliche, wie GoBD oder Aufbewahrungsfristen mal kurz beiseite – das solltest du sowieso auf dem Schirm haben – und schauen uns nur an, wie du das Ganze alltagstauglich aufteilst. Das solltest du ja sowieso beachten! Es geht darum, eine Struktur zu schaffen, die im Alltag funktioniert.
Inhaltsverzeichnis
Die Podcast-Episode zum Artikel
Struktur ist das A und O: Warum das beste Tool ohne Plan nix hilft
Ich sag’s immer wieder: Ohne Struktur hilft dir das beste Tool dieser Erde nichts. Viele meiner KundInnen hoffen, dass ein neues Programm alle Probleme von Zauberhand löst. Aber ein Tool ist immer nur so gut wie das System, das dahintersteckt. Wenn du Dateien einfach nur von links nach rechts schiebst, ohne Plan dahinter, hast du am Ende nur „digitales Chaos 2.0“.
Ich bin jetzt seit 2008 selbstständig und habe schon so ziemlich jedes System gesehen. Der Trick ist nicht, es besonders kompliziert zu machen, sondern besonders einfach. Struktur ist kein Selbstzweck – sie ist das Fundament für einen entspannten Büroalltag, in dem du den roten Faden nicht verlierst.
Ein Tool ist immer nur so gut wie die Struktur dahinter. Ohne Plan wird auch die teuerste Software nur zum Verwalter deines Chaos. |
Die Mindmap: Dein persönlicher Bauplan
Bevor du jetzt wild neue Ordner anlegst, mach erst mal einen Plan. Ich schnappe mir dafür am liebsten eine Mindmap und schreibe auf, was bei mir überhaupt täglich so eintrudelt. Jedes Business ist ja anders: Eine Schneiderin hat Kleiderentwürfe, ein Podcast-Host Audiodateien und Intros.
Überlege dir genau, was du wirklich brauchst. Ich arbeite dabei sehr gern nach dem 7-Ordner-System: Unser Gehirn kann sich maximal sieben Dinge gleichzeitig gut merken. Wenn du also auf jeder Ebene maximal sieben Hauptordner hast, findest du alles fast blind. Das Ziel? In maximal drei Klicks bei der richtigen Datei landen.
Die Cloud: Dein aktiver Schreibtisch
Die Cloud – egal ob Dropbox, Google Drive oder OneDrive – ist für mich mein aktiver Schreibtisch. Da kommt alles drauf, mit dem ich täglich arbeite oder was noch nicht fertig ist.
In meiner Cloud liegen zum Beispiel meine Social Media Grafiken. Da meine Mitarbeiterin Anna die Beiträge online setzt, haben wir das nach Jahren und Monaten sortiert, damit sie nicht lange suchen muss. Auch meine Briefvorlagen, die Unterlagen für aktuelle Kundenprojekte und meine Notion-Arbeitsbereiche haben ihren festen Platz.
Mein Rechnungs-Workflow: Warum ich (noch) nicht automatisiere
In der Cloud darf es auch mal wuselig sein, solange es organisiert und strukturiert ist. Viele nutzen ja heute Tools, die Rechnungen automatisch überall herziehen, aber ich mache das ganz bewusst anders: Ich arbeite nicht mit Invoice Fetcher oder solchen Diensten.
Ich bekomme meine Rechnungen i.d.R. ganz klassisch per E-Mail. Sobald eine neue Rechnung reinkommt, schiebe ich sie direkt in den Ordner „Rechnungseingang“ in meiner Cloud. Die Mail selbst wird im Postfach kurz getaggt und abgelegt. Dort warten die Belege dann ganz geduldig bis Freitag. Da ist nämlich mein fester Tag für die Buchhaltung. Dieser manuelle Schritt hilft mir enorm, den Überblick über alle Ausgaben zu behalten.
Das DMS: Dein digitaler Aktenschrank
Wenn ein Dokument fertig ist, gehört es ins DMS (Dokumentenmanagementsystem). Das ist dein digitaler Aktenschrank. Ein Angebot, an dem du noch bastelst, hat dort nix verloren. Aber sobald der Kunde unterschrieben hat oder die Rechnung bezahlt ist – zack, ab ins DMS damit.
Ich arbeite schon ewig mit fileee*. Das ist für mich das perfekte Tool, um „aktiv“ und „passiv“ sauber zu trennen. Das Beste daran: Ich kann mit dem Handy die paar Papierdokumente, die noch kommen, einfach einscannen. Das System weiß genau, wo das Original in meiner fileee-Box liegt. Ich musste in all den Jahren vielleicht ein-, zweimal ein echtes Blatt Papier heraussuchen. Der Rest läuft komplett digital.
Sieh deine Cloud als deinen aktiven Schreibtisch und dein DMS als deinen digitalen Aktenschrank – diese Trennung ist der erste Schritt zu einem freien Kopf. |
Warum du auch als Solo-Selbstständige ein DMS brauchst
Vielleicht denkst du dir: „Ach, für mich alleine reicht doch die Cloud“. Aber ich sag dir: Ein DMS ist Gold wert. Es hält deinen Kopf frei. Wenn deine Cloud nur die Dinge enthält, an denen du gerade wirklich arbeitest, bist du viel fokussierter. Du wirst nicht von tausend alten Dateien und Dokumenten abgelenkt. Außerdem ist ein zertifiziertes DMS in Sachen Sicherheit und Ordnung einfach eine andere Hausnummer.
Die goldene Regel: Zieh die Benennung konsequent durch!
Das beste System bringt dir gar nix, wenn deine Dateien „Scan_01.pdf“ heißen. Dann suchst du dich in zwei Jahren dumm und dusselig. Ich bin da streng mit mir selbst: Jede Datei braucht einen Namen, der Sinn ergibt und "spricht", so dass du ihn auch in ein paar Jahren noch verstehst.
Meine Social Media Dateien heißen zum Beispiel immer „Office-Tipp_Thema_Plattform“ oder "Kundenstory_Name_Plattform". So sehe ich sofort, was drinsteckt, ohne die Datei überhaupt zu öffnen.
Überleg dir also ein System, das auch jemand anderes verstehen würde. Ein Klassiker ist die Dateibenennung nach DIN 5008: "Jahr-Monat-Tag_Name_Beschreibung".
Lass die Altlasten erst mal liegen
Ein weiterer Fehler, den ich ganz oft sehe: Jemand will sein System umstellen und fängt erst mal an, die letzten fünf Jahre aufzuräumen. Tu dir das nicht an! Wenn du schon tausende Dateien hast, wirst du damit nie fertig und gibst frustriert auf.
Such dir lieber einen festen Tag aus, an dem du neu startest. Ab diesem Tag ziehst du das neue System konsequent Schritt für Schritt durch. Die alten Sachen kannst du nach und nach umziehen, wenn du mal Zeit hast. Aber fang erst mal mit einem bestimmten Stichtag an. Schreib dir deine neue Struktur auf und häng sie dir neben den Monitor oder leg sie auf deinen Schreibtisch, damit du dich im stressigen Alltag auch wirklich dran hältst.
Fazit: So kriegst du den Kopf frei
Die Trennung zwischen Cloud und DMS ist mehr als nur Ordnung – es ist eine Strategie, damit du entspannter arbeiten kannst. Es hält deinen „aktiven Schreibtisch“ sauber und gibt dir die Sicherheit, dass im „Aktenschrank“ alles sicher archiviert ist.
Wenn du jetzt merkst, dass du alleine nicht weiterkommst, dann melde dich einfach bei mir. Wir können uns in einer SOS Office-Sprechstunde mal eine Stunde lang intensiv dein Chaos anschauen und einen Plan machen. Oder du kommst in den Business-Struktur-Club, wo wir in einer netten kleinen Runde gemeinsam deine Abläufe ordnen.
Lass uns dein Büro auf Vordermann bringen, damit du wieder Zeit für das hast, was dir wirklich Spaß macht!
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