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3 goldene Regeln für deine dauerhafte digitale Ablagestruktur

Wenn du selbstständig bist oder ein kleines Unternehmen führst, dann kennst du das ganz sicher: Du arbeitest mit Herzblut an deinen Kundenprojekten oder dem Verkauf deiner Produkte. Aber daneben wartet eben auch ganz viel Büroarbeit.


Gerade wenn Hochphasen anstehen – viele Termine, ein Launch oder eine gute Auftragslage – bleibt dann oft die Dateiablage auf der Strecke. Downloads, Grafiken, Textvorlagen, Social-Media-Posts und Portfolios türmen sich zu einer Masse an Dateien, die kaum mehr zu überblicken ist. Die Folge: Der innere Schweinehund siegt und sagt, "ach nö, das fang ich jetzt gar nicht erst an, es dauert zu lange".


Genau um das zu vermeiden, möchte ich dir heute drei goldene Regeln bzw. Grundpfeiler für deine digitale Ablage an die Hand geben. Diese Strukturen helfen dir, effizienter zu arbeiten, dich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren und vor allem deine digitale Ordnung dauerhaft beizubehalten. Du kannst diese Regeln übrigens auch für E-Mails und anderweitige Dokumente anwenden.



Inhaltsverzeichnis:




Die Podcast-Episode zum Artikel





1. Radikal Platz schaffen


Der allererste Grundpfeiler ist: Du solltest radikal Platz schaffen.


Dabei geht es jetzt nicht darum, Dokumente auszusortieren, die du aus rechtlichen Gründen aufheben musst, wie zum Beispiel deine Rechnungen. Es geht vielmehr um die Dateien, die du irgendwann einmal heruntergeladen, erstellt hast, z.B. eine Grafik, ein PDF-Dokument oder ein Portfolio.


Nimm dir diese Dokumente vor und frage dich ganz ehrlich:


  • Was bringt dieses Dokument dir und deinem Business? Bringt es dich weiter? Kann ich das sinnvoll benutzen?

  • Wann habe ich dieses Dokument das letzte Mal benutzt? Vielleicht vor drei Jahren? Oder gar noch länger?

  • Wirst du das jemals wiederverwenden oder Teile davon? Oder behältst du es nur wegen Sentimentalität, weil es eben mal Arbeit gemacht hat? Und vielleicht kannst du es ja doch irgendwann mal brauchen? (Frage dich: Wann genau soll das sein?)

Wenn du das machst, wirst du merken, dass so einige Sachen dabei sind, die du wirklich nicht mehr brauchst. Sie verbrauchen nur Platz und überfordern dich und falls du eines hast, auch dein Team.

Meine klare Empfehlung wäre also: Sei radikal und lösche diese Dateien!

Wenn du dich partout nicht zum Löschen durchringen kannst, dann lege einen Archivordner an und schiebe die Sachen dort hinein – mit dem Ziel, da nie wieder reinzuschauen.



Aber was mache ich mit all den alten Dateien?


Wenn du sehr viele alte Dateien hast, dann gilt: Du kannst das nicht alles auf einmal durchschauen. Beginne zuerst mit der Organisation deiner neuen Dokumente. Und dann setze dir einen regelmäßigen festen Termin, z.B. jede Woche oder jede zweite Woche. Entweder in deinem Kalender oder in deinem Aufgabenmanagement-Tool.

Diese Zeit ist dann fest geblockt. Dann schaust du dir in Ruhe die alten Unterlagen durch. Du wirst sehen: Wenn du dranbleibst, ist diese Arbeit relativ schnell erledigt. Beginne also von neuem und arbeite die Altlasten nach und nach ab.

Diese alten Dateien kannst du in der Zwischenzeit in einen Zwischenordner verschieben und dann dort entscheiden: löschen oder behalten.



2. Zentraler Startpunkt, Ordnerstruktur und Dateinamen


Nachdem du Platz geschaffen hast, geht es nun darum, wie deine neue Ablage aussehen sollte.


Der zentrale Startpunkt


Du solltest mit all deinen Dokumenten immer den gleichen Startpunkt haben. Vermeide es, ein Dokument auf der Festplatte, eines in der Cloud oder die dritte Kategorie irgendwo auf einem USB-Stick abzulegen.

  • Wähle einen zentralen Ablageort, z.B. die Google Cloud (Google Workspace Business), wie ich sie nutze.

  • Von diesem zentralen Startpunkt aus baust du dann deine Ordnerstruktur für alle möglichen Rubriken auf.


Die Ordnerstruktur


Überlege dir gut, wie deine Ordner aufgeteilt sein sollen.

Ich persönlich arbeite mit dem Sieben-Ordner-System. Dieses System ist für uns absolut übersichtlich und alltagstauglich. Der amarikanische Psychologe George A. Miller hat bereits 1956 die These der Millerschen Zahl (7) aufgestellt. Demnach kann unser Gehirn 7 (+/- 2) Dinge gleichzeitig verarbeiten. Wenn du deine Ablage nach diesem System aufbaust, hast du also schon eine gute, übersichtliche und alltagstaugliche Grundstruktur.

Ein Beispiel: Du könntest in der ersten Hierarchiestufe einen Ordner "Bilder" haben, unter dem sich dann wieder Unterordner befinden, z.B. für Mockups, Social-Media-Posts oder interne Bilder (wie Porträts vom Team und von dir).

Wenn du deine Ordnerstruktur einmal aufgebaut hast, halte dich aber bitte auch daran!


Die Dateinamen


Was leider immer wieder vernachlässigt wird, sind die Dateinamen.

Anfangs ist man noch ganz strikt dabei und benennt alles ganz genau, aber nach ein paar Wochen ist einem das dann schon irgendwie wieder zu aufwendig und man fängt an, nachlässig zu werden.

Du musst deine Dateien wirklich standardisiert benennen, und zwar nicht einmal so und einmal so, sondern immer gleich. Du wirst sehen, wie schnell du diese Sachen wieder findest, wenn das alles ein System hat.

3. Routinen


Wir haben jetzt also Platz geschaffen, einen zentralen Startpunkt mit einer guten Ordnerstruktur und wir haben uns überlegt, wie wir unsere Dateien benennen.

Jetzt wollen wir diese Ordnung und Struktur auch beibehalten. Und hier sind wir bei den Routinen.

Das Einhalten von Routinen fällt vielen unheimlich schwer, denn Routinen sind ein bisschen langweilig, weil man sie ja immer wieder macht und die Arbeit oft stupide ist. Genau deshalb werden sie dann auch liebend gerne verschoben: „Keine Zeit, keine Lust, gerade nicht wichtig, mache ich nächste Woche“.


Die Aufschieberitis lässt bei Routinen immer wieder gerne grüßen. Pass also auf, dass du wirklich dranbleibst, denn wenn du einmal rauskommst, dann ist es wirklich schwer, wieder reinzukommen. Und: Was du nicht regelmäßig machst, ist auch keine Routine...


Wie du deine Routinen festlegst:


  • Überlege dir, welche Routinen du etablieren willst: Ich empfehle immer eine tägliche Routine oder eine wöchentliche Routine – so eine Art Tagesabschluss und einen Wochenabschluss. Eine monatliche Überprüfung ist dann noch die Kür.

  • Plane diese Routinen fest ein: Du musst jetzt wirklich hergehen, bis das sitzt. Trage sie in dein Aufgabenmanagement oder deinen Kalender ein. Das gibt dir etwas zum Abhaken und was, was dich daran erinnert.

  • Nutze wiederholende Aufgaben: Dein System kann ganz sicher wiederholende Aufgaben anlegen, die dann immer wieder z.B. freitagnachmittags "aufploppen", damit du deine Routineaufgaben nicht vergisst und dran regelmäßig bleibst.

  • Hinterfrag immer wieder, ob das alles noch so für dich passt.

Ein Beispiel für eine Routine:

Ich schaue mir zum Beispiel jeden Freitag im Zuge meines Wochenabschlusses meinen Download-Ordner an und prüfe, was ich mir im Laufe der Woche so heruntergeladen habe. und bearbeite diese Dateien. Wenn ich das wirklich jede Woche mache, dann sammeln sich da gar nicht solche Massen an.

Im Endeffekt ist die Routine wieder einmal eins der wichtigsten Dinge in unserer Büroorganisation. Bleib also dran, halte dich an deinen Rhythmus!


4) Fazit


Wenn du diese drei Grundpfeiler hast – du hast Platz geschaffen, du hast deine Ordnerstruktur mit einem zentralen Startpunkt und du hast deine Routinen etabliert – dann bist du schon gut aufgestellt, wenn du dich dran hältst.


Das Fazit, das wir heute mitnehmen können, ist:

Es ist einfach wichtig, erst einmal ein Grundgerüst zu haben und dann dranzubleiben.

Halte dich also an deinen eigenen Plan und du wirst sehen, das Ganze ist dann gar nicht mehr so schwer einzuhalten.


Dein nächster Schritt: Regelmäßige Umsetzung im Business Struktur Club


Du weißt jetzt, wo die Lücken in deiner digitalen Ablage sind, aber es scheitert an der eigentlichen Umsetzung? Du brauchst eine Struktur, die wirklich dauerhaft hält?

Wenn du dir Unterstützung und jemanden wünschst, der dir ab und an ein bisschen auf die Finger klopft, dann ist der Business Struktur Club genau die Lösung, um deine Aufschieberitis, fehlenden Fokus und fehlenden Systeme zu beenden.


Als deine Partnerin für digitale Büroorganisation, Ordnung und Struktur ist es mein Ziel, dass du das Gelernte verbindlich umsetzt. Im Club bekommst du genau das:


  • Wir treffen uns regelmäßig online (2x im Monat Fokus-Sessions zum gemeinsamen Umsetzen) , damit deine Routinen fest sitzen und du dranbleibst.

  • Wir kümmern uns jeweils um ein Monatsthema , und du erhältst direkten Zugriff auf alle Vorlagen und Checklisten (z.B. für Routinen und Ablage).

  •  Tausche dich unter Gleichgesinnten aus und erhalte 1:1-Hilfe in der Gruppe. Und wenn du magst, können wir uns während der Fokus-Session auch einmal alleine in einen Breakout-Room zurückziehen und über individuelle Probleme sprechen.

Sichere dir jetzt einen der limitierten Plätze und starte in dein strukturiertes Business!


Und jetzt: Viel Spaß und Erfolg beim Umsetzen!



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