5-Minuten-Routine für deine digitale Ablage

In diesem Artikel beschäftigen wir uns damit, wie du deine digitale Ablage in kurzer Zeit immer auf dem aktuellen Stand halten kannst, ohne dabei zu viel Aufwand zu betreiben, denn wer hat schon Zeit für lange Aufräumaktionen?

Genau hier liegt nämlich häufig das Problem, das ich bei vielen Selbstständigen sehe: Du hast theoretisch eine super Ordnerstruktur aufgebaut, aber trotzdem quillt entweder der Desktop, der Download-Ordner oder das E-Mail-Postfach über. Die Dateien benennst du irgendwann nicht mehr konsistent um und am Ende findest du doch wieder nichts.

Das muss nicht sein! Wir schauen uns jetzt einmal gemeinsam an, wie du dieses Chaos in den Griff bekommst – mit täglichen und wöchentlichen Routinen, die wirklich nur wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Die typischen Stolperfallen in der digitalen Ablage

• 2. Tägliche Routinen – maximal 5 Minuten am Tag

  • Der Download-Ordner

  • Die E-Mails und Belege

  • Die physische Post

• 3. Wöchentliche Routinen – Dein Wochenabschluss am Freitag

  • Physische Post digitalisieren

  • Den Zwischenspeicher leeren: Der "Dokumente"-Ordner

  • Der Desktop und der Download-Ordner (alt)

• Fazit

Podcast-Episode zum Artikel

1. Die typischen Stolperfallen in der digitalen Ablage

Was ist eigentlich das große Problem, wenn es um die Ablage geht? Wir kennen das alle. Du hast dir, wie gesagt, vielleicht schon Gedanken über eine gute Dateiablagestruktur gemacht und findest sie super.

Doch dann kommt der Alltag:

• Die physische Post: Ob von der Versicherung, dem Finanzamt, eine Rechnung oder Ähnliches. Zuerst legst du es in die Ecke, weil du gerade keine Zeit hast. Aus dem einen Briefchen werden zwei, drei, vier, fünf, und sie schauen dich ganz vorwurfsvoll an. Du weißt genau: Das müsstest du eigentlich machen.

  
  

• Die E-Mail-Flut: Wir werden regelrecht mit E-Mails überfrachtet. Wenn wichtige Belege oder Dokumente darunter sind, gehen sie in dieser Masse schnell unter.

  
  

Das Ende vom Lied ist dann oft: Die Arbeit türmt sich, die physische oder digitale Ablage wird immer mehr, und das Chaos hält wieder seinen Einzug. Wir haben ja alle nicht wirklich viel Zeit und du möchtest das in den Griff bekommen.

Die Basis für deinen Erfolg: Klare Regeln

Bevor wir zu den Routinen kommen, sind zwei Voraussetzungen für eine funktionierende digitale Ablage entscheidend und müssen konsistent eingehalten werden:

1. Wie sollen deine Dateien benannt werden? Überlege dir einmal ein System und halte es ein. Fange nicht einmal mit dem Datum und einmal mit dem Namen an. Wenn du ein Team hast, müssen auch die Mitarbeitenden diese Benennungsregeln einhalten.

   
   

2. Wo sollen die Dateien hin? Definiere klare Speicherorte.

   
   

Ich persönlich habe meine Ablage in zwei Routinen aufgeteilt: Eine kleine tägliche Routine und einen Wochenabschluss am Freitag. Schauen wir uns zuerst die tägliche Routine an.

2. Tägliche Routinen – maximal 5 Minuten am Tag

Am Ende des Tages nehme ich mir kurz Zeit, um drei Bereiche zu checken:

a. Der Download-Ordner

Ja, das ist ernst gemeint!

Bei vielen ist der Download-Ordner wirklich sehr vernachlässigt oder überladen. Du lädst dir etwas herunter, es wird automatisch darin gespeichert, und da bleibt es dann für alle Tage.

Tägliche Aufgabe: Gehe einmal rein, kümmere dich nur um das Neue, und schau, was du heute heruntergeladen hast.

• Brauchst du es noch? Dann schiebe es in den Ordner "Dokumente" und dort in den Unterordner "zu bearbeiten" (oder wie auch immer du deine Zwischenstation nennst).

  
  

• Ist es nicht mehr nötig? Dann löscht du es. Sofort.

  
  

• Lass die alten Sachen an dieser Stelle erst einmal stehen! 

  
  

b. Die E-Mails und Belege

Das Ziel in deinem E-Mail-Management sollte zwar die Zero Inbox sein, aber hier geht es uns jetzt erst einmal nur um die Belege und Dokumente, die in den E-Mails enthalten sind.

Tägliche Aufgabe: Gehe abends einmal deine E-Mails durch und schau, ob Belege dabei sind.

• Brauchst du sie noch? Dann schiebe das Dokument in den "Dokumente"-Ordner (die Zwischenstation).

  
  

• Sortiere die E-Mail im E-Mail-Programm gleich dorthin, wo sie hingehört. Hauptsache, das Dokument ist schon mal in der Zwischenstation.

  
  

c. Die physische Post

Das Gleiche kannst du mit deiner physischen Post machen.

Tägliche Aufgabe: Kaufe dir eine Briefablage und schau einmal am Tag (wenn die Post kommt oder am Abend) kurz durch:

• Was ist Werbung? Weg damit.
  

• Was brauchst du noch? In die Briefablage.

  
  

Wenn du diese paar Schritte wirklich jeden Tag machst, ist das gar nicht viel Aufwand und deine tägliche Routine ist schon beendet.

3. Wöchentliche Routinen – Dein Wochenabschluss am Freitag

Der Wochenabschluss am Freitag ist für mich ein wichtiger Punkt, um die Ordnung und Struktur in deinem Büro beizubehalten, an der du die Woche über schon gearbeitet hast. Die digitale Ablage gehört da einfach dazu. Hier kommt jetzt die Zwischenstation zum Einsatz und wird geleert!

a. Physische Post digitalisieren

Zuerst geht es an die physische Post, die sich in deiner Ablage angesammelt hat:

• Scannen: Fange an, die Post, die du die Woche über in der Briefablage gesammelt hast, zu scannen.

  
  

• Benennen & Speichern: Die meisten Scanner-Systeme erlauben es, das Dokument sofort so zu benennen und zu speichern, wie du es möchtest.

  
  

  • Wenn es etwas ist, was noch bearbeitet werden muss (z. B. in die Buchhaltung hochgeladen), kommt es in den "Dokumenten"-Ordner (die Zwischenstation).

    
    

  • Ansonsten speichere es direkt in den Zielordner.

    
    

• Archivieren: Nachdem die physische Post gescannt ist, landet sie bei mir persönlich in einem Hängeregister pro Jahr. Das ist wirklich nicht mehr viel. Ich vernichte nichts, sondern bewahre es dort auf, falls man es doch noch mal brauchen sollte.

  
  

b. Den Zwischenspeicher leeren: Der "Dokumente"-Ordner

Als Nächstes gehe ich in diesen "Dokumenten"-Ordner, der ja so etwas wie unser digitales Briefkörbchen ist und schaue mir die dort gesammelten Dateien noch mal an.

• Umbenennen: Hier benenne ich die Dokumente nun konsistent um.

  
  

• Verarbeitung: Geht es zum Beispiel um die Buchhaltung, lade ich die Datei direkt zur Lexware Office*, meiner Buchhaltungs-Software, hoch. Das verbinde ich später im Rahmen meines Wochenabschlusses auch gleich mit der Buchhaltung.

  
  

• Archivieren: Nachdem das Dokument hochgeladen wurde, wird es sofort in den richtigen Archivordner verschoben. Dort bleibt es, ist gut zu finden und alles ist erledigt.

  
  

Das Ziel ist es, Dokument für Dokument durchzugehen, bis dieser Dokumenten-Ordner am Freitag leer ist. Dann ist alles da, wo es sein soll.

c. Der Desktop und der Download-Ordner (alt)

Wenn du dann noch fünf Minuten übrig hast, kannst du dich um deinen Desktop oder den alten Inhalt des Download-Ordners kümmern.

• Desktop: Der sollte idealerweise eigentlich nur ganz wichtige Sachen beinhalten.

  
  

• Alte Unterlagen: Kümmere dich um alte Dateien in deinem Download-Ordner – die, die du bisher hast stehen lassen.

  
  

Fange wirklich erst einmal an, dir nur 15 Minuten Zeit zu nehmen, je nachdem, wie viel Zeit du hast, um diese paar Aufgaben zu erledigen. Und du wirst sehen, wie sich das Ganze schnell bessert.

Fazit: Mit Routinen dem Chaos Herr werden

Mit diesen kurzen täglichen und wöchentlichen Routinen kannst du sicherstellen, dass deine digitale Ablage immer aktuell ist, ohne, dass die Arbeit zur Mammutaufgabe wird. Ständige, kleine Schritte verhindern, dass sich das Chaos einschleicht. Klare Strukturen sparen dir Zeit, Nerven und erlauben dir, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren – genau darum geht es bei effizienter digitaler Büroorganisation.

Übrigens: Ich bin gespannt, was du dazu zu sagen hast, wie deine Wochenroutinen aussehen und freue mich auch über Rückmeldungen, wie du das bisher gemacht hast.

🚀 Workbook: für 0,- €: Strukturiere dein Business mit dem 7-Ordner-System

Wenn du dir noch unsicher bist, wie du deine Ablage überhaupt strukturieren kannst, dann eignet sich für sehr viele Solo-Selbstständige oder kleine Teams das 7-Ordner-System.

Dieses System basiert auf einer Aussage des Psychologen George A. Miller, die besagt, dass dein Gehirn am besten mit sieben plus/minus zwei Dingen auf einmal arbeiten kann. Das wird in diesem System berücksichtigt. Es ist übersichtlich und ideal für alle, die vor allem mit Bordmitteln arbeiten und alles bei sich behalten möchten.

Damit du siehst, wie das System funktioniert, habe ich ein Workbook für dich erstellt, das du dir gerne herunterladen kannst.

Trage dich doch direkt ein und starte mit deiner neuen Struktur!

Mit deiner Eintragung erhältst du das Workbook per E-Mail und meldest dich gleichzeitig für meinen BÜROBRIEF an. Darin erhältst du Tipps zur digitalen Organisation, zu neuen Services und zur Entlastung im Backoffice. 

Du kannst dich jederzeit abmelden. Bitte beachte auch meine Datenschutzhinweise.

*Dieser Artikel enthält Affiliate-Links. D.h., wenn du über diesen Link kaufst, erhalte ich eine kleine Provision. Für dich ändert sich dadurch nichts. Bitte beachte auch die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.