3 einfache Schritte für ein aufgeräumtes E-Mail-Postfach

Ich weiß ja nicht, wie es dir geht, aber das E-Mail-Postfach ist für viele meiner Kunden einer der größten Zeitdiebe und ein großer Stressfaktor im Büroalltag. Manchmal fühlt sich das dann so an, als würde man eigentlich ständig diesen E-Mails hinterherlaufen.

Da sitzt man dann morgens am Rechner und schon beim ersten Blick ins Postfach möchte man den Laptop eigentlich gleich wieder zumachen. Man hat das Gefühl, das alles niemals zu schaffen.

Das Problem liegt aber oft nicht an der Disziplin, sondern eher daran, dass viele Postfächer "falsch" genutzt werden. Mit ein paar kleinen Kniffen kann dein Postfach aber wirklich übersichtlich werden und dir in deinem Büroalltag behilflich sein – und dich nicht förmlich erschlagen. Deswegen möchte ich dir heute drei kleine Schritte zeigen, wie du das Ganze viel besser in den Griff bekommen kannst und wie eine Routine dich dabei unterstützt.

Inhalt

1) Zeitmanagement: E-Mails bündeln und feste Zeiten festlegen

2) Postfach organisieren: Die richtige Ordnerstruktur 3) E-Mail-Bearbeitung: Endlich den Posteingang leeren 4) Fazit

Die Podcast-Episode zum Artikel

1) Zeitmanagement: E-Mails bündeln und feste Zeiten festlegen

Zuerst einmal solltest du dir dein Zeitmanagement anschauen und Aufgaben bündeln. Das ist eigentlich der grundlegendste Schritt, um die Kontrolle über deinen Posteingang zurückzubekommen.

Denn der größte Feind von einem organisierten Postfach und einem guten E-Mail-Management ist die ständige Verfügbarkeit.

• Überlege dir ein Zeitfenster. Bearbeite deine E-Mails nicht den ganzen Tag lang immer wieder, sondern nur zwei- bis dreimal am Tag.

  
  

  Meine Routine: Ich mache das zum Beispiel so: einmal direkt in der Früh, dann um die Mittagszeit und einmal am späten Nachmittag, so eine halbe Stunde bis Stunde, bevor ich Feierabend machen möchte.

  
  

• Außerhalb dieser Zeitfenster machst du dein E-Mail-Programm zu. Außer, du musst kurz eine Mail schreiben. Dann schreibst du diese E-Mail und machst es sofort wieder zu.

  
  

• Schalte die E-Mail-Benachrichtigungen aus! Du glaubst gar nicht, wie viel konzentrierter du arbeiten wirst, wenn du nicht ständig von diesen kleinen Benachrichtigungen am Bildschirmrand gestört wirst.

Du hast nun zwei bis drei Zeitfenster, an denen du deine E-Mails bearbeitest. Wenn du Angst hast, dass die Leute, die dir eine E-Mail geschickt haben, sofort auf eine Antwort warten , könntest du eine automatische Antwort einrichten, dass du dich beispielsweise innerhalb von 24 Stunden meldest. Aber: Eigentlich kann niemand erwarten, dass du den ganzen Tag auf deine E-Mails schaust!

2) Postfach organisieren: Die richtige Ordnerstruktur

Wir haben nun Zeitfenster festgelegt. Jetzt kommt es aber noch darauf an, wie du deine E-Mails bearbeitest und ablegst. Zuerst schauen wir uns deine Postfachorganisation an.

Ich habe schon alle Extreme gesehen: Manche Kunden hatten über 50 Unterordner, manche wieder gar keine. Beide Extreme sind eigentlich nicht das Wahre!

Überleg dir also eine klare, übersichtliche und einfache Ordnerstruktur.

Hier eignet sich zum Beispiel das Prinzip des 7-Ordner-Systems, da dein Gehirn am besten sieben Dinge gleichzeitig erfassen kann (plus/minus zwei; sog. Millersche Zahl, die auf einer These des Psychologen George A. Miller beruht). Wenn es mehr wird, wird es schnell unübersichtlich und du kannst das alles gar nicht mehr auf einen Blick verarbeiten bzw. überblicken.

Ich arbeite bei meinen Kunden deshalb gerne mit folgenden Ordnern:

• Posteingang: Der Posteingang bleibt, aber er ist dein temporärer Ordner. Hier landen neue E-Mails, aber dieser wird am Ende jedes einzelnen Zeitfensters einmal komplett geleert.

  
  

• Bearbeiten: Hier kommen E-Mails hin, bei denen du weißt, dass du sie bearbeiten musst, es aber etwas länger dauert.

  
  

• Newsletter: Lege einen Ordner für Newsletter-Abos und irgendwelche allgemeinen Informationen an.

  
  

• Eingangsrechnungen: Hier landen Eingangsrechnungen und Belege.

  
  

• Archiv- und Ablage: Natürlich brauchst du nun noch einen oder mehrere Archiv- und Ablage-Ordner. Hier kann ich dir allerdings keine allgemeine Empfehlung geben. Wenn du mit verschiedenen Kunden und Projekten mit viel Mailverkehr arbeitest und das Ganze auf einen Blick verfolgen möchtest, eignet es sich, nach Kunden zu sortieren. Wenn du von jedem Kunden nur ein, zwei E-Mails bekommst, reichen vielleicht ein oder zwei Archiv-Ordner. Das liegt also ganz bei dir, deiner Arbeitsweise, deinem Business.

Mein Tipp: Arbeite mit Filtern und Regeln

Wenn du dir dieses Ordner-System überlegt hast, kannst du wunderbar mit Regeln und Filtern arbeiten. Hierzu möchte ich dir noch ein paar Tipps geben:

• Zusätzliche E-Mail-Adressen anlegen: Wenn du einen Newsletter abonnierst, lege doch (eigentlich können das alle Hoster für deine Domain) eine weitere E-Mail-Adresse an, zum Beispiel newsletter@deinedomain.de oder rechnungen@deinedomain.de für deine Eingangsrechnungen.

  
  

• Filter einrichten: Alles, was jetzt an diese Newsletter-Adresse geschickt wird, kannst du über eine Regel automatisch in deinen Ordner Newsletter einsortieren lassen.

  
  

Der Vorteil dieser Methode ist, dass diese Mails gar nicht erst in deinem normalen Posteingang landen. Du kannst dann gerne einen Termin festlegen, wann du diese Newsletter durchgehen möchtest – vielleicht am Freitagnachmittag. Diese Newsletter belasten dann nicht deinen Posteingang , genauso wie die Eingangsrechnungen. Die musst du auch nicht sofort sehen , das reicht beispielsweise auch am Freitag bei der Buchhaltung.

3) E-Mail-Bearbeitung: Endlich den Posteingang leeren

Wir haben nun also bereits Zeitfenster festgelegt, uns eine Ordnerstruktur überlegt und Filter sowie Regeln eingerichtet. Die restlichen E-Mails kommen nun aber trotzdem laufend weiter in dein E-Mail-Postfach. Jetzt ist es Zeit für die E-Mail-Bearbeitung in deinem festgelegten Zeitfenster.

Ich empfehle dir, auf eine Zero Inbox hinzuarbeiten und zeige dir gerne, wie du das erreichen kannst:

Gehe jetzt jede einzelne E-Mail in deinem Posteingang durch und entscheide sofort:

1. Kann ich diese E-Mail innerhalb von nur wenigen Minuten beantworten oder bearbeiten? 

   
   

   Wenn Ja: Erledige es sofort! Du nimmst die E-Mail kein zweites Mal mehr in die Hand. Schreibe deine Antwort oder erledige, was zu tun ist, und dann kannst du diese Mail löschen oder archivieren.

   
   

2. Muss ich diese E-Mail bearbeiten, aber es dauert eine halbe Stunde oder noch länger? (Z.B. ein Angebot ausarbeiten oder etwas raussuchen)

   
   

   Schiebe diese E-Mail in den Bearbeiten-Ordner.

   
   

   Du kannst daraus zum Beispiel auch eine Aufgabe in deinem Notion-System oder in deinem Kanban-Board machen. Damit ist der Posteingang wieder um eine E-Mail leerer.

   
   

3. Ist die E-Mail unwichtig oder dient nur als Information/Nachweis? 

   
   

   Dann lösche sie oder verschiebe sie direkt in den richtigen Archiv-Ordner.

Wenn du dieses System erstmal etabliert hast, wirst du sehen, wie entspannt das Ganze wird. Du weißt genau, in welchem Ordner du welche E-Mail findest, wo du noch etwas tun musst, und du brauchst keine Angst zu haben, dass du irgendetwas vergisst oder übersiehst.

Die Umstellung auf diese wenigen und klaren Regeln ist am Anfang für viele oft schwer. Man denkt immer, es kommt etwas Wichtiges und man muss es sofort tun. Aber man wird so oft aus dem Fokus gerissen, dass ich damit über Jahre hinweg sehr gute Erfahrungen gemacht habe.

Denk dran: Mit diesen wenigen klaren Regeln und Routinen wirst du dein E-Mail-Postfach ganz bestimmt in den Griff bekommen.

4) Fazit

Drei klare Schritte für deinen digitalen Fokus:

1. Zeitmanagement: E-Mails bündeln und feste Zeiten im Kalender blocken.
   

2. Organisation: Eine klare Ordnerstruktur (z.B. 7-Ordner-System) etablieren.
   

3. Bearbeitung: Sofort entscheiden: sofort erledigen, in eine Aufgabe umwandeln oder archivieren/löschen.

Wenn du jetzt merkst, dass du Unterstützung brauchst, diese Routinen einzuüben und dauerhaft in deinem Business zu etablieren, dann ist vielleicht der Business-Struktur-Club genau das Richtige für dich.

Dort kümmern wir uns in einer kleinen, netten Gruppe von Selbstständigen darum, Routinen aufzubauen und Strukturen in den Büroalltag zu bekommen.

• Es gibt jeweils ein Monatsthema, um das wir uns kümmern (Videomeeting, live).

  
  

• Außerdem gibts es mehrmals pro Monat virtuelle Coworkings, die ich absolut liebe! Für mich sind sie der absolute Gamechanger!

  
  

• Es gibt Vorlagen, Checklisten, Notion-Template und mehr.

  
  

Ich freue mich auf dich und wünsche dir viel Erfolg und Freude beim Umsetzen!