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Warum du ein System brauchst und dich Tools alleine nicht weiterbringen

Du entdeckst eine neue App, richtest sie voller Elan ein und hoffst, dass damit endlich das Chaos im Backoffice verschwindet. Doch drei Wochen später herrscht wieder die gleiche Unordnung – nur eben digital. Nach über 17 Jahren als selbstständige Bürodienstleisterin weiß ich:


Ein Tool ist nur so gut wie das System, das dahintersteckt.


In diesem Artikel erfährst du, warum du eine echte Struktur brauchst und warum eine Software alleine niemals dein Problem lösen wird.



Inhaltsverzeichnis





Die Podcast-Episode zum Artikel




1. Warum immer neue Tools dir nicht helfen


Vielleicht kennst du das ja von dir selbst: Du merkst, dass irgendetwas in deinem Business nicht rund läuft. Du siehst in der Werbung oder bei Kollegen ein ganz tolles neues System und denkst dir: „Das hole ich mir auch, damit wird alles besser und einfacher!“.


Dann passiert meistens Folgendes:


  • Du verbringst Stunden damit, das Tool einzurichten.

  • Du hast im schlimmsten Fall Geld für eine Lizenz ausgegeben, die dir nichts bringt.

  • Du stellst fest, dass es trotzdem nicht funktioniert, weil du kein funktionierendes System dahinter hast.


Dein Tool kann immer nur das verwalten, was du ihm gibst. Es muss von dir „gefüttert“ werden.


Wenn du keine festen, funktionierenden Prozesse hast, dann kann auch das beste Tool der Welt das Problem nicht von Grund auf lösen. Am Ende hast du vielleicht sogar mehr Chaos als vorher, bist frustriert, gibst auf – und suchst nach dem nächsten Tool. Und du ahnst es schon: Dieser Kreislauf beginnt dann von vorn, ohne dass sich jemals etwas an deiner Grundstruktur ändert.



2. Organisation besteht aus Projekten, Aufgaben, Prozessen und Dokumentenablage


Bevor du überhaupt ein Tool auswählen kannst, muss das Fundament deiner Büroorganisation sitzen. Viele denken bei Büroorganisation nur an einen Locher, einen Ordner und einen Computer. Aber es ist so viel mehr. Es geht um die Organisation von:


  • Projekten und Aufgaben: Was muss getan werden?

  • Prozessen und Workflows: Wie laufen die Dinge ab?

  • Dokumentenablage: Wo wird welche Datei wie abgespeichert?


Im Grunde ist jede Aufgabe ein Prozess. Du musst wissen, wie eine Aufgabe zu erledigen ist und wer daran beteiligt ist.


Nehmen wir das Beispiel Dokumente: Du musst festlegen, dass ein Dokument in den Ordner „Verträge“ kommt, ein anderes in den Ordner „Kunden“ und eine Rechnung nach dem Bezahlen sofort in die Buchhaltung wandert. Zudem musst du auch wissen, wie es standardmäßig benannt werden soll. Das sind Routinen – Aufgaben, die immer wieder gleich ablaufen.

Erst wenn du weißt, wie dein Prozess aussieht, kannst du ein Tool wie Asana, MeisterTask, Trello oder Notion sinnvoll damit füttern.


3. Das perfekte Zusammenspiel – wie kannst du es aufbauen?


Damit dein Büroalltag wirklich reibungslos funktioniert, brauchen wir ein Zusammenspiel aus Tool und System. Das schaffst du in drei wesentlichen Schritten:



Schritt 1: Die Bestandsaufnahme


Überlege dir ganz ehrlich:


  • Was funktioniert bisher gut?

  • Wo hakt es immer wieder?

  • Was wird von wem erledigt und wo soll das Ergebnis am Ende landen?

Wenn du hier noch ganz am Anfang stehst, ist das völlig okay – viele haben so eine Übersicht nicht.


💡 Zeit für dein echtes Business gewinnen

Theorie ist gut, aber Umsetzung bringt die Entlastung. Wenn du keine Lust mehr hast, dich alleine durch deine Büroorganisation zu kämpfen, begleite ich dich monatlich live dabei. In kleiner Runde sorgen wir im Business-Struktur-Club dafür, dass du wirklich dranbleibst.

So funktioniert die Zusammenarbeit



Schritt 2: Deine Prozesse dokumentieren


Du musst keine komplizierten Handbücher schreiben. Nimm dir bei deiner täglichen Arbeit ein Blatt Papier und schreib einfach mit, was du tust.


  • Welche Schritte kommen nacheinander?


  • Wann musst du auf Rückmeldungen warten?


  • Welche Programme brauchst du dafür?


Daraus kannst du eine Prozesslandkarte oder einfache Checklisten erstellen. So weißt du genau, in welcher Abfolge etwas von wem erledigt werden soll.



Schritt 3: Das passende Tool wählen


Erst jetzt, wo du deine Struktur kennst, suchst du das Werkzeug aus.


Erstell dir eine Liste: Was muss das Tool können? Was wäre ein „Nice-to-have“? Was brauchst du gar nicht?


  • Möchtest du einfach und visuell mit einem Kanban-Board arbeiten? Dann empfehle ich dir MeisterTask (jetzt auch mit integriertem MeisterNote für deine Dokumentation) oder Trello. Übrigens: Wenn du dich für MeisterTask entscheidest, nutze doch den Rabattcode LANKES10 und MeisterTask schenkt dir 10 % Rabatt auf deine erste Rechnung!


  • Brauchst du ein umfassendes System für alles? Dann ist Notion vielleicht das Richtige für dich.


Wenn deine Prozesse sitzen, dann greift dein Büroalltag am Ende wie ein Zahnrad in das andere. Du weißt genau, wo du nachschauen musst und welchen Knopf du drücken musst.

Wenn deine Prozesse sitzen, dann greift dein Büroalltag am Ende wie ein Zahnrad in das andere. Du weißt genau, wo du nachschauen musst und welchen Knopf du drücken musst.

Und falls du mal ein Team aufbaust oder eine Urlaubsvertretung brauchst, haben es deine Mitarbeiter durch diese Vorarbeit (SOPs) viel leichter.



4. Fazit: Das Zusammenspiel aus System und Tool


Ein Tool ist niemals die Rettung für ein unstrukturiertes Büro – es ist lediglich der Verstärker deiner vorhandenen Prozesse. Wenn dein System reibungslos funktioniert, gibt dir das eine unglaubliche Freiheit und Sicherheit in deinem Business.


Wenn du jetzt sagst: „Martina, genau das will ich, aber ich weiß nicht, wie ich anfangen soll“, dann komm doch in den Business-Struktur-Club. Wir haben dort gerade erfolgreich gestartet und uns im ersten Workshop intensiv mit der Bestandsaufnahme beschäftigt. Es folgen regelmäßige Live-Meetings und Coworking-Termine zum Umsetzen. Zusätzlich bekommst du Zugriff auf meinen Basiskurs sowie viele Checklisten und Vorlagen, damit du dein Backoffice endlich auf solide Beine stellst.


Ich würde mich freuen, dich dort zu begrüßen und gemeinsam mit dir an deinem System zu arbeiten!








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