Aufgabenverwaltung auf Papier oder digital? Was eignet sich für wen?

Martina Lankes
vor 12 Minuten
6 Min. Lesezeit

Du startest morgens motiviert in den Tag, dein Schreibtisch sieht eigentlich ganz ordentlich aus, aber überall kleben diese kleinen bunten Zettel. Post-its für den wichtigen Rückruf beim Kunden, eine Notiz für die Deadline der Steuererklärung und irgendwo dazwischen flattert noch der Einkaufszettel für den Supermarkt.

In einer meiner letzten Fragerunden im Business-Struktur-Club hat mir eine Teilnehmerin genau diese Frage gestellt: „Martina, soll ich eigentlich von Papier auf digital umsteigen? Was ist denn für mich am besten geeignet?“ Sie hat mir erzählt, dass sie ihre Aufgaben bisher vor allem mit Post-its organisiert hat. Eigentlich hat sie das geliebt, weil es ihr dieses wahnsinnige Motivationsgefühl gegeben hat, wenn die Zettel nacheinander im Papierkorb verschwunden sind.

Aber – und das ist der Punkt, an dem wir hellhörig werden müssen – das System hat für sie einfach nicht mehr funktioniert: Am Ende des Tages haben mehr Post-its auf dem Tisch geklebt als am Morgen und die Übersicht im Team ist komplett verloren gegangen.

Gerade wenn man wächst, stößt das analoge System oft an seine Grenzen. Deshalb möchte ich heute mit dir einmal tief in die verschiedenen Möglichkeiten eintauchen, damit du das System findest, das wirklich zu deiner aktuellen Business-Phase passt.

Inhaltsverzeichnis

Analog bzw. auf Papier: Für Soloselbstständige, die für sich alleine arbeiten
Einfache digitale To-Do-Listen-Tools: Für mehr Flexibilität und Erinnerungen
Ausgefeilte Profi-Tools: Für komplexe Projekte und Teamarbeit
Fazit: Dein Weg zur passenden Struktur

Die Podcast-Episode zum Artikel

Analog bzw. auf Papier: Für Soloselbstständige, die für sich alleine arbeiten.

Ich persönlich mag das haptische Gefühl beim Schreiben total. Nicht umsonst habe ich mir für mein Tablet eine Paper-Touch-Folie gegönnt.

Wenn ich zum Beispiel einen neuen Prozess für eine Kundin skizziere oder mir überlege, wie ein Workflow aussehen könnte, dann habe ich oft auch zuerst einen Stift in der Hand. Es ist erwiesen, dass es eine ganz besondere Verbindung zwischen unserer Hand und unserem Kopf gibt. Das Papier ist geduldig und lässt unseren Gedanken freien Lauf – es gibt keine blinkenden Benachrichtigungen, die uns ablenken. Ob du nun einen klassischen Planer, ein Notizbuch oder die besagten Post-its nutzt – dieses System hat seinen ganz eigenen Charme.

Doch es hat auch klare Grenzen: Es eignet sich eigentlich nur, wenn du komplett für dich alleine arbeitest. Sobald du komplexe Projekte hast oder Aufgaben delegieren möchtest, wird es schwierig.

Die Nachteile, die du im analogen Alltag im Blick behalten solltest:

Keine Erinnerungsfunktion: Das Papier „schreit“ nicht; wenn du nicht aktiv in dein Notizbuch schaust, erinnert dich nichts an die Deadline am Nachmittag.
Fehleranfälligkeit beim Übertragen: Wenn du Aufgaben von heute auf den nächsten Tag oder die nächste Woche schieben musst, musst du sie neu schreiben. Dabei ist mir früher auch schon das ein oder andere durch die Lappen gegangen.
Keine Automatisierung: Du hast keine Checklisten oder Vorlagen, die automatisch „aufploppen“, wenn ein neues Projekt startet. Du fängst jedes Mal wieder bei Null an zu schreiben.
Platzmangel: Ein Post-it bietet kaum Platz für Details, Anhänge oder Zwischenschritte. Informationen gehen so schnell verloren.

Wenn du dich entscheidest, beim Papier zu bleiben, habe ich eine ganz wichtige Bitte an dich: Nutze nur ein einziges System konsequent. Ich habe früher einen Chef erlebt, der führte sage und schreibe drei Kalender parallel – in jedem stand etwas anderes. Das Chaos war vorprogrammiert, wenn ein Termin nur in einem Buch abgesagt wurde.

Genau so ist es mit deinen Aufgaben: Nutzt du drei verschiedene Notizbücher oder lose Zettelstapel, bricht irgendwann das Chaos aus und Fehler unterlaufen dir. Ein geordnetes Backoffice braucht einen „Single Point of Truth“ – also einen Ort, an dem wirklich alles steht.

Einfache digitale To-Do-Listen-Tools: Für Selbstständige, die ortsunabhängig und digital arbeiten möchten und eine Erinnerungsfunktion brauchen.

Wenn du merkst, dass die Zettelwirtschaft dich eher stresst als motiviert, ist der Schritt in die digitale Welt oft eine gute Lösung. Meine Empfehlung ist das eigentlich fast immer, selbst wenn du alleine arbeitest, denn du gewinnst dadurch eine enorme Ortsunabhängigkeit und Flexibilität. Da die meisten Tools in der Cloud zu Hause sind, hast du deine Aufgaben immer dabei – egal ob du am Schreibtisch sitzt, auf dem Sofa lümmelst oder gerade unterwegs bist.

Welche Tools eignen sich für den Einstieg?

To-Do-Listen-Apps: Tools wie Todoist sind super für den Start. Auch die integrierten Aufgabenfunktionen in Outlook oder Gmail leisten hier gute Dienste, wenn man keine externe Software nutzen möchte.
Kanban-Boards: Wenn du ein visueller Mensch bist, wirst du Tools wie Trello oder MeisterTask lieben. Hier hast du das Erfolgserlebnis, Karten von „In Bearbeitung“ auf „Erledigt“ zu schieben. Das ist quasi das digitale Äquivalent zum Wegwerfen eines Post-its und gibt dir sofort ein Feedback über deinen Fortschritt.

Der große Vorteil digitaler Tools ist die Automatisierung im Kleinen. Du kannst einstellen, dass die Aufgabe „Rechnungen schreiben“ jeden Freitag automatisch auf deiner Liste erscheint. Du musst nicht mehr aktiv daran denken – das System übernimmt das für dich. Zudem kannst du Checklisten und/oder Vorlagen integrieren, damit du bei Routineaufgaben keinen Schritt vergisst.

Aber auch hier gilt mein wichtigster Rat: Du musst das Tool konsequent nutzen. Wenn du trotzdem anfängst, parallel fünf Post-its und drei Notizzettel zu schreiben, hast du trotz App wieder das gleiche Chaos wie vorher. Digitalisierung funktioniert nur mit Disziplin im System.

Ausgefeilte Profi-Tools: Für Selbstständige und UnternehmerInnen, die komplexe Kundenprojekte oder ein kleines Team haben / Aufgaben delegieren möchten

Irgendwann kommt der Punkt, an dem die einfache Liste nicht mehr ausreicht. Das hat mir auch die Teilnehmerin in meiner Fragerunde erzählt: Sie verwaltete zwar ihre Aufgaben, aber es funktionierte im Teamgefüge einfach nicht mehr.

Wenn du mit einem Team arbeitest oder viele verschiedene Kundenprojekte gleichzeitig jonglierst, wird professionelles Aufgabenmanagement zum absoluten Game Changer.

Warum Profi-Tools wie Notion, ClickUp usw. wichtig werden: Ich muss gestehen, am Anfang habe ich mich mit Notion auch schwergetan, weil ich nach dem Abo vor einem weißen Blatt stand und nicht wusste, wie ich anfangen soll. Aber als ich mich intensiv damit beschäftigt habe, habe ich gemerkt, wie genial es ist, um Dinge miteinander zu verknüpfen. In meinem Teamspace weiß nun jeder alles, was für seine Arbeit relevant ist.

Vernetzung von Informationen: Ich kann vom Kunden direkt in die zugehörige Aufgabe springen, von dort ins Projekt und mir mit einem Klick die passende SOP (Standard Operating Procedure) anschauen. Alles ist miteinander verknüpft.
Automatisierte Zuweisung & Workflows: Du kannst festlegen: „Wenn dieser Schritt erledigt ist, weise die Aufgabe bitte automatisch meiner Assistentin zu." Wenn sie fertig ist, bekommst du eine Benachrichtigung. Das ist mit Papier oder einfachen Listen kaum effizient abzubilden.
Transparenz im Team: Jeder sieht jederzeit, wer an was arbeitet und wie der aktuelle Status ist. Es gibt keine Rückfragen mehr wie „Hast du das schon erledigt?“ Ein Blick ins Tool genügt.
Planungssicherheit: Über Zeitleisten (Gantt-Charts) siehst du genau, wann welche Projekte anstehen und wo es zeitlich eng werden könnte. So vermeidest du Überlastung und kannst Pufferzeiten realistisch einplanen.

Digital ist es einfach viel leichter, Aufgaben professionell zu delegieren, als jemandem einen Zettel auf den Tisch zu legen, der dann vielleicht unter einem Stapel verschwindet. Als Certified MeisterTask Expert und absoluter Notion-Fan unterstütze ich meine Kunden oft dabei, genau diese Strukturen aufzubauen, damit das „Zahnrad“ Backoffice wieder reibungslos läuft.

Fazit: Es gibt kein Richtig oder Falsch.

Am Ende des Tages gibt es kein System, das für jeden „das eine Richtige“ ist. Du solltest dir ehrlich überlegen:

Arbeitest du wirklich dauerhaft nur für dich alleine?
Möchtest du ortsunabhängig sein oder immer an diesen einen Schreibtisch gebunden sein?
Wie arbeitest du intuitiv am liebsten?

Ich habe Kunden, die arbeiten lieber auf Papier. Und das ist okay, solange sie damit ihr Business im Griff haben. Aber die Vorteile der digitalen Welt – von der automatischen Erinnerung bis zur nahtlosen Team-Kommunikation – sind in der heutigen Zeit oft der Schlüssel zu mehr Übersicht, Freiheit und weniger Stress.

Wenn du merkst, dass du gerade an diesem Punkt stehst, wo du strauchelst und dich das digitale Chaos eher lähmt als unterstützt, dann lass uns gemeinsam brainstormen. Oft hilft der Blick von außen, um zu sehen, welches Tool und vor allem welches System dahinter für dich den größten Hebel hat.

Möchtest du dein Backoffice endlich strukturieren, optimieren und auf ein stabiles Fundament stellen?

Genau solche Themen besprechen wir regelmäßig im Business-Struktur-Club.

Wir sind eine nette kleine Gruppe von Selbstständigen, unterstützen uns in Fokus-Sessions und schauen uns in Live-Meetings gemeinsam an, wie wir unsere Abläufe optimieren können. So schaffst du dir einen Büroalltag, der nicht mehr aus Improvisieren und „Feuerlöschen“ besteht, sondern einfach reibungslos funktioniert.

Komm gerne dazu, wir freuen uns auf neue Gesichter!