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Einfache SOPs (Anleitungen) für Soloselbstständige & kleine Teams

Du arbeitest spontan aus dem Kopf heraus, suchst ständig nach Dokumenten oder musst bei Routineaufgaben immer wieder nachdenken, wie die genaue Reihenfolge der Arbeitsschritte war? Du wünschst dir endlich klare digitale Strukturen, die wirklich funktionieren?


Ich bin Martina Lankes, deine virtuelle Office Managerin mit dem Fokus auf digitale Büroorganisation und ich weiß genau, wie sich das anfühlt, wenn man aus dem Kopf heraus arbeitet und dabei Zeit und Nerven verliert. Sowohl aus den Anfangszeiten meiner Selbstständigkeit, als auch von meinen Kunden.


Genau deshalb reden wir heute über Standard Operating Procedures (SOPs) – das sind deine persönlichen Anleitungen und standardisierten Arbeitsabläufe. Ich zeige dir, warum vor allem du als Solo-Selbstständige oder wenn du ein kleines Team hast, unbedingt diese Art von Wegbeschreibung für deine Aufgaben einführen solltest.


Lass uns gemeinsam Schluss machen mit dem ständigen Suchen und Überlegen – für mehr Fokus, Effizienz und Freiraum in deinem Business.



Inhalt




Die Podcast-Episode zum Artikel




1. Was sind SOPs?


SOPs, das sind Standard Operating Procedures – also Standard-Arbeitsanweisungen.


Der Begriff kommt ursprünglich aus größeren Betrieben, das kannst du dir sicherlich denken. SOPs sind dabei ein ganz wichtiger Baustein im Qualitätsmanagement. Das sind eben Anleitungen für standardisierte Arbeitsabläufe.


Sie können ganz verschiedene Formate haben:


  • Beschreibungen in einem Word-Dokument

  • Checklisten

  • Flussdiagramme

  • Diagramme

  • Bildschirmaufnahmen/Videos


Ich möchte dir heute einen Weg zeigen, wie du das Ganze einfach angehen kannst und du dich nicht im Klein-Klein verlierst.



2. Warum solltest du mit SOPs arbeiten?


Jetzt denkst du dir vielleicht:


„Warum sollte ich als Solo-Selbstständiger so etwas einführen? Ich weiß doch, wie meine Aufgaben funktionieren.“


Ja, theoretisch schon. Aber wenn du immer aus dem Kopf heraus arbeitest, hast du zwar vielleicht eine ähnliche Reihenfolge, aber du musst dann doch manchmal nachdenken, wo der Link jetzt ist, was du dafür genau brauchst und in welcher Abfolge die einzelnen Schritte erledigt werden müssen.


Wenn du Anleitungen hast, wird das Arbeiten einfacher und effizienter, weil du nicht mehr überlegen musst, was genau zu tun ist, in welcher Reihenfolge und was du dafür benötigst.


Die Vorteile im Detail:

  • Du reduzierst Fehler: Du arbeitest deine Aufgabe immer in den gleichen Schritten ab, hangelst dich an dieser Anleitung entlang.


  • Du steigerst deine Qualität und sorgst für Konsistenz: Du hast immer den gleichen Ablauf. Und wenn du ein Team hast, macht es auch jeder immer auf demselben Weg. Somit hat jeder Kunde das gleiche Qualitätserlebnis. Und das wollen wir doch alle erreichen, dass unsere Kunden zufrieden sind und nicht einer dieses und einer jenes bekommt.


  • Du wirst effizienter und schneller: Du musst weniger überlegen.


  • Du kannst leichter Aufgaben delegieren (oder Mitarbeiter einarbeiten): Das ist ein sehr wichtiger Punkt, auch wenn du alleine bist. Denn du bist dein wichtigster, aber eben auch der einzige Mitarbeiter. Stell dir mal vor, du wirst morgen krank und irgendwas muss dringend erledigt werden. Aber du kannst es ja nicht mal abgeben, wenn keiner weiß, die Aufgabe genau abgearbeitet werden muss. SOPs sind super wichtig, um Aufgaben an eine andere Person weiterzugeben, denn auch die kann sich dann daran entlanghangeln. Sie hat eben so etwas wie einen Routenplaner.


Lass dir das Ganze mal durch den Kopf gehen, ob du nicht doch mit Anleitungen arbeiten möchtest. Spätestens, wenn dann nämlich dein erster Mitarbeiter eingestellt wird, wird es wirklich schwierig. Oder wenn es Aufgaben sind, die zwar immer wieder mal anfallen, aber eben nicht so oft, dass du es aus dem Arm schütteln kannst. Dann sitzt du da und überlegst:


"Habe ich was vergessen? Muss ich da noch irgendwas machen? Ist das so richtig?"



3. Einfache SOPs erstellen


Gut, jetzt wissen wir: Wir brauchen SOPs und wollen welche anlegen!


Aber aufgepasst: Wir wollen uns nicht im Klein-Klein verlieren. Wir wollen ja effizient, strukturiert und alltagstauglich sein. Wenn das Ganze nämlich zu kompliziert wird, dann nutzt du es ja wieder nicht – und auch deine Mitarbeiter nicht, falls du welche hast.


Deswegen reicht es, wenn du dir hier einmal eine standardisierte Vorlage aufbaust.


a. Die standardisierte Vorlage

Du musst das Rad hier nicht jedes Mal neu erfinden, sondern du verwendest diese eine standardisierte Vorlage. Das kann zum Beispiel eine Notion-Vorlage sein, die Folgendes enthalten sollte:


  • Was ist das Ziel der Aufgabe? (Was soll damit erreicht werden?)

  • Was brauche ich dafür?

  • Wie sind die einzelnen Arbeitsschritte?

  • Wie schaut das Ganze dann am Ende aus?

SOP-Vorlage in meiner Notion-Business-Zentrale (Screenshot)

b. Video-Anleitungen sind Gold wert

Jetzt kannst du natürlich einfach alle Schritte runterschreiben, aber ich weiß das von mir selbst: Vor allem wenn es vielleicht um ein Formular geht oder um eine Aufgabe, die komplizierter ist, viele Arbeitsschritte enthält, dann ist nur Text vielleicht ein bisschen schwierig und macht ehrlich gesagt auch sehr viel Arbeit.


Deswegen ist meine Empfehlung: Nimm doch, während du das Ganze einmal machst, ein Video auf! Ich arbeite hier beispielswiese mit Loom, aber auch Canva kann so etwas schon ganz gut.


  • Wenn es jetzt eine Arbeit rein am Computer ist, machst du eine Bildschirmaufnahme. Das Ganze kannst du dann in deiner Vorlage einbetten und dir später selbst dabei zuschauen, wie das Ganze gemacht wird.


  • Wenn es Dinge sind, die vielleicht nicht komplett online bzw. auf dem PC laufen, dann mach doch einen Scan oder ein Foto und bette das da ein. Dann hast du wirklich etwas, wo du weißt: "Ach, so muss das Ganze ausschauen."


Du solltest die einzelnen Arbeitsschritte allerdings trotzdem schriftlich festhalten, aber mach es hier nicht zu kompliziert. Arbeite mit einer einfachen Sprache. Nicht zu viel, nicht zu wenig. Es sollen keine Fragen offenbleiben, aber du solltest hier auch nicht jedes Detail bis ins Letzte ausführen, als wäre es ein Roman.



c. Überprüfen und aktuell halten

Jetzt haben wir also unsere SOP aufgesetzt und arbeiten damit. Aber was oft vergessen wird ist, dass du diese SOPs dann regelmäßig überprüfst und aktualisierst. Lege dir hier eine wiederkehrende Aufgabe in deinem Aufgabenmanagement an (meine Empfehlung) oder alternativ einen Termin in deinem Kalender.


Das muss jetzt nicht einmal im Monat sein, aber so einmal alle halbe Jahre oder einmal im Jahr kannst du das ruhig mal machen, um zu schauen: Ist das wirklich alles noch so? Hat sich da irgendwas verändert?


Wenn du aber schon "unter der Zeit" bemerkst, dass ein Arbeitsschritt oder ein Formular sich geändert hat, dann arbeite das bitte sofort in die SOP ein, damit du beim nächsten Mal auf dem aktuellen Stand bist.


4. Fazit

Du siehst, SOPs bzw. Anleitungen sind dein Schlüssel zu einem entspannteren und organisierten Arbeiten. Sie sind eine professionelle und zuverlässige Unterstützung – ob du die Aufgabe selbst machst oder sie delegierst. Und letztlich sparst du Zeit für deine Kunden.



Wenn du mehr haben möchtest oder zum Beispiel auch meine SOP-Vorlage, dann komm doch in den Business-Struktur-Club! Ich würde mich freuen, wenn du dabei bist.


Dort gehen wir nämlich zusammen genau solche Dinge an. Wir können daran schrauben, optimieren, wir können einfach schauen, dass dein Büroalltag flüssiger, organisierter und strukturierter abläuft, als das vielleicht bisher ist.


Melde dich doch gleich an:



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