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So erarbeitest du mit der ALPEN-Methode einen realistischen Tagesplan

Deine To-Do-Liste wird immer länger, aber am Ende des Tages hast du oft das Gefühl, das Wesentliche doch nicht geschafft zu haben. Wenn deine tägliche Planung nicht funktioniert, liegt das meist an einer fehlenden Struktur oder einer völlig unrealistischen Einschätzung der Zeit, die dir tatsächlich zur Verfügung steht. Die ALPEN-Methode bietet dir einen klaren Rahmen, um deine mentale Belastung zu senken und deine Aufgaben ganz bewusst zu steuern.



Inhaltsverzeichnis:



Podcast-Episode zum Artikel



1. Warum deine Tagesplanung oft nicht klappt


Es gibt handfeste Gründe, warum du am Ende des Tages vielleicht vor einem Berg unerledigter Aufgaben stehst:


  • Du ignorierst deine festen Termine: Oft schreibst du eine lange Liste, ohne zu prüfen, wie viel Zeit zwischen deinen Terminen überhaupt noch bleibt.


  • Deine Liste ist endlos: Eine reine Aneinanderreihung von Aufgaben ohne Struktur führt dazu, dass du den Überblick verlierst und nicht weißt, wo du anfangen sollst.


  • Dir fehlen Prioritäten: Ohne eine klare Unterscheidung zwischen dem, was heute erledigt werden muss, und „Nice-to-have“-Aufgaben investierst du deine Zeit oft an der falschen Stelle.


  • Du planst keine Pufferzeiten: Wenn jede Minute verplant ist, bringen dich Telefonate oder dringende E-Mails sofort aus dem Konzept.




Angedeutete Bergkette als Sinnbild der ALPEN-Methode: Alles aufschreiben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle & Übertrag




2. Die ALPEN-Methode Schritt für Schritt erklärt


Die ALPEN-Methode hilft dir dabei, deinen Arbeitstag realistischer zu gestalten. Hier sind die einzelnen Schritte für dich:


A – Alles aufschreiben

Schreib alle anstehenden Aufgaben in einer zentralen Liste auf. Ich nutze dafür in meinem Aufgabenmanagement den Punkt „Aus dem Kopf“, damit die Gedanken frei werden und du nichts mehr im Kopf behalten musst.


L – Länge schätzen

Überlege dir für jede Aufgabe, wie viel Zeit sie tatsächlich braucht. Plane lieber großzügiger – aus kalkulierten 30 Minuten machst du besser 45 Minuten. Wenn du deine Zeiterfassung mitlaufen lässt, hast du für die Zukunft direkt bessere Richtwerte.


P – Pufferzeiten einplanen

Das ist der entscheidende Faktor für dich: Verplane nur etwa 60 % deiner Zeit. Die restlichen 40 % dienen dir als Puffer für Störungen oder Notfälle. Zieh von deiner Arbeitszeit zuerst deine fixen Termine ab und verplane nur von der restlichen Zeit diese 60 %.


E – Entscheidungen treffen (Priorisieren)

Du kannst nicht alles gleichzeitig erledigen. Eine einfache Einteilung in Prio A (super wichtig), B (wichtig) und C (irgendwann mal gut) hilft dir, die richtigen Aufgaben zuerst anzugehen.


N – Nachkontrolle und Übertrag

Am Ende des Tages ziehst du Bilanz: Was hast du geschafft und was musst du auf morgen übertragen? Dieser Schritt dauert meist nicht länger als eine Viertelstunde, schafft dir aber sofort Klarheit für den nächsten Morgen.



3. Warum die ALPEN-Methode allein nicht reicht


Planung ist wichtig, aber Chaos zerstört jeden Plan. Wenn du keine klaren Prozesse oder gespeicherten SOPs hast, geht deine mühsam eingeplante Zeit für das Suchen von Dokumenten oder das Überlegen von Arbeitsschritten verloren. Die ALPEN-Methode ist deshalb nur ein Teil eines funktionierenden Systems für deine Büroorganisation.



4. Fazit


Die ALPEN-Methode ist ein effektiver Weg, um deinen Fokus im Business zurückzugewinnen. Wenn du dir bei der Umsetzung deiner digitalen Strukturen oder deinem Aufgabenmanagement Unterstützung wünschst, schau dir gerne meinen Business-Struktur-Club an. Dort bearbeiten wir jeden Monat ein Thema zur Büroorganisation und nutzen virtuelle Coworkings, um Aufgaben gemeinsam konzentriert abzuarbeiten.


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