100 Folgen OfficeTalk: Ein Blick hinter die Kulissen aus über 17 Jahren VA-Business
- Martina Lankes
- 13. Mai
- 6 Min. Lesezeit
Als ich 2021 mit dem Podcast begonnen habe, habe ich mir gedacht: „Na ja, wenn du irgendwann mal 400 oder 500 Hörer hast, dann ist das schon viel.“ Dass es heute über 4.100 treue Hörerinnen und Hörer sind, ist für mich fast unvorstellbar und freut mich wahnsinnig.
Vielen, vielen Dank an dich, dass du Teil dieser Reise bist!
Zum 100. Folge meines Podcasts OFFICETALK habe ich mir deshalb etwas ganz Besonderes ausgedacht. Statt wie gewohnt über ein festes Fachthema zu sprechen, habe ich eure Fragen gesammelt, die ihr mir über mich und mein Unternehmen geschickt habt. Heute tauschen wir also einmal die Rollen: Ich sitze sozusagen auf dem heißen Stuhl und beantworte alles ganz offen und ehrlich.
Inhaltsverzeichnis
Die Podcast-Episode zum Artikel
Von der Anstellung zur selbstständigen Bürodienstleisterin: Wie alles 2008 am Esstisch begann
Viele von euch hat interessiert, wie ich eigentlich dazu gekommen bin, mich mit Büroorganisation selbstständig zu machen. Einen einzigen bestimmten Moment hat es da gar nicht gegeben. Aber der Wunsch, irgendwann einmal selbstständig zu arbeiten, eine eigene Firma zu gründen, ist schon während meiner Ausbildung zur Industriekauffrau in meinem Kopf herumgegeistert. Ich habe schon damals gemerkt, dass ich gerne vielseitig arbeite, Verantwortung übernehme und Dinge strukturiere.
In meiner letzten Anstellung war ich als Assistentin der Geschäftsführung tätig. Mein Chef und das Team waren fast immer unterwegs und ich habe den Laden quasi alleine gemanagt. Da ist mir dann irgendwann der Gedanke gekommen: Das Fachwissen und die Erfahrung habe ich – warum biete ich das eigentlich nicht auch anderen an? Damals kannte man „Virtuelle Assistenz“ in Deutschland im Endeffekt noch gar nicht. Man hat es schlicht „Schreibservice“ oder „Bürodienstleistung“ genannt. Und jetzt weißt du auch, woher meine Firmenbezeichnung kommt.
Im November 2008 habe ich meinen Gewerbeschein abgegeben und habe erst einmal nebenberuflich angefangen. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich auch noch keine Kinder und der Schritt in die volle Selbstständigkeit war ein Prozess, kein Sprung ins kalte Wasser von heute auf morgen.
Mein erstes „Headquarter“: Die Küche und die Nachtschichten
Und wie hat mein „Büro“ damals ausgesehen? Wenn ich heute in meinem eigenen Arbeitszimmer mit Tür zum Zumachen sitze, empfinde ich das als puren Luxus. 2008 habe ich mir entweder den Schreibtisch meines Mannes geschnappt oder bin in unserer Zwei-Zimmer-Wohnung am Esstisch gesessen.
Eine Zwischenstation lang - als wir noch alleine waren, uns aber wohnungstechnisch vergrößert hatten. Da jatte ich dann sogar kurzzeitig mal ein eigenes Zimmer. Als dann aber die Kinder gekommen sind, bin ich mit meinem Laptop in die Küche umgezogen.
Gearbeitet habe ich oft nachts oder ganz früh am Morgen, um alles unter einen Hut zu bekommen.
Ich erinnere mich noch gut daran, wie ich schnell und unter Zeitdruck getippt habe, damit ich rechtzeitig fertig werde, bis die Kinder aufwachen. Diese Zeit hat mich gelehrt, extrem effizient zu sein. Wenn du nur zwei Stunden Zeit hast, bevor dein kleines Kind wach wird, dann fackelst du nicht lange mit Perfektionismus herum – du legst einfach los.
Meinen allerersten Auftrag habe ich übrigens kurz nach dem Start meiner ersten, sehr einfachen und rudimentären Website bekommen. Eine Kundin aus dem Marketing hat Interviews über Epiliergeräte auf der Straße geführt, und ich habe diese Gespräche für sie abgetippt. Da waren ehrlich gesagt einige Schmankerl dabei, das werde ich nicht vergessen!
Ordnungsliebe: Bin ich wirklich eine „Büro-Tante“?
Die Frage, ob ich schon immer so eine „ordentliche Bürotante“ gewesen bin, kann ich mit einem klaren „Ja“ beantworten. Ich brauche eine freie Arbeitsfläche, um klar denken zu können. Alles andere lenkt mich ab und ich kann nicht gut arbeiten. Aber privat? Da gewinnen öfter mal die Wäscheberge. Ich bin eben auch nur ein Mensch und keine Maschine.
Meine Ausbildung zur Industriekauffrau und die Weiterbildung zur Dipl.-Betriebswirtin (SGD) haben da sicher den Grundstein gelegt. Und meine beiden IHK-Zertifizierungen im Prozessmanagemente sowie Zeit- und Selbstmanagement haben bei mir selbst auch nochmal so einiges verändert. Ich liebe es einfach, wenn Zahnräder ineinandergreifen. Wenn ein Prozess, der vorher drei Stunden gedauert hat, durch ein kluges System plötzlich in 30 Minuten erledigt und dazu noch alles gut strukturiert, übersichtlich und auch dokumentiert ist, dann hüpft mein Herz. Das ist es auch, was ich meinen Kundinnen im Business-Struktur-Club vermitteln möchte: Struktur schafft Freiheit!
Von Wäschebergen und Gamechangern: Mein Weg zur stabilen Struktur
In fast 18 Jahren Selbstständigkeit hat es natürlich auch Momente gegeben, in denen ich fast schon alles hinschmeißen wollte. Besonders die Corona-Zeit habe ich als sehr schwierig empfunden. Wir haben damals zu viert in einer Drei-Zimmer-Wohnung gelebt. Homeschooling, Videokonferenzen und konzentriertes Arbeiten auf 80 Quadratmetern – das hat mich an meine Grenzen gebracht.
Ich bin in dieser Zeit zur „Nachtmaus“ geworden und habe morgens um drei Uhr angefangen zu arbeiten, weil ich tagsüber für meine Kinder da sein musste. Dass in dieser Zeit das Interesse an Homeoffice und digitaler Struktur so richtig „gebrummt“ hat, war da ein echter Zwiespalt. Ich wollte helfen, mein Unternehmen weiter ausbauen, war aber selbst absolut am Limit. Aber genau diese Phasen sind es, die einen wachsen lassen.
Ich habe gelernt, meine eigenen Grenzen noch klarer zu ziehen und meine Routinen noch strenger einzuhalten. |
Der Moment, der alles verändert hat: Vom Solo zum Team
Was war aber nun der absolute „Gamechanger“ für mein Business? Es war auf keinen Fall das eine Tool – auch wenn ich Notion liebe. Es war der Moment, in dem ich mir selbst Unterstützung geholt habe.
Lange Zeit habe ich gedacht, ich müsse alles alleine schaffen. Ich bin doch erfahrene Bürokraft für Organisation und immer gut zurechtgekommen, ich darf doch nicht jemanden brauchen, der mir hilft! Aber das ist ein Trugschluss.
Seit ich Ramona v.a. für die juristischen Schreibarbeiten im Hintergrund habe und Anna für mein Social Media, habe ich wieder Luft zum Atmen. Erst dadurch habe ich den Kopf frei bekommen, um strategisch zu wachsen.
Lektion für dich: Auch eine Organisations-Expertin braucht Unterstützung. Wenn du an einem Punkt bist, an dem dein Backoffice dich erstickt, ist das kein Zeichen von Schwäche, sondern ein Zeichen dafür, dass dein Business wächst. Schau dir dazu gerne mal meine Checkliste an, um zu sehen, wo du gerade stehst.
Warum Coworking und der Club meine Herzensprojekte sind
Ein großes Thema für mich ist das virtuelle Coworking. Anfangs habe ich mir da auch nichts vorstellen können. „Wer will denn beim Arbeiten beobachtet werden?“, habe ich gedacht. Aber heute liebe ich es. Der größte Vorteil ist der feste Termin im Kalender und das Committment mit den anderen. Eine Verabredung mit anderen verschiebt man nicht so leicht wie einen Termin mit sich selbst.
Im Club arbeiten wir super konzentriert in sogenannten Fokus-Sessions. Wir schalten die Kameras an, erzählen uns nach einer netten Begrüßung kurz, was wir erledigen wollen, und dann wird gearbeitet. Es ist Wahnsinn, wie viel man in 90-120 Minuten schafft, wenn das Handy weggelegt ist und man weiß, dass die anderen auch gerade Gas geben.
Aber wir „verratschen“ uns auch oft nach getaner Arbeit. Dieser Blick von außen und der Austausch mit anderen selbstständigen Frauen sind Gold wert. Man merkt: Wir sitzen alle im selben Boot.
Genau deshalb habe ich 2026 den Business-Struktur-Club ins Leben gegründet. Ich habe gemerkt, dass es vielen Kunden nicht nur an helfenden Händen fehlt, sondern an der grundlegenden Struktur.
Viele buchen eine VA und merken dann, dass sie gar nicht wissen, was sie abgeben sollen, weil kein Prozess dokumentiert ist. |
Im Club setzen wir genau da an. Ich kann mein Wissen weitergeben und wir schaffen in einer kleinen, persönlichen Gruppe gemeinsam ein Fundament, das trägt – pragmatisch, alltagstauglich, individuell und ohne teuren Schnickschnack.
17+ Jahre Erfahrung: Was ich heute anders machen würde
Wenn ich heute noch einmal bei Null anfangen müsste, würde ich einige Dinge anders angehen. Vor rund 18 Jahren habe ich viel Zeit damit verbracht, alles „perfekt“ vorzubereiten, bevor ich nach außen gegangen bin. Heute weiß ich: „Done is better than perfect.“
Ich würde früher anfangen, meine eigenen Prozesse zu dokumentieren. Auch wenn du alleine bist, solltest du so arbeiten, als hättest du schon ein Team. Das macht den späteren Übergang so viel leichter. Und ich würde mir viel früher ein Netzwerk aus Gleichgesinnten suchen. Die Einsamkeit im Homeoffice ist manchmal ein echter Produktivitätskiller. Coworking und Austausch sind kein Luxus, sondern eine notwendige Investition in deine psychische Gesundheit und deinen Business-Erfolg.
Zum Abschluss möchte ich mich bei dir bedanken!
100 Folgen OFFICETALK, fast 18 Jahre Selbstständigkeit – es war eine Reise mit Höhen und Tiefen, vom Küchentisch bis zum eigenen Team. Aber eines ist die ganze Zeit geblieben: Meine Leidenschaft dafür, Ordnung ins Chaos zu bringen und Frauen dabei zu helfen, wieder Zeit für das Wesentliche zu finden.
Auf die nächsten 100 Folgen! Bleib strukturiert, aber vergiss das Menschliche dabei nicht.
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