„Wer denkt eigentlich an das Auto?“ – Warum unser Kopf als selbstständige Mama nie stillsteht (und wie wir das ändern).

Heute habe ich als Erstes ein paar Fragen an dich. Wer denkt bei euch zu Hause eigentlich an die Kfz-Inspektion? Wer denkt an die nächste U-Untersuchung der Kinder und wer weiß, wann die nächsten Kindergeburtstage anstehen? Und zusätzlich im Business: Wer weiß denn, wann die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben ist und wie viele Angebote gerade offen sind? Wenn du jetzt anfängst zu nicken und innerlich sagst: „Ja, natürlich ich!“, dann bist du mittendrin im Thema. Es geht heute um den Mental Load – die unsichtbare To-Do-Liste im Kopf, die gerade uns selbstständige Mütter oft völlig auslaugt.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Mental Load eigentlich genau?

2. Die doppelte Ladung: Selbstständig sein und Familie wuppen

3. Schritt 1: Raus aus dem Kopf! Alles aufschreiben

4. Schritt 2: Ein fester Ort für alles – Schluss mit der Zettelwirtschaft

5. Schritt 3: Routinen schaffen und Aufgaben abgeben

6. Fazit: Struktur bringt dir deine Freiheit zurück

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1. Was ist Mental Load eigentlich genau?

Mental Load ist ein Begriff, der in letzter Zeit immer mehr in den Vordergrund rückt – und das völlig zurecht. Übersetzt bedeutet er so viel wie „mentale Last“. Dabei geht es gar nicht primär um die Aufgaben, die du physisch erledigst. Es ist vielmehr diese kleine, unsichtbare Liste in deinem Kopf mit Dingen, an die du ständig denken musst. Es ist nicht die Arbeit an sich, die wir tun, sondern eben dieses permanente Mitdenken-Müssen im Hintergrund.

Das ist das vorausschauende Planen von tausend Kleinigkeiten, damit Familie und Business überhaupt laufen können. Stell es dir vor wie unzählige offene Tabs in deinem Internetbrowser, die du aber einfach nicht schließen kannst – nur, dass all diese Tabs in deinem Kopf offen sind und du sie Tag und Nacht mit dir herumträgst. Dieses reine Mitdenken und Planen raubt dir im Alltag oft viel mehr Energie als die eigentliche Arbeit selbst. Am Ende des Tages hast du das Gefühl, irgendwie nichts geschafft zu haben und dem Ganzen nicht mehr hinterherzukommen.

Wir werden diese mentale Last vermutlich nie ganz los – ich übrigens auch nicht. Wenn ich meine „Hausaufgaben“ nicht gemacht habe, merke ich z.B. nachts im Bett sofort, wie das Hamsterrad im Kopf wieder anspringt: Habe ich alles erledigt? Was darf ich morgen auf keinen Fall vergessen? Aber wir können das Ganze gezielt in den Griff bekommen.

2. Die doppelte Ladung: Selbstständig sein und Familie vereinbaren

Wenn du selbstständig bist und auch noch Familie hast, dann hast du automatisch die doppelte Ladung an mentaler Last. Dein Business ist ja quasi ein weiteres Baby, das von dir versorgt werden will. Die Flexibilität, die wir durch die Selbstständigkeit haben, ist zwar wunderschön, kann uns hier aber auch komplett auf die Füße fallen. Diese Freiheit führt nämlich oft dazu, dass man sich zwischen Wäschebergen, Kinderterminen und Kundenaufträgen völlig hin- und hergerissen fühlt. Am Ende hat man das Gefühl, an keinem Ort mehr so richtig gut zu funktionieren.

Es ist in unserer Gesellschaft leider immer noch oft so, dass am Ende wir Frauen automatisch an mehr Dinge denken. Sei es der Geburtstag der Schwiegermutter, der Zahnarzttermin, der vereinbart werden muss, oder eben die fällige Umsatzsteuervoranmeldung im Backoffice. (Das ist übrigens auch wissenschaftlich bewiesen: Studien des Bundesfamilienministeriums zum „Gender Care Gap“ zeigen schwarz auf weiß, dass Frauen den Großteil der unsichtbaren Sorge- und Organisationsarbeit im Hintergrund tragen.)

Ich sehe das in meinem eigenen Alltag ganz genau: Mein Mann macht absolut vorbildlich die Wäsche und bringt das Auto auch klaglos in die Werkstatt und er macht sein Möglichstes. Aber daran erinnern, dass die Inspektion überhaupt fällig ist, und den Termin dafür zu vereinbaren – das muss ich. Von alleine würde er nicht daran denken. Und genau diese kleinen, unsichtbaren Planungsaufgaben im Hinterkopf flüstern uns den ganzen Tag zu: „Hallo, ich bin auch noch da!“

3. Schritt 1: Raus aus dem Kopf! Alles aufschreiben

Was kannst du jetzt also tun, um aus dieser Gedankenspirale herauszukommen und den Alltag entspannter zu wuppen? Wenn ich davon spreche, dass ich meine Hausaufgaben nicht gemacht habe, dann meine ich damit immer: Es war viel los und ich habe vergessen, mir die Sachen aufzuschreiben. Und genau das ist der erste, wichtigste Schritt: Schreib wirklich alles auf!

Das habe ich auch in meiner Weiterbildung zur IHK-Fachkraft für Selbst- und Zeitmanagement gelernt. Ich habe vor einiger Zeit meine IHK-Prüfung abgelegt und bin, ganz nebenbei gesagt, super stolz, weil ich die volle Punktzahl erreicht habe – das Thema macht mir einfach unheimlich Spaß! Und genau dort tauchte es in der Theorie wie in der Praxis immer wieder auf: Alles aufschreiben. Behalte absolut nichts im Kopf.  

Geh also hin und schreibe jede noch so kleine Aufgabe, an die du denken musst, radikal auf. Das entlastet dich sofort enorm. Dein Kopf ist zum Arbeiten und für gute Ideen da – er ist keine Computerfestplatte und kein Datenspeicher. Sobald es aufgeschrieben ist, rutscht der Gedanke „Irgendwas war doch da...“ ganz weit nach hinten und dein Gehirn kann endlich aufatmen.

4. Schritt 2: Ein fester Ort für alles – Schluss mit der Zettelwirtschaft

Wenn du anfängst, alles aufzuschreiben, wartet oft schon das nächste Hindernis: Wo schreibst du es auf? Bitte mach jetzt nicht den Fehler, eine Notiz an die Pinnwand zu hängen, die nächste ins Notizbuch zu kritzeln und das Dritte im Smartphone zu speichern. Damit verlagerst du das Chaos nur. Such dir einen einzigen, festen Ort für alles.

Überleg dir ganz genau, in welchem System du dich sowieso den ganzen Tag bewegst. In meinem Fall ist das für mein gesamtes Business-Wissen, meine Aufgaben, Notizen und meine Projekte Notion, kombiniert mit dem Google Kalender für meine Termine. Ich nutze also genau zwei digitale Werkzeuge, aber ich habe dort eine klare, feste Struktur. Ich habe nicht hier einen Zettel und da eine Notiz, wodurch man am Ende erst recht wieder den Überblick verliert.  

Ein einziges, zentrales System sorgt dafür, dass du alles sofort wiederfindest und genau weißt, wo du suchen musst. Das beendet den zermürbenden Gedankengang: „Wo habe ich mir das bloß wieder aufgeschrieben?“   

In meinem Google Kalender steht beispielsweise wirklich alles drin. Ich arbeite dort mit verschiedenen Unterkalendern, aber es läuft alles an einem Ort zusammen. Wenn mein Mann unterwegs ist und ich zwingend zu Hause bei meinen Mädels sein muss, steht das dort genauso drin wie der Kinderarzttermin oder ein virtuelles Coworking im Business-Struktur-Club. Mehrere verstreute Kalender und To-do-Listen stiften am Ende nur Verwirrung und Chaos.

5. Schritt 3: Routinen schaffen und Aufgaben abgeben

Der nächste große Hebel gegen den Mental Load sind feste Routinen und die Bereitschaft, dir Hilfe zu holen. Routinen helfen dir dabei, bestimmte Abläufe ohne großes Nachdenken einfach durchzuziehen. Dadurch vergisst du weniger und der Kopf wird frei.  

In meiner Weiterbildung habe ich gelernt, dass wir Menschen im Durchschnitt etwa 66 Wiederholungen brauchen, bis ein Ablauf wirklich zur Gewohnheit wird und ganz automatisch von alleine funktioniert. Und ja, ich kann das auch an mir selbst beobachten. So langweilig sich das Wort Routine im ersten Moment auch anhören mag: Sie verhilft dir zu freien Gedanken für die wirklich wichtigen Dinge. Wenn du beispielsweise deinen Wochenabschluss freitags wirklich regelmäßig machst, gehst du mit dem sicheren Gefühl ins Wochenende, dass alles erledigt ist. Du musst sonntags auf dem Sofa nicht mehr panisch grübeln, ob du etwas Wichtiges vergessen hast.  

Zu diesem Schritt gehört aber auch die Erkenntnis: Du musst nicht alles alleine machen! Hol dir Hilfe. Wenn dich dein Backoffice einfach nur noch anstrengt, es dich unendlich viel Zeit kostet und von deiner eigentlichen Arbeit mit den Kunden abhält, dann gib Aufgaben ab. Du kannst dir dafür eine Virtuelle Assistenz oder einen Bürodienstleister an die Seite holen.  

Mein Team und ich übernehmen für unsere Kundinnen zum Beispiel das komplette E-Mail-Management, sortieren den Posteingang vor oder bauen eine ordentliche digitale Ablagestruktur auf. Wenn du sagst, du möchtest die Aufgaben gar nicht komplett aus der Hand geben, sondern brauchst einfach jemanden, der mit dir gemeinsam Struktur reinbringt, ist das genauso viel wert.  

Das kann der feste Termin zum virtuellen Coworking im Business-Struktur-Club sein, um sich ganz gezielt hinzusetzen und die liegengebliebene Orga-Arbeit konzentriert wegzuarbeiten. Oder ein intensives Mentoring, um dein Backoffice einmal von Grund auf neu auf stabile Beine zu stellen. Wichtig ist mir dabei eines: Ich bin absolut kein Freund von pauschalen Ratschlägen nach dem Motto „Du musst das genau so machen“. Was für mich perfekt funktioniert, muss für dich noch lange nicht die richtige Lösung sein. Schau ganz individuell hin, was dir in deiner Situation am meisten hilft. Meine Club-Mitglieder und Mentis können das bestätigen: Wir schauen immer ganz individuell, was zu der jeweiligen Person passt.  

Fazit: Struktur bringt dir deine Freiheit zurück

Wenn du diese drei Schritte – alles aufschreiben, einen festen Ort nutzen und Routinen etablieren – konsequent für dich umsetzt, bedeutet das im ersten Moment natürlich ein bisschen Arbeit, weil du dich umgewöhnen musst. Aber im Endeffekt gewinnst du etwas Unbezahlbares zurück: Deine Zeit und deine mentale Freiheit.  

Wir machen das Ganze schließlich nicht, um uns in diesem ewigen Gedankenkarussell aus To-Dos und der Angst vor dem Vergessen zu drehen. Du möchtest echte Zeit für deine Familie haben, Erfolge in deinem Business feiern und dich vielleicht auch einfach mal an einem schönen Nachmittag für eine halbe Stunde ganz entspannt in ein Café setzen, um den Herrgott einen guten Mann sein zu lassen und absolut gar nichts zu tun. Mit einer klaren Struktur im Hintergrund ist genau das endlich wieder möglich.  

Welcher Schritt hilft dir jetzt weiter?

Wenn du merkst, dass du etwas in deiner Büroorganisation verändern musst, dir aber noch unsicher bist, welches Tool das richtige für dich ist oder an welcher Stellschraube du zuerst drehen solltest, lade ich dich herzlich ein, meinen kostenlosen Bedarfs-Check zu nutzen.

Er ist wie ein kleines Quiz direkt auf meiner Website aufgebaut. Du klickst dich einfach ganz unkompliziert durch ein paar Fragen und erhältst am Ende sofort die Lösung, die am besten zu deiner aktuellen Situation passt. Und das Beste: Du musst dafür weder deine E-Mail-Adresse noch sonst irgendwelche persönlichen Daten eingeben. Das ist mein reiner Service für dich, damit du sofort Klarheit bekommst, was dich jetzt am schnellsten entlastet.

Mich würde unheimlich interessieren: Was hat dieser Artikel in dir ausgelöst? Welchen Schritt wirst du als Erstes ausprobieren? Schreib mir dazu wahnsinnig gerne eine Nachricht oder vernetze dich mit mir auf LinkedIn – ich freue mich auf den Austausch mit dir!