Ihre Aufgabenliste wird immer länger und Sie sind gerade dabei, den Überblick zu verlieren, was alles zu erledigen ist? Gleichzeitig haben Sie Termindruck und wissen kaum, wie sie alles schaffen sollen. Mit manchen Aufgaben sind Sie vielleicht auch überfordert, weil Sie sich erst langwierig einlesen müssen? Ihnen schwirrt auch schon der Gedanke im Kopf herum, dass es Zeit wäre, Aufgaben abzugeben.
Aber wie soll das funktionieren, wenn Sie nicht gleich eine fest angestellte Kraft benötigen oder nur einzelne Aufgaben abgeben möchten.
Hierzu eignet sich das Outsourcing an einen Bürodienstleister oder eine virtuelle Assistenz. Aber welche Aufgaben können überhaupt abgegeben werden?
Wichtig dabei: Bei der virtuellen Assistenz handelt es sich nicht um ein bestimmtes Aufgabengebiet, sondern die Art zu arbeiten. Denn oft verbindet man mit dem Begriff eine Sekretärin, die zu Hause arbeitet. Dies ist mitnichten so. Denn eine virtuelle Assistenz arbeitet selbständig und ist Profi auf seinem/ihrem Tätigkeitsgebiet.
Die Aufgaben und Servicenangebote von virtuellen Assistenten sind so vielfältig, dass hier kaum alle Aufgaben erfasst werden können. Trotzdem möchte ich einen kleinen Überblick geben.
Allgemeine Bürotätigkeiten
Im Bereich der allgemeinen Büroarbeiten finden sich sehr viele Aufgaben, die ideal an einen virtuellen Assistenten vergeben werden können. Viele dieser Tätigkeiten müssen regelmäßig erledigt werden, nehmen dauerhaft Ihre Zeit in Anspruch und können dauerhaft an eine virtuelle Assistenz vergeben werden.
- Anlegen und Pflegen von Kundendaten
- Datenerfassungen aller Art
- Terminvereinbarungen und Kalendermanagement
- Telefonate
- Digitale Ablage
- Erstellen von Excel-Tabellen, Präsentationen und Word-Dokumenten
- Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dateien
- Korrekturlesen von Dokumenten
- Transkriptionen und Schreibarbeiten nach Diktat
- Koordination mit Freelancern
- Erstellen von Besprechungsunterlagen
Buchhaltung
Buchhaltung – das ist ein Bereich, der ideal ausgelagert werden kann. Hier müssen allerdings auch gesetzliche Fallstricke (§6 Nr. 3 StBerG) beachtet werden.
Denn im Normalfall – wenn die virtuelle Assistenz nicht auf Buchhaltung spezialisiert ist – dürfen nur mechanische Arbeitsgänge ausgeführt werden. Mechanische Tätigkeiten sind beispielsweise Schreib- und Rechenarbeiten, Datenerfassung nach Belegen, die durch den Auftraggeber oder einer anderen dazu befugten Person kontiert worden sind.
Aber auch die Datenerfassung nach verbindlichen Buchungsanweisungen des Auftraggebers oder der anderen, gem. StBerG zur Erteilung verbindlicher Buchungsanweisungen befugten Person sind möglich.
Aber welche Arbeiten können nun an eine virtuelle Assistenz ausgelagert werden?
- Erstellen und Versand von Rechnungen
- Anlegen und Ausführen von Überweisungen
- Kontrolle und Auswertung der Zeiterfassung von Teams
- Kontrolle von Eingangsrechnung und und Erfassen von Ausgaben
- Kontrolle von Zahlungseingängen
- Anfordern von (fehlenden) Belegen, Spendenbescheinigungen u.a.
- Herunterladen von Kontoauszügen
Social Media
Social Media Beiträge gehören heutzutage zum täglichen Geschäft von Selbständigen. Aber: Das ist ganz schön zeitaufwendig. Selbst, wenn nur wenige regelmäßige Posts erstellt werden müssen.
Gerade deshalb ist Social Media geeignet, an eine virtuelle Assistenz abzugeben:
- Erstellen eines Redaktionsplanes
- Erstellen und Vorplanen von Posts und Bildern bzw. Hochladen von Videos
- Schreiben und/oder Teilen von Blogartikeln
- Zielgruppen- und Konkurrenzanalyse
- Durchführen von Gewinnspielen
- Beantworten von Kommentaren, Moderation von Gruppen
- Einrichten der Facebook-Seite, Instagram-Account, YouTube-Account
- Einrichten von Werbekonten bzw. Werbekampagnen, Kontrolle der Anzeigen
Und damit hört die Liste noch lange nicht auf.
Weiter Aufgaben sind. z.B. E-Mail-Marketing (Erstellen von Newslettern und Automationen), E-Commerce (Shop-Pflege- und betreuung, Kundenservice etc.), Pressearbeit, Organisation von Events (Teilnehmerlisten, Buchung des Caterings, Erstellen des Programmablaufs, ,…), Kundenservice, Website-Pflege oder Podcast-Service. Viele virtuelle Assistenten bieten zusätzlich auch persönliche Assistenz an, d.h. die Übernahme von persönlichen Aufgaben, wie z.B. Reisebuchungen, Terminvereinbarungen mit Handwerkern oder dem Verwenden von Geburtstagsgrüßen.
Ein virtueller Assistent für alles?
Ja, es gibt sie. Virtuelle Assistenten die ein sehr breites Leistungsspektrum anbieten. Aber es gibt auch sehr viele virtuelle Assistenten, die sich auf wenige Aufgabengebiete (wie z.B. in meinem Fall Transkriptionen und Podcast-Service) spezialisiert haben. Je nach Konstellation kann das eine oder das andere richtig sein.
