Deine Büroarbeit: Einfach auslagern!
Wenn dein Kopf sagt: "Ich muss!", aber deine Zeit "Ich kann nicht!", dann bist du hier richtig.
Deine To-Do-Liste wird jeden Tag länger und du weißt nicht, wo du anfangen sollst?
Du fühlst dich von Routineaufgaben überfordert und hast kaum Zeit für dein Kerngeschäft?
Die Suche nach Dokumenten oder E-Mails raubt dir nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Zeit?
Als gelernte Industriekauffrau, langjährige Assistentin der Geschäftsführung und selbstständige Bürodienstleisterin seit 2008 biete ich dir eine breite Palette an Backoffice-Dienstleistungen, die speziell darauf ausgelegt sind, deinen Arbeitsalltag zu vereinfachen und dir den Rücken freizuhalten.
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Professionelle Korrespondenz: Ob E-Mails, Geschäftsbriefe, Angebote, Serienbriefe, Willkommenspakete oder Rechnungen – ich formuliere und versende deine Kommunikation präzise und fehlerfrei.
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Vorbereitung für die Buchhaltung*: Ich sammle, sortiere und bereite deine Belege und Unterlagen für deinen Steuerberater oder die interne Buchhaltung vor – das spart dir Zeit und Nerven.
(*Mechanische Tätigkeiten gem. § 6 Nr. 3 StBerG)
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Akribische Datenpflege: Deine Kunden-, Kontakt- und Stammdaten sind immer aktuell, übersichtlich und DSGVO-konform in deinem System gepflegt. Nie wieder veraltete Informationen!
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Digitalisierung deiner Unterlagen: Ich helfe dir, deine physische Ablage oder auch deine Eingangspost zu digitalisieren und schaffe eine logische Struktur, damit du Dokumente jederzeit schnell und von überall findest, z. B. nach dem 7-Ordner-System.
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Dokumentenerstellung: Ich erstelle und formatiere professionelle Word-Dokumente, ansprechende Präsentationen in PowerPoint oder übersichtliche Tabellen in Excel nach deinen Vorgaben. Dazu gehört auch das Personalisieren von Teilnahmebescheinigungen für deine Kunden oder Seminarteilnehmer.
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E-Mail-Management: Ich kümmere mich um dein digitales Postfach. Dabei sorge ich für eine klare Ablage, sortiere unwichtige Mails aus und sichte, priorisiere und beantworte Mails nach deinen Vorgaben. So hast du dein Postfach endlich wieder im Griff!
Der Mensch hinter dem Service
Vertrauen & Diskretion - meine Basis für deine Entlastung
Ich bin Martina und weiß, dass du mir einen sehr sensiblen Bereich deines Unternehmens anvertraust. Als deine virtuelle Office Managerin ist es für mich selbstverständlich, dass alle Daten streng vertraulich behandelt werden.
Mit 15 Jahren Erfahrung als selbstständige Bürodienstleisterin (neudeutsch: virtuelle Assistentin) bin ich nicht nur eine verlässliche Partnerin, sondern auch deine diskrete Unterstützung, die dir den Rücken freihält.
Finde dein Paket: So flexibel ist meine Unterstützung
Du weißt nicht, welches Paket am besten zu dir und deinen Bedürfnissen passt? Kein Problem. Lass uns gemeinsam in einem unverbindlichen Gespräch darüber reden und die richtige Lösung für dich finden.
Alle Pakete werden im Voraus gebucht, bezahlt und sind 4 Wochen lang gültig. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Das sagen meine Kunden über unsere Zusammenarbeit
Ich habe dir zu danken, liebe Martina! Ich bin super-happy über den Lösungsansatz und werde mich gleich an die Umsetzung machen.
Cornelia T.
Buchhaltung für Solopreneurinnen,
Recherswil (Schweiz)
Wir arbeiten seit mehreren Monaten mit Frau Lankes zusammen und sind sehr zufrieden. Frau Lankes arbeitet äußerst schnell, zuverlässig und fehlerfrei mit einem sehr guten Prozessablauf. Unbedingte Empfehlung!
Finkbeiner & Druckenbrodt, Rechtsanwälte und Notar,
Wentorf bei Hamburg
Frau Lankes ist freundlich, sehr flexibel und äußerst zuverlässig. Die Zusammenarbeit mit ihr gestaltet sich unkompliziert. Durch ihre Zuarbeit entlastet sie mich bei der Erledigung des Tagesgeschäfts. Frau Lankes ist ein Geschenk des Himmels.
Marion Prediger
Geschäftsführerin DIMA Network GmbH, Garching b. München
Gibt es ein Erst-/Informationsgespräch?
Natürlich. Wir arbeiten sehr eng und partnerschaftlich zusammen. Deshalb ist es unerlässlich, sich vorab schon einmal über Wünsche, Vorstellungen und Möglichkeiten zu unterhalten – und sich auch schon einmal zu „beschnuppern“.
Wie beginnt unsere Zusammenarbeit?
Nach Deiner Kontaktaufnahme über mein Kontaktformular setze ich mich mit dir per E-Mail in Verbindung.
Nun erhältst du einen Link, um einen Termin für ein Erstgespräch zu buchen.
Nachdem unserem Gespräch erhältst du ein Angebot mit allen relevanten Informationen.
Sobald du das Angebot angenommen hast, erhältst du Zugang zum Kundenportal sowie zu unserem Projektmanagement-Tool (MeisterTask) und auch ein Einführungs-Dokument.
Welche Aufgaben kannst du übernehmen?
Als gelernte Industriekauffrau mit inzwischen über 20 Jahren Berufserfahrung, davon über 15 als selbstständige Bürodienstleisterin, übernehme ich alle klassischen Büroarbeiten, von der Datenpflege über die Dokumentenerstellung bis hin zur Seminarorganisation.
Schau dir gerne die detaillierte Liste oben an.
Kann ich auch einzelne Aufgaben delegieren?
Ja, natürlich! Du kannst mir sowohl einzelne Aufgaben als auch komplette Arbeitsabläufe übertragen.
Wie organisieren wir gemeinsame Projekte/Aufgaben?
Zum Anfang unserer Zusammenarbeit erhältst du Zugang zum Kundenportal. Dort findest du alles Wichtige zu unserer Zusammenarbeit, kannst Dateien hoch- und herunterladen usw.
Zusätzlich bekommst du Zugang zu einem speziell für dich eingerichteten MeisterTask-Board, um eine einfachere Auftragsbearbeitung und Kommunikation zu gewährleisten.
Gibt es die Möglichkeit, per Fernzugriff auf einem bestimmten PC zu arbeiten?
Ja, dies ist problemlos möglich. Ich arbeite mit der Software Splashtop.
Um über Fernzugriff zu arbeiten, erhältst du eine kleine Installationsdatei. Diese Datei musst du nur installieren und ich erhalte Zugriff auf diesen bestimmten Computer.
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Meine Preise sind transparent und fair gestaltet. Eine detaillierte Übersicht über alle Angebote und die entsprechenden Kosten findest du auf meiner Preisübersichtsseite.
Warum gibt es unterschiedliche Preise für Dienstleistungen?
Das ist eine gute Frage, die ich dir gerne transparent beantworte! Meine Leistungen sind in zwei Bereiche aufgeteilt, weil sie einen unterschiedlichen Wert und eine andere Tiefe für dein Business haben:
Virtuelle Assistenz & Backoffice-Aufgaben: Hier unterstütze ich dich bei wiederkehrenden, administrativen Tätigkeiten wie Datenerfassung, Dokumentenerstellung oder E-Mail-Sortierung. Diese Aufgaben sind enorm wichtig, um dich zu entlasten, aber sie erfordern in erster Linie Zeit und sorgfältiges Arbeiten. Hier geht es darum, dir Freiraum im Alltag zu schaffen.
Digitale Büroorganisation, Prozessoptimierung & MeisterTask-Expertise: In diesem Bereich gehen wir tiefer. Hier baue ich für dich nachhaltige Strukturen auf, optimiere deine Arbeitsabläufe, implementiere und schule dich in Tools wie MeisterTask oder helfe dir, dein Wissensmanagement auf Vordermann zu bringen. Hier investiere ich mein Spezialwissen als Fachkraft für Agiles Projektmanagement und Certified MeisterTask Expert. Das Ergebnis ist nicht nur Entlastung, sondern eine langfristige Effizienzsteigerung, die dein Business auf ein neues Level hebt und dir dauerhaft Zeit und Nerven spart.
Deshalb spiegelt sich dieser unterschiedliche Wert und die eingesetzte Expertise auch in der Preisgestaltung wider. Schau dir gerne alle Details auf meiner Preisübersicht an!