Büroorganisation leicht gemacht
Virtuelles Office Management für Soloselbstständige und kleine Unternehmen
Deine Büroarbeit nimmt überhand und raubt dir die Zeit für dein Kerngeschäft? Du jonglierst mit Aufgaben, findest keine Zeit für deine Kunden und wünschst dir mehr Struktur im Büro?
Als deine virtuelle Office Managerin sorge ich dafür, dass dein Backoffice effizient organisiert ist und du dich wieder auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt: dein Business
Deine Vorteile: Mehr Zeit und Struktur für dein Business
Der Tag hat nur 24 Stunden, aber deine To-Do-Liste ist endlos lang. Die Buchhaltung wartet, Angebote müssen geschrieben werden, und eigentlich wolltest du auch noch die nächste Marketingkampagne planen. Am Ende des Tages bist du erschöpft, aber so richtig zufrieden mit dem Ergebnis bist du nicht.
Ich kenne das Gefühl! Als Selbstständige weiß ich, wie schnell man im Büroalltag untergehen kann. Deshalb habe ich im November 2008 meinen digitalen Büroservice gegründet.
Ich unterstütze dich mit meinem Team dabei, deine Büroorganisation zu optimieren, klare Strukturen zu schaffen und dir wieder mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge zu schaffen.
Profitiere von:
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Mehr Zeit für Kundenakquise und -betreuung
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Mehr Struktur und Organisation in deinen Abläufen
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Weniger Stress und mehr Effizienz im Arbeitsalltag
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Professioneller Unterstützung durch eine erfahrene Office Managerin
Meine Leistungen im Detail
Dein Gewinn im Fokus
Du bist Expertin oder Experte in deinem Fachgebiet. Aber musst du wirklich auch Expertin oder Experte für Buchhaltung, Dokumentenerstellung und E-Mail-Management sein?
Konzentriere dich auf dein Business und überlasse mir und meinem Team die zeitraubenden Routineaufgaben.
Digitale Büroorganisation - Deine Prozesse im Griff
Ich bringe Ordnung in dein digitales Chaos und optimiere deine Büroprozesse.
Leistungen:
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Strukturierung von Workflows: Ich analysiere deine aktuellen Abläufe und entwickle effizientere Arbeitsabläufe, um deine Produktivität zu steigern.
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Digitalisierung von Dokumenten: Ich unterstütze dich bei der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate, um Platz zu sparen und den Zugriff zu erleichtern.
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Optimierung des Aufgabenmanagements (z.B. mit MeisterTask): Ich helfe dir, ein geeignetes Tool wie MeisterTask einzuführen und zu nutzen, um deine Aufgaben und Projekte effektiv zu organisieren.
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Einrichtung und Pflege von CRM-Systemen: Ich unterstütze dich bei der Auswahl, Einrichtung und Nutzung eines einfachen CRM-Systems, um deine Kundendaten zentral zu verwalten und deine Kundenbeziehungen zu verbessern.
Virtuelle Assistenz - Zeitersparnis und Entlastung
Ich unterstütze dich bei administrativen Aufgaben und entlaste dich von Routinearbeiten.
Leistungen:
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Datenerfassung und -pflege: Ich übernehme die Eingabe und Aktualisierung von Daten in Datenbanken, Tabellen oder andere Systeme, damit deine Informationen stets aktuell sind.
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Erstellung von Dokumenten: Ich erstelle professionelle Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Präsentationen nach deinen Vorgaben, um dir Zeit und Aufwand zu sparen.
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E-Mail-Management: Ich sortiere und beantworte deine E-Mails, um deinen Posteingang zu entlasten und sicherzustellen, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen werden.
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Terminplanung: Ich koordiniere Termine mit Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern, um deine Terminplanung zu optimieren.
Über mich
Ich bin Martina Lankes, deine Virtuelle Office Managerin
Seit 2008 unterstütze ich Selbstständige und kleine Unternehmen als virtuelle Office Managerin. Ich bin Industriekauffrau, Fachkraft für Agiles Projektmanagement (IHK), Certified MeisterTask Expert, Lexware Office Coach und bilde mich im Bereich Automatisierung mit Make weiter.
Mit meiner Expertise und Erfahrung sorge ich für reibungslose Abläufe in deinem Büro.
Mein digitaler Werkzeugkasten
Für eine effiziente Bearbeitung deiner Büroaufgaben nutze ich täglich diese bewährten Software-Lösungen:
Google Workspace
Ich nutze Google Workspace in der Business-Version (Drive, Docs, Sheets, Slides und Kalender) für eine effiziente Zusammenarbeit und den reibungslosen Austausch von Dokumenten.
MeisterTask
Mit MeisterTask plane und überwache ich Aufgaben nach dem Kanban-System, um deine Projekte transparent und effizient zu organisieren. Du erhältst selbstverständlich Zugriff auf das für dich erstellte Board.
Microsoft Office
Wenn du in der Microsoft-Welt zu Hause bist, erstelle und bearbeite ich deine Dokumente gerne mit Microsoft Word, Excel oder PowerPoint.
Splashtop
Bei Bedarf greife ich unkompliziert und DSGVO-konform über Fernzugriff auf deinen PC zu, um Arbeiten direkt in deiner gewohnten Umgebung auszuführen.
SeaTable
Ich nutze das in Deutschland gehostete Datenbanksystem SeaTable für die Datenverwaltung, habe aber auch Erfahrung mit anderen Systemen wie Hubspot oder CentralStation CRM.
Preise und Pakete
Investiere in deine Effizienz
Wähle das passende Paket für deine Bedürfnisse und investiere in deine Effizienz. Meine Leistungen sind flexibel buchbar und werden fair abgerechnet:
Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzl. Umsatzsteuer von z.Zt. 19 %.
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Wie erfolgt der Austausch von Dateien und Dokumenten?Der Datenaustausch (Audiodateien, Word-Dokumente, Vorlagen) erfolgt direkt über das Kundenportal. Das Kundenportal ist sehr einfach gestaltet, damit du dich dort ganz einfach zurechtfinden kannst.
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Welches Dateiformat haben die fertigen Schreiben?Ich arbeite sowohl mit Microsoft Word, als auch mit Google Docs. Hierbei richte ich mich ganz nach dir und deinem bevorzugten Dateiformat. Gib einfach bei der Auftragsübermittlung an, welches Speicherformat du benötigst.
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Wie lange dauert die Bearbeitung meiner Diktate?Die Standard-Bearbeitungszeit beträgt 2 Werktage nach Auftragseingang. Selbstverständlich ist auch eine schnellere Bearbeitung (24 Std., 6 Std.) gegen Preisaufschlag möglich.
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Wie lange bleiben meine Dokumente im Kundenportal gespeichert?Deine Audiodateien werden direkt nach der Bearbeitung gelöscht. Dagegen kannst du deine Word-Dokumente vier Wochen lang im Kundenportal abrufen, bevor sie ebenfalls automatisch gelöscht werden.
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Wie erfolgt die Bezahlung?Du erhältst entweder zum Ende eines abgeschlossenen Projektes bzw. zum Ende des jeweiligen Monats eine Rechnung per E-Mail. Nun hast Du mehrere Möglichkeiten, Deine Rechnung zu bezahlen: Überweisung PayPal SEPA-Lastschrift (GoCardless) Sofern Du eine Online-Beratung über die Website buchst, erfolgt die Zahlung im Voraus direkt bei der Buchung.
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Gibt es Urlaubs- oder Schließzeiten?Ich bemühe mich sehr, Schließzeiten zu vermeiden. Aus organisatorischen Gründen haben wir allerdings jeweils zweimal pro Jahr Betriebsurlaub (Mitte August und zum Jahreswechsel). Damit du besser planen kannst, findest du alle Schließzeiten sowie die damit verbundenen Annahmeschlusszeiten jederzeit im Kundenportal. Zusätzlich wirst du rechtzeitig per E-Mail informiert.
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Du oder Sie?In meinem gesamten Webauftritt nutze ich die persönliche „Du“-Form. Ich stelle mich jedoch gerne auf dich/Sie ein und überlasse dir/Ihnen als Auftraggeber:in die Wahl, wie wir kommunizieren.