Bürodienstleistungen aus München - seit 2008

Entlastung pur: Büroservice und Virtuelle Assistenz

Sie sind Soloselbstständiger oder Betreiber eines kleinen Unternehmens und kämpfen täglich mit der Bewältigung der vielen anfallenden Büroarbeiten?
Unser Online-Büroservice ist die Lösung, die Sie dringend brauchen. Unsere virtuelle Assistenz bietet Premium-Bürodienstleistungen wie Datenbankeingaben, E-Mail-Management, Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten sowie den Versand von Newslettern. Mit unserer Hilfe können Sie sich endlich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihr Geschäft voranzubringen.

Was beinhaltet der Online-Büroservice?

Als erfahrene Bürodienstleisterin kann ich Sie dabei unterstützen, endlich wieder Luft zum Atmen zu haben und sich wieder um einnahmebringende Tätigkeiten zu kümmern.

Wir arbeiten partnerschaftlich und auf Augenhöhe zusammen. Während Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, achte ich im Hintergrund darauf, dass alle ausgelagerten Büro- und Routinearbeiten erledigt werden, erinnere auf Wunsch an fällige Aufgaben und Termine und kümmere mich um eine gute Organisation.
Meine engagierte Assistentin arbeitet mir dabei im Hintergrund zu, um Sie optimal unterstützen zu können. 

Datenerfassung und pflege

Wir erfassen z.B. Auftrags- oder Kontaktdaten in Ihrem CRM-System, einer Datenbank oder auch einer Excel- bzw. Google-Tabelle.

Erstellen und Überarbeiten von Dokumenten

Wir überarbeiten bzw. formatieren Dokumente (z.B. Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen) nach Ihren Vorgaben. Daneben erstellen wir auch ausfüllbare PDF-Formulare.

Betreuung Ihres E-Mail-Postfachs

Sie erhalten täglich viele E-Mails von Ihren Kunden bzw. Interessenten? Wir sortieren Ihre E-Mails vor, beantworten Standard-Anliegen nach Ihren Vorgaben und erhöhen so die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Versand Ihres Newsletters

Wir pflegen Ihre Texte in Ihre Newsletter-Vorlage ein, versenden eine Test-Mail und planen Ihren Newsletter für den gewünschten Versandzeitpunkt vor (CleverReach bzw. RapidMail).

Wie kann eine Zusammenarbeit aussehen?

Ist-Situation

Als selbstständiger Handwerksmeister sind Sie täglich viele Stunden unterwegs, vor Ort bei Ihren Kunden. Dadurch können Sie tagsüber Ihre E-Mails nicht zeitnah bearbeiten. Die E-Mails sammeln sich an, abends haben Sie ein volles Postfach mit unbeantworteten E-Mails. Durch die Wartezeit springen manche Interessenten auch ab.

Ihr Ziel

Sie wünschen sich ein vorsortiertes E-Mail-Postfach. Für mehr Überblick und weniger Arbeit. Zusätzlich möchten Sie die Kundenzufriedenheit steigern und mehr Aufträge dadurch generieren, dass Ihre Auftragsanfragen zeitnah bearbeitet und beantwortet werden.

Die Lösung

Wir sichten Ihre E-Mails und sortieren schon einmal vor. Kundenanfragen beantworten wir nach Ihren Vorgaben oder leiten dringende Fälle direkt an Sie weiter, sodass Sie direkt reagieren können. Dadurch verbessert sich sowohl die Zufriedenheit Ihrer Kunden, als auch bei Ihren Interessenten.

Ihre nächsten Schritte

Die Zusammenarbeit im Bereich Bürodienstleistungen ist sehr individuell. Obwohl sich die Aufgaben oft ähneln, ist jede Zusammenarbeit etwas anders. Mit unserem Büroservice können wir Ihnen helfen, Ihren Büroalltag in den Griff zu bekommen, damit Sie sich auf einnahmebringende Tätigkeiten konzentrieren können.

Wir freuen uns darauf, Sie schon bald unterstützen zu können.

Martina Lankes Portrait
Martina Lankes, Gründerin
Anfrageformular

Damit wir Ihr Business und Ihren individuellen Bedarf besser kennenlernen und auch unsere Kapazitäten prüfen können, füllen Sie bitte zuerst das Anfrageformular aus.

Erstgespräch

Wir prüfen Ihre Angaben und kommen per E-Mail auf Sie zu. Sie erhalten nun auch einen Link, um einen Termin für ein Erstgespräch zu vereinbaren, um noch einmal alles zu besprechen und uns gegenseitig kennenzulernen.

Angebot & Verträge

Nach unserem Gespräch erhalten Sie eine Zusammenfassung sowie ein individuell auf Sie zugeschnittenes Angebot. Gleichzeitig erhalten Sie Ihre Verträge zur digitalen Vertragsunterzeichnung, so dass wir unkompliziert starten können.

Wir können starten

Nachdem alles Schriftliche geklärt ist, erhalten Sie eine Willkommens-Mail mit allen Informationen zu unserer Zusammenarbeit. Zusätzlich erhalten Sie Ihre Zugangsdaten für das Kundenportal sowie einen Eingangsfragebogen. Bei einem Kick-Off-Gespräch klären wir evtl. offene Fragen.

Kundenstimmen

Preise

E-Mail-Betreuung

499 pro Monat
  • Vorsortieren Ihres elektronischen Posteingangs
  • Beantworten von Anfragen nach Ihren Vorgaben
  • Hinweis auf besonders wichtige Anfragen per SMS

Newsletterversand

75 pro Newsletter
  • Einpflegen Ihrer Texte in Ihre Newsletter-Vorlage
  • Versand eines Test-Newsletters, ein Korrekturlauf
  • Vorplanen auf Ihr gewünschtes Versanddatum

PDF-Formulare

65 pro Seite, DIN A4
  • Einfügen von Formularfeldern in ein bestehendes PDF-Dokument
  • Funktionstest des Formulars
  • 1 Korrekturlauf

Sie können den Online-Büroservice beispielsweise für allgemeine Backoffice-Aufgaben auch stundenweise buchen. Das Honorar basiert dabei auf einem Stundensatz von 56,- € zzgl. Umsatzsteuer. Bei geeigneten Projekten erstellen wir Ihnen gerne ein Pauschalpreis-Angebot.

Die Abrechnung auf Stundenbasis erfolgt im 5-Minuten-Takt. Selbstverständlich erhalten Sie jederzeit Zugriff zum Bearbeitungsstand Ihres Auftrags. Alle Preise verstehen sich zzgl. 19 % Umsatzsteuer.

Unsere Software-Lösungen im Online-Büroservice

Adobe Acrobat Pro

Zur Erstellung bzw. Überarbeitung von PDF-Dokumenten (z.B. Erstellen von ausfüllbaren PDF-Formularen).

Google Workspace

Wir arbeiten sowohl intern, als auch für unsere Kunden mit Google Workspace in der Business-Version (Drive, Docs, Sheets, Slides und Kalender).

Microsoft Office

Ihre Dokumente erstellen und bearbeiten wir gerne mit Microsoft Word, Excel oder PowerPoint, sofern Sie in der Microsoft-Welt unterwegs sind.

Trello

Wir planen unsere Aufgaben nach dem Kanban-System mit der Software Trello. Selbstverständlich erhalten Sie Zugriff auf das für Sie erstellte Trello-Board.

Splashtop

Um bei Bedarf unkompliziert und DSGVO-konform über Fernzugriff auf Ihrem PC Arbeiten ausführen zu können.

Häufig gestellte Fragen

Auf der 2. Seite des Anfrageformulars können Sie angeben, ob Sie einen Kennenlern-/Informationstermin wünschen. Wenn ja, erhalten Sie anschließend einen Link zur einfachen Buchung eines Termins.

Nachdem Sie das Anfrageformular ausgefüllt haben, findet ggf. unser Erstgespräch statt, was v.a. im Bereich Online-Büroservice sehr, sehr sinnvoll ist. Anschließend erhalten Sie ein individuelles Angebot.

Nachdem Sie das Angebot angenommen haben und alle Verträge unterzeichnet sind, erhalten Sie Zugang zum Kundenportal, ggf. zu meinem Projektmanagement-Tool und auch ein Einführungs-Dokument.

Zum Anfang unserer Zusammenarbeit erhalten Sie Zugang zum Kundenportal. Dort finden Sie alles Wichtige zu unserer Zusammenarbeit, können Dateien hoch- und herunterladen usw.

Zusätzlich erhalten Sie – bei Bedarf – auch Zugang zu meinem Projektmanagement-Tool, um eine einfachere Auftragsbearbeitung zu gewährleisten.

Die Sicherheit Ihrer Daten liegt mir besonders am Herzen. 

Das Kundenportal ist unsere Schaltzentrale; der Datenaustausch erfolgt dabei mit 256-Bit-SSL-Verschlüsselung und Ihre Daten und Dateien werden auf einer ISO27001:2013-zertifizierten Cloud in Deutschland gespeichert.

Ja, dies ist problemlos möglich. Ich arbeite mit der Software Splashtop.

Um über Fernzugriff zu arbeiten, erhalten Sie von mir eine kleine Installationsdatei. Diese Datei müssen Sie nur installieren und ich erhalte Zugriff auf diesen bestimmten Computer.

Sie erhalten entweder zum Ende eines abgeschlossenen Projektes bzw. zum Ende des jeweiligen Monats eine Rechnung per E-Mail.

Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Rechnung zu bezahlen:

  • Überweisung
  • PayPal
  • SEPA-Lastschrift

Aus organisatorischen Gründen haben wir jeweils zweimal pro Jahr Betriebsurlaub (Mitte August und zum Jahreswechsel).

Damit Sie besser planen können, finden Sie alle Schließzeiten sowie die damit verbundenen Annahmeschlusszeiten jederzeit im Kundenportal. Zusätzlich werden Sie rechtzeitig per E-Mail informiert.