Wenn Sie als Selbstständige:r nicht mehr alles selbst machen möchten, dann wird es Zeit, ein Team aufzubauen und Aufgaben zu delegieren. Denn nur, wenn Sie nicht mehr alles selbst machen, kann Ihr Unternehmen wachsen. Dieses Team muss – je nach Aufgabe – aber nicht zwingend bei Ihnen vor Ort sitzen. Bestimmte Aufgaben, z.B. im Bürobereich, eignen sich ideal für eine virtuelle Zusammenarbeit.
Ab wann macht es überhaupt Sinn, ein Team aufzubauen bzw. Mitarbeiter einzustellen?
Zuerst einmal schauen wir uns an, ab wann es überhaupt Sinn macht, sich auf dem Weg vom Soloselbstständigen hin zum Unternehmer – welch hochtragendes Wort – zu machen.
Sind Sie beispielsweise nebenberuflich selbständig, dann macht ein großes Team eher wenig Sinn. Oder möchten Sie nur bestimmte Aufgaben abgeben, um sich aufs operative Geschäft zu konzentrieren, dann benötigen Sie auch nicht direkt eine:n Vollzeitmitarbeiter:in.
Hier kommen beispielsweise ein Minijob oder auch die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz bzw. einem selbstständigen Bürodienstleister in Betracht. Das sind übrigens Profis in der virtuellen Zusammenarbeit. Ein weiterer Vorteil: Man bleibt vollkommen flexibel.
Oder aber Sie sind hauptberuflich selbstständig und möchten Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs bringen? Dann heißt es jetzt: Ran an den Speck bzw. ans Team, denn Sie möchten sich ja darauf konzentrieren, neue Kunden zu gewinnen, Umsatz zu erzielen oder auch neue Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln.
Mein Tipp: Warten Sie nicht zu lange damit, ein (kleines) Team aufzubauen. Ergreifen Sie die Chance, wenn Sie merken, dass es in Richtung Wachstum geht, Sie – wie es neudeutsch so schön heißt, „skalieren“ möchten – oder Sie merken, dass die Arbeit immer mehr wird. Warten Sie also nicht, bis Sie vollkommen ausgebrannt sind und sich vollkommen in einem Hamsterrad befinden.
Betrachten Sie Ihr Team als Investition. Viele Selbstständige warten zu lange, z.B. auf genügend Umsatz, um sich Unterstützung leisten zu können. Scheitern aber an den zur Verfügung stehenden Kapazitäten, der Zeit, um diesen Umsatz zu generieren.
Je früher Sie sich mit dem Teamaufbau auseinandersetzen, umso mehr Zeit und Kapazitäten haben Sie auch, sich mit den Prozessen in Ihrem Unternehmen zu beschäftigen und Ihre Mitarbeiter:innen einzuarbeiten.
Virtuelle Teams: Herausforderung mit vielen Chancen
En Team aufzubauen bietet Ihnen enorme Chancen, birgt aber auch Risiken und ist immer eine große Herausforderung:
- Organisatorischer Aufwand
Zuerst einmal geht es um die Auswahl von Personal oder freien Mitarbeitern/Dienstleistern. Auch über gesetzliche Vorgaben sollten Sie sich vorab zwingend informieren. Und dann kommt noch die Einrichtung eines Arbeitsplatzes sowie das Besorgen von Software-Lizenzen hinzu.
(Hinweis am Rande: Der letzte Punkt fällt bei einem selbstständigen Bürodienstleister in großen Teilen schon mal weg!) - Prozesse und Prozessdokumentation
Damit eine Zusammenarbeit gut funktioniert – und das gilt vor allem in der virtuellen Zusammenarbeit – ist es unabdingbar, gute Prozesse zu haben und diese auch zu dokumentieren.
Auch hierzu habe ich mich vor einiger Zeit schon einmal ausführlicher in einem Blogbeitrag befasst. - Personalauswahl
Wichtig bei der Auswahl der Teammitglieder sind vor allem Qualifikationen und Fähigkeiten, also Hard- und Softskills. Aber vor allem in kleinen Teams finde ich es persönlich wichtig, dass auch die Wellenlänge stimmt. Das bedeutet nicht, dass man zu besten Freunden mutieren soll. Aber man sollte sich doch auch riechen können. Und auch gleiche Erwartungen oder z.B. das gleiche Qualitäts- oder Serviceverständnis sind meiner Meinung nach zwingend nötig! - Onboarding und Briefing
Enorm wichtig – und in einem virtuellen Team noch wichtiger als bei klassischer Arbeit vor Ort – ist das Onboarding der neuen Teammitglieder.
Hierzu müssen Sie aber zuerst einmal lernen, Aufgaben und Verantwortung abzugeben. Tipps und Impulse, wie das funktionieren kann, habe ich in meinem letzten Blogartikel zusammengefasst.
Aber wie können Sie nun ein erfolgreiches virtuelles Team aufbauen?
Wenn Sie sich nun dafür entschieden haben, ein virtuelles Team aufzubauen, ist es wichtig, nicht planlos vorzugehen, nach dem Motto „wird schon funktionieren“. Es ist nun besonders wichtig, vorab alles durchzudenken, bereits vorab für klare Abläufe zu sorgen und zu dokumentieren, wer für welche Aufgabe zuständig ist.
Diese Prozesse können später selbstverständlich optimiert und angepasst werden. Aber eine Grundstruktur sollte zwingend stehen.
1. Klein starten
Wenn Sie ein Remote-Team aufbauen möchten, dann starten Sie klein und überschaubar. Übertragen Sie erste Aufgaben und lernen Sie daraus. Was klappt gut, was nicht. Optimieren Sie Ihre Prozesse.
Arbeiten Sie mit einem externen Bürodienstleister zusammen, so greifen Sie auf einen großen Erfahrungsschatz zurück, den Sie in Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe einfließen lassen sollten.
Wichtig ist aber vor allem, geben Sie sich und Ihren Teammitgliedern Zeit, sich an die neue Situation zu gewöhnen.
2. Feste Abläufe etablieren
Wenn Sie ein virtuelles Team aufbauen, dann fallen die täglichen Treffen morgens in der Kaffeeküche oder auf dem Flur komplett weg. Deshalb ist es wichtig, feste Strukturen und Abläufe zu schaffen.
Beispiele hierfür sind:
- Festgelegte, regelmäßige Meetings per Videokonferenz (Jour Fixe)
- Klare Kommunikationsregeln und -kanäle
- Regeln für Ablage, Dateibenennungen
- Klare Benennung für Zuständigkeiten
Hier ist es sinnvoll, alle Abläufe usw. schriftlich zu dokumentieren (z.B. durch SOPs) und diese direkt in den Onboarding-Prozess zu integrieren. Selbstverständlich sollte diese Dokumente jederzeit für alle Teammitglieder abrufbar sein.
3. Kommunikation
Gerade in Teams, die remote zusammenarbeiten, ist Kommunikation einer der wichtigsten Punkte, auf die Sie achten sollten.
Überlegen Sie sich also von Anfang an, wie viele Teammeetings Sie pro Woche haben möchten (z.B. einen kurzen Check-in am Montagmorgen und einen Check-out am Freitagnachmittag). Daneben ist auch wichtig, wer daran teilnimmt und wie es stattfindet.
Für die aufgabenbezogene Kommunikation nutze ich beispielsweise mein Projektmanagement-Tool. Hier sollte dann allerdings wirklich nur die Kommunikation zu dieser einen Aufgabe bzw. diesem Projekt stattfinden.
*Wenn Sie ein einfaches Projektmanagement-Tool etablieren möchten, dann empfehlen wir MeisterTask. MeisterTask ist in Deutschland ansässig, Ihre Daten werden auf deutschen Servern gespeichert (was ja in Punkto DSGVO nicht ganz unwichtig ist) und basiert auf der Kanban-Methode.
Wichtig: Teams, die remote arbeiten, brauchen ein bisschen Pflege. Schließlich fehlt eben, wie oben schon beschrieben, die gemeinsame Mittagspause oder der Pausch an der Kaffeemaschine. Durch virtuelle oder auch analoge Teamevents (z.B. eine virtuelle Kaffeepause) und/oder kleine Aufmerksamkeiten können Sie für ein tolles Wir-Gefühl sorgen!
4. Die richtigen Teammitglieder
In jedem Team ist es wichtig, dass die Kompetenzen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen. Suchen Sie sich also Unterstützung für die jeweiligen Bereiche. Ein Buchhalter ist eben meist kein Programmierer.
Verteilen Sie die anfallende Arbeit also lieber auf mehrere Schultern und setzen Sie, wenn Sie nicht so viel Bedarf haben, statt auf festangestellte Mitarbeiter lieber auf externe Spezialisten.
5. Feedback und Fehlerkultur
Wichtig – nicht nur in Remote-Teams – ist eine offene Fehlerkultur. Denn Fehler passieren und wir sollten daraus lernen.
Hier ist offenes, ehrliches Feedback gefragt. So lassen sich beispielsweise offene Fragen oder Missverständnisse klären. Dies hilft dabei, den Fehler zukünftig zu vermeiden.
Wichtig ist, aus solchen Gesprächen auch etwas mitzunehmen. Z.B., wenn ein Fehler immer wieder passiert. War dann ggf. das Briefing nicht ausreichend?
Fazit: Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen auf gesunde Art und v.a. langfristig wächst, dann benötigen Sie ein Team, das Ihnen den Rücken freihält. Denn so können Sie sich auf Umsatz-bringende Tätigkeiten konzentrieren, während Ihr operatives Geschäft weiterläuft.
Möchten auch Sie Ihre Selbstständigkeit auf Wachstumskurs bringen?
Dann vereinbaren Sie doch noch heute ein erstes Kennenlerngespräch und wir ermitteln gemeinsam Ihren individuellen Bedarf und wie wir Sie dabei unterstützen können.
