Arbeiten Sie noch mit Stift und Papier? Haben Sie immer den Überblick über Ihre To-dos, den aktuellen Stand Ihrer Projekte? Und wie verwalten Sie Ihre Passwörter? Das alles gehört zu einem digitalen Backoffice.
Schauen wir also einmal genau an, wie ein digital aufgestelltes Backoffice aussehen kann.
Bestandteile eines digitalen Büros
Ein digitales Büro – das hört sich ja hochtragend an. Dabei gehören hierzu schon grundsätzliche Dinge, die Ihnen nicht nur den Büroalltag erleichtern, sondern Ihre Arbeit auch sicherer machen.
Deswegen möchte ich Ihnen heute einen Einblick geben, wie ich mein Büro digitalisiert habe und welche Software ich dafür verwende.*
*Hinweis:
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Passwörter & VPN
Mit einem Passwortmanager ersparen Sie sich nicht nur lästiges Suchen, Kopieren oder auch Erfinden von Passwörtern. Sie können Ihre Zugangsdaten auch unkompliziert und vor allem sicher mit anderen Personen teilen.
Hier gibt es verschiedene Anbieter, von LastPass, 1Password bis hin zu NordPass, was ich selbst für mich und mein Team verwende.
Der Softwareanbieter bietet übrigens auch VPN-Tarife an – damit Sie auch unterwegs sicher im Internet surfen können.
Dokumente
Speichern Sie Ihre Dokumente auf virtuellen Servern/Clouds. So können Sie (und Ihr Team) von überall auf der Welt auf Ihre Dateien zugreifen und die Zusammenarbeit wird zum Kinderspiel.
Ich selbst arbeite hier mit der Business-Version von GoogleWorkspace.
Für Dokumente kann hier auch mit einem DMS, wie z.B. ecoDMS gearbeitet werden.
Buchhaltung - geht auch in leicht!
Schreiben Sie Ihre Rechnungen noch mit Word? Mit einem digitalen (und automatisierten Prozess können Sie den Aufwand der Buchhaltung erheblich reduzieren. Und nebenbei entspricht Ihre Buchhaltung auch noch ganz einfach den gesetzlich vorgeschriebenen Kriterien (wie z.B. GOBD-Konformität).
Projektmanagement
Gut organisierte Projekte und vor allem Überblick über alle To-dos sind das A und O für Effektivität und einen organisierten Büroalltag. Egal ob intern oder extern – mit einem gut strukturierten Projektmanagement-Tool behalten Sie den Überblick über alle To-dos.
Ich arbeite mit der aus Deutschland stammenden und DSGVO-konformen Software MeisterTask*. Hier verwalte ich nicht nur Kundenprojekte, sondern auch meine sonstigen To-dos, meinen Contentplan usw. MeisterTask* ist also sozusagen mein zweites Gehirn.
Interne Prozesse
Haben Sie Ihre internen Prozesse schon klar definiert und festgehalten? Hier komme ich, wie so oft, auf das Thema SOPs zu sprechen. Die Dokumentation von Arbeitsabläufen ist – auch wenn Sie (noch) alleine arbeiten – enorm wichtig. Denn Sie können sich neben der auf lange Zeit gesehenen Zeitersparnis beispielsweise jederzeit Unterstützung holen ohne aufwendige Einarbeitung, z.B. weil Sie krank sind.
Und noch wichtiger: Durch standardisierte Abläufe bieten Sie Ihren Kunden eine gleichbleibende Servicequalität!
In diesem Punkt arbeite ich ebenfalls mit einem Tool der Fa. Meister. Zum Skizzieren der einzelnen Prozesse eignet sich hier MindMeister sehr gut. Zur endgültigen Dokumentation verwende ich MeisterNotes, das in MeisterTask integriert ist.
Kundendaten
Kundendaten sind Gold wert! Speichern Sie Ihre Kundendaten an einem zentralen Ort, und zwar in einem CRM-System. Ihre Kundendaten werden bei Eintrag in das Kontaktformular direkt gespeichert und Sie können jedem Kontakt Notizen hinzufügen. Wenn Sie ein cloudbasiertes CRM verwenden, sind Ihre Kundendaten von überall aus abrufbar und falls Sie Mitarbeiter:innen haben, hat jeder dieselben Informationen zur Hand.
Da mir in Punkte Kundendaten ebenfalls ein deutscher Serverstandort, DSGVO-Konformität und vor allem einfache Bedienbarkeit wichtig ist, habe ich mich hier für CentralstationCRM entschieden.
Tipp am Rande: Wenn Sie über meinen Affiliate-Link kaufen, erhalten Sie 30 % Rabatt für Ihre ersten drei Rechnungen!
Terminplanung per Hand?
Planen Sie Ihre Kundentermine noch immer mit einem Ping-Pong an E-Mails oder telefonisch? Oder darf es etwas automatischer und zeitsparender sein? Ganz ehrlich: Ich möchte auf mein Terminplanungs-Tool nicht mehr verzichten! Ich verwende hier das ebenfalls DSGVO-konforme und in Deutschland ansässige Tool meetergo, das ich mit meinem Google-Kalender verbunden habe.
Selbstverständlich ginge hier noch mehr, beispielsweise könnte man hier sehr viele Zaps in Zapier bauen.
Allerdings bin ich mit diesem Grundgerüst schon sehr gut aufgestellt, mein Team kommt gut damit zurecht und ich habe ich gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Digitalisieren Sie Ihre Büroabläufe mit Leichtigkeit!
In einem kostenlosen Erstgespräch besprechen wir Ihre individuellen Anforderungen an ein digitales Büro.
