Arbeitest Du noch mit Stift und Papier? Hast Du immer den Überblick über Deine To-dos, den aktuellen Stand Deiner Projekte? Und wie verwaltest Du Deine Passwörter? Das alles gehört zu einem digitalen Backoffice.
Schauen wir also einmal genau an, wie ein digital aufgestelltes Backoffice aussehen kann.
Bestandteile eines digitalen Büros
Ein digitales Büro – das hört sich ja hochtragend an. Dabei gehören hierzu schon grundsätzliche Dinge, die Dir nicht nur den Büroalltag erleichtern, sondern Deine Arbeit auch sicherer machen.
Deswegen möchte ich Dir heute einen Einblick geben, wie ich mein Büro digitalisiert habe und welche Software ich dafür verwende.*
*Hinweis:
Auf dieser Seite sind Affiliate-Links hinterlegt. D.h., wenn Du über diesen Link kaufst, erhalte ich eine kleine Provision. Für Dich ändert sich dabei nichts. Bitte beachte hierzu meine Datenschutzhinweise.
Passwörter & VPN
Mit einem Passwortmanager ersparst Du Dir nicht nur lästiges Suchen, Kopieren oder auch Erfinden von Passwörtern. Du kannst Deine Zugangsdaten auch unkompliziert und vor allem sicher mit anderen Personen teilen.
Hier gibt es verschiedene Anbieter, von LastPass, 1Password bis hin zu NordPass, was ich selbst für mich und mein Team verwende.
Der Softwareanbieter bietet übrigens auch VPN-Tarife an – damit Du auch unterwegs sicher im Internet surfen kannst.
Dokumente
Speicherst Du Deine Dokumente auf virtuellen Servern/Clouds? So kannst Du (und Ihr Team) von überall auf der Welt auf Deine Dateien zugreifen und die Zusammenarbeit wird zum Kinderspiel.
Ich selbst arbeite hier mit der Business-Version von Google Workspace.
Für Dokumente kann hier auch mit einem DMS, wie z.B. ecoDMS gearbeitet werden.
Buchhaltung - geht auch in leicht!
Schreibst Du Deine Rechnungen noch mit Word? Mit einem digitalen (und automatisierten Prozess können Sie den Aufwand der Buchhaltung erheblich reduzieren. Und nebenbei entspricht Deine Buchhaltung auch noch ganz einfach den gesetzlich vorgeschriebenen Kriterien (wie z.B. GOBD-Konformität, E-Rechnung ab 2025).
Projektmanagement
Gut organisierte Projekte und vor allem Überblick über alle To-dos sind das A und O für Effektivität und einen organisierten Büroalltag. Egal ob intern oder extern – mit einem gut strukturierten Projektmanagement-Tool behältst Du stets den Überblick über alle To-dos.
Ich arbeite mit der aus Deutschland stammenden und DSGVO-konformen Software MeisterTask*. Hier verwalte ich nicht nur Kundenprojekte, sondern auch meine sonstigen To-dos, meinen Contentplan usw. MeisterTask* ist also sozusagen mein zweites Gehirn.
Interne Prozesse
Hast Du Deine internen Prozesse schon klar definiert und festgehalten? Hier komme ich, wie so oft, auf das Thema SOPs zu sprechen. Die Dokumentation von Arbeitsabläufen ist – auch wenn Sie (noch) alleine arbeiten – enorm wichtig. Denn so kannst Du Dir neben der auf lange Zeit gesehenen Zeitersparnis beispielsweise jederzeit Unterstützung holen ohne aufwendige Einarbeitung, z.B. weil Du krank oder im Urlaub bist.
Und noch wichtiger: Durch standardisierte Abläufe bietest Du Deinen Kunden eine gleichbleibende Servicequalität!
In diesem Punkt arbeite ich ebenfalls mit einem Tool der Fa. Meister. Zum Skizzieren der einzelnen Prozesse eignet sich hier MindMeister sehr gut. Zur endgültigen Dokumentation verwende ich MeisterNotes, das in MeisterTask integriert ist.
Kundendaten
Kundendaten sind Gold wert! Speichere Deine Kundendaten an einem zentralen Ort, und zwar in einem CRM-System. Deine Kundendaten werden bei Eintrag in das Kontaktformular direkt gespeichert und Du kannst jedem Kontakt Notizen hinzufügen. Wenn Du ein cloudbasiertes CRM verwendest, sind Deine Kundendaten von überall aus abrufbar und falls Du Mitarbeiter:innen hast, hat jeder dieselben Informationen zur Hand.
Da mir in Punkte Kundendaten ebenfalls ein deutscher Serverstandort, DSGVO-Konformität und vor allem einfache Bedienbarkeit wichtig ist, habe ich mich hier für CentralstationCRM entschieden.
Tipp am Rande: Wenn Du über meinen Affiliate-Link kaufst, erhältst Du 30 % Rabatt für Deine ersten drei Rechnungen!
Terminplanung per Hand?
Planst Du Deine Kundentermine noch immer mit einem Ping-Pong an E-Mails oder telefonisch? Oder darf es etwas automatischer und zeitsparender sein? Ganz ehrlich: Ich möchte auf mein Terminplanungs-Tool nicht mehr verzichten! Ich verwende hier das ebenfalls DSGVO-konforme und in Deutschland ansässige Tool meetergo, das ich mit meinem Google-Kalender verbunden habe.
Selbstverständlich ginge hier noch mehr, beispielsweise könnte man hier sehr viele Zaps in Zapier bauen.
Allerdings bin ich mit diesem Grundgerüst schon sehr gut aufgestellt, mein Team kommt gut damit zurecht und ich habe ich gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Digitalisiere Deine Büroabläufe mit Leichtigkeit!
In einem kostenlosen Erstgespräch besprechen wir Deine individuellen Anforderungen an ein digitales Büro.
