Egal ob Sie Aufgaben an Ihre festangestellten Mitarbeiter delegieren oder an einen Bürodienstleister vergeben: Erfolgreiches Delegieren will gelernt sein! Denn viele Menschen tun sich sehr schwer damit, Aufgaben bzw. Verantwortung komplett aus der Hand zu geben und verfallen regelrecht in Mikromanagement. Dabei wird viel Potenzial auf Wachstum verschenkt. Denn durch das Delegieren von Aufgaben schaufelt man sich Kapazitäten frei, die für andere Tätigkeiten genutzt werden können
Was bedeutet Delegieren überhaupt?
Delegieren kommt aus dem Lateinischen (delegare) und bedeutet „hinschicken, anvertrauen, übertragen“. In der Organisationslehre meint man damit die vertikale Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an nachgeordnete Stellen oder Aufgabenträger.
(Quelle: Wikipedia)
Delegieren bringt also Entlastung in Ihren Arbeitsalltag. Dies bedeutet aber auch das Abgeben von Kontrolle!
Aufgaben können sowohl intern an bereits festangestellte Mitarbeiter abgegeben werden, aber auch an externe Dienstleister, wie beispielsweise einen professionellen Bürodienstleister.
5 Gründe, warum das Abgeben von Aufgaben und Verantwortung schwerfällt
Als Selbstständige:r sind Sie es gewohnt, alle anfallenden Aufgaben selbst zu erledigen und auch dafür verantwortlich zu sein. Deshalb fällt es vor allem Soloselbstständigen schwer, bestimmte Aufgaben und damit auch Verantwortung und Kontrolle abzugeben. Hierbei können u.a. folgende Gedanken eine Rolle spielen:
- Diese Aufgaben kann keiner so gut wie ich erledigen!
- Das Delegieren dieser Aufgabe nimmt doch genau so viel oder mehr Zeit in Anspruch, als wenn ich sie selbst erledige.
- Wenn ich eine Aufgabe abgebe, dann muss ich ja jeden Schritt und jedes Ergebnis kontrollieren!
- Ich schaffe das schon alleine. Hilfe, die brauch’ ich nicht.
- Wenn jemand anderes das auch kann, dann bin ich ja bald überflüssig.
Besonders am Anfang kann es schwer sein, jemanden zu finden, zu dem man genug Vertrauen hat, um Abläufe und auch interne Details aus dem eigenen Business zu teilen und Einblicke zu gewähren.
Welche Vorteile hat das Delegieren von Aufgaben an einen externen Dientleister?
Um das volle Potenzial Ihrer Selbstständigkeit auszuschöpfen, sollten Sie das Delegieren bzw. Abgeben von bestimmten Aufgaben an einen externen Dienstleister in Betracht ziehen. Denn dies bringt enorme Vorteile mit sich:
- Ein selbstständiger Bürodienstleister ist Spezialist auf seinem Gebiet, sei es das Schreiben von bestimmten Texten, Buchhaltungsaufgaben, Design, Programmierung, Prozessmanagement etc.
- Ein externer Büroservice kann flexibel eingesetzt werden, beispielsweise bei schwankenden Auftragsvolumina, zur Abdeckung von saisonalen Arbeitsspitzen oder auch für projektbezogene Aufgaben.
- Durch den Einsatz eines Bürodienstleisters oder einer Virtuellen Assistenz können Sie Ihre Kapazitäten schnell und einfach erhöhen und so skalieren. Oder bei Bedarf auch wieder reduzieren.
- Unter Umständen sparen Sie Kosten, indem Sie Aufgaben an Freelancer delegieren, statt feste Mitarbeiter einzustellen, da beispielsweise keine Sozialversicherungsbeträge oder Kosten für Lizenzen oder einen Arbeitsplatz anfallen.
Allerdings bekommen Sie einen guten Dienstleister auch nicht für einen „Appel und ein Ei“. Und auch hier gilt oft: Wer billig kauft, kauft zweimal – oder ist ein gebranntes Kind und macht doch wieder alles selbst.
Konzentrieren Sie sich also auf die positiven Aspekte des Delegierens und sehen Sie die Chancen, die darin liegen. Denn durch die Entlastung haben Sie wieder mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben und haben den Kopf frei für neue Ideen oder die Weiterentwicklung Ihrer Selbstständigkeit.
Worauf sollten Sie beim Delegieren von Aufgaben achten?
Wenn Sie sich nun also dazu entschließen, Aufgaben an ein Büroserviceunternehmen zu vergeben, sollten Sie ein paar wenige, aber wichtige Dinge berücksichtigen:
- Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben, die Sie nicht gerne machen oder nicht richtig können und überlegen Sie, welche Aufgaben Sie davon gerne abgeben möchten.
- Bestimmen Sie nun Ihr Budget, welches Sie in das Outsourcen Ihrer Büroaufgaben investieren können und möchten.
- Finden Sie den richtigen Partner. Hierbei sollten Sie prüfen, ob der Dienstleister über die nötigen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, mit welchen Tools er/sie arbeitet und auch – da man normalerweise sehr eng zusammenarbeitet – ob die Wellenlänge stimmt.
- Nun legen Sie klare Erwartungen und Zielsetzungen fest und teilen diese dem Bürodienstleister auch mit.
- Vermeiden Sie Mikromanagement. Sie haben immerhin einen Spezialisten beauftragt!
- Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Büroservice einen Kommunikationskanal und auch Kommunikationsrichtlinien fest. Hierbei sollten Sie auch vereinbaren, wie oft man sich beispielsweise per Videokonferenz trifft und wie man miteinander kommuniziert (z.B. E-Mail, WhatsApp, Projektmanagement-Software).
Ein guter Bürodienstleister hilft Ihnen bei diesem Prozess und bringt hier seine Erfahrungen ein.
Zum Schluss
Betrachten Sie das Delegieren und Abgeben von Aufgaben und Verantwortung als Chance und vor allem als persönlichen und unternehmerischen Gewinn! Langfristig führt das Delegieren durch den enormen Zeitgewinn zu höherer Produktivität, Qualitätssteigerung und so auch zu einer höheren Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Sie haben besseres zu tun, als sich mit unliebsamen und zeitfressenden Routineaufgaben aufzuhalten. Delegieren Sie Ihre Büroarbeiten und gewinnen Sie wertvolle Zeit für das Wesentliche!
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