Kennen Sie das auch? Bei einer bestimmten Aufgabe müssen Sie höllisch aufpassen, um nichts zu vergessen, weil sie so viele unterschiedliche Schritte enthält. Oder die Aufgabe ist so selten zu erledigen, dass Sie sich gar nicht mehr richtig erinnern können, wie das Programm funktioniert?
Hier lautet das Zauberwort: SOPs bzw. Aufgaben dokumentieren. Denn schon wenn Sie eine Aufgabe mehr als zweimal erledigen müssen, lohnt es sich enorm, den Ablauf zu dokumentieren und ggf. auch (teilweise) zu automatisieren.
Aber wie, ohne sich nur noch beim Dokumentieren wiederzufinden? Und ist das nicht alles doch zu aufwendig?
Genau damit beschäftigt sich dieser Artikel.
Standard Operating Procedures (SOPs)
Standard Operating Procedures (SOPs) bedeutet ins Deutsche übertragen „standardisierte Vorgehensweise“. Eine SOP ist also eine Dokumentation von Arbeitsschritten und Aktionen, die für eine bestimmte Aufgabe ausgeführt werden müssen.
Wenn Sie mehr über SOPs im Allgemeinen erfahren möchten, dann finden Sie hier eine allgemeine Beschreibung sowie Vor- und Nachteile.
Aber welche Vorteile haben SOPs nun für Soloselbständige?
Falls Sie sich nun aber denken: Ich bin doch alleine! Für wen sollte ich das alles nun aufschreiben?!
Ganz einfach: Für Sie und Ihre Produktivität!
Denn auch für Soloselbständige bringt die Dokumentation von Aufgaben enorm Vorteile und auch Erleichterung im Büroalltag:
- Übersicht und klare Regeln, wo bestimmte Dokumente und Dateien gespeichert werden
- Das Risiko, Schritte oder Aufgaben zu vergessen, sinkt enorm
- Recherchen und langes Überlegen, wie etwas funktioniert, werden vermieden
- Automatisierung ist teilweise möglich
- Definition des genauen Arbeitsaufwandes für eine bessere Kalkulation und klare Angebote
- Leichtere Übertragung von Aufgaben, falls doch einmal ein Team aufgebaut werden soll
Nachteile: Da fallen mir persönlich keine ein!
Wie können SOPs aussehen?
Hier gibt es keine klaren Regeln. Ganz so, wie es Ihnen am liebsten ist. Sie können die Arbeitsschritte in einem Word-Dokument festhalten, auf einem Notizblock und, und, und.
Ich habe hier allerdings einen klaren Favoriten: Mein Projektmanagement-Tool MeisterTask*. Hier hinterlege ich in einzelnen Checklisten die verschiedenen Arbeitsschritte. Zusätzlich sind hier auch eventuelle Notizen hinterlegt, die für die jeweilige Aufgabe benötigt werden. Und zwar genau da, wo ich sie brauche!
Wenn es einmal besonders schnell gehen soll und es sich um reine PC-Arbeit handelt, dann empfehle ich persönlich die Windows-Schrittaufzeichnung.
Durch die Windows-Schrittaufzeichnung erhalten Sie eine genaue Anleitung der einzelnen Arbeitsschritte – fast zu genau, aber Sie haben ja keine Arbeit damit und können jederzeit nachsehen, wie etwas funktioniert.
Beginnen Sie doch noch heute damit, Ihre Aufgaben zu dokumentieren uns so Ihren Büroalltag zu vereinfachen!
