Aufgaben richtig dokumentieren – Standard Operating Procedure, SOP | #20

Noch bevor Sie Aufgaben an eine virtuelle Assistenz auslagern – oder auch durch einen Mitarbeiter erledigen lassen – müssen die Aufgaben genau definiert werden. Dies passiert durch eine Standard Operating Procedure (SOP). Sie enthält alle notwendigen Informationen und Arbeitsschritte, um diese Aufgabe erledigen zu können. Schauen wir uns einmal an, wie so eine SOP aussieht und welche Fehler dabei vermieden werden sollten.

Was ist eine Standard Operating Procedure (SOP)?

Der Begriff Standard Operating Procedure (SOP) steht ins Deutsche übertragen für “standardisierte Vorgehensweise”. Eine SOP ist somit eine Sammlung von Regeln, die genau definiert, welche Arbeitsschritte und Aktionen im Einzelnen ausgeführt werden müssen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.

Diese Zusammenstellung ist im Idealfall so ausführlich, dass die einzelnen Aufgaben eindeutig definiert sind und keine Fragen offenbleiben.

Wieso sollten Sie SOPs etablieren?

Eine gut ausgearbeitete SOP ist Grundlage für das erfolgreiche Outsourcen von Aufgaben – oder natürlich auch für Ihr Team.

Denn – auch wenn die Aufgabenstellung zunächst klar erscheint – tauchen spätestens bei der Ausführung doch Fragen auf, die konkret geregelt sein müssen.

Beispiel Podcast-Veröffentlichung:

  • Wo werden welche Medien gespeichert?
  • Sollen Beschreibung/Shownotes durch Anhören der kompletten Episode erstellt und Links recherchiert werden oder liefert der Kunde Stichpunkte und Links?
  • Gibt es bestimmte Regeln, wie die Shownotes aufgebaut werden sollen?
  • Zu welchem Zeitpunkt sollen neue Episoden veröffentlicht werden?
  • Welche Marketing-Maßnahmen sollen vorbereitet werden?
  • Wann soll das Marketing auf welchen Social-Media-Plattformen durch wen gepostet werden?
  • usw.

Rückfragen und Folgen unklarer Arbeitsanweisungen werden vermieden

Am Beispiel Podcast-Veröffentlichung sollte nun klar geworden sein, warum SOPs äußerst wichtig sind, wenn Sie Aufgaben auslagern möchten. Denn selbst kleinere Aufgaben können auf unterschiedliche Art und Weise ausgeführt bzw. interpretiert werden.

Wenn nun ein neuer Mitarbeiter oder auch eine virtuelle Assistenz eine neue Aufgabe übernehmen soll, dann muss hier genau festgelegt sein, welche Schritte im Einzelnen in welcher Art und Weise erledigt erden sollen.

Bleiben hier Punkte offen oder sind ungenau, dann wird die Aufgabe entweder “nach Gutdünken” (ergibt ggf. ein Ergebnis, das nicht Ihren Vorstellungen entspricht) des virtuellen Assistenten erledigt, oder es entstehen Rückfragen (kosten Arbeitszeit).


Schnelle und unkomplizierte Übertragung von Aufgaben

Mit einer einmal erstellten SOP können Aufgaben sehr einfach und schnell an neue Mitarbeiter/eine virtuelle Assistenz übergeben werden, z.B. im Krankheits- oder Urlaubsfall oder auch bei einem generellen Mitarbeiterwechsel.


Definition des Arbeitsaufwandes

Zusätzlich zu den oben angegebenen Punkten definieren Sie mit einer gut ausgearbeiteten Standard Operating Procedure auch den Arbeitsaufwand einer bestimmten Aufgabe. Dies ist u.a. für die Projektplanung ein äußerst gewichtiger Punkt.


Tipp: Ich nutzte SOPs auch auch für Projekte/Tätigkeiten, die nur durch mich ausgeführt werden. Den so spare ich eindeutig Zeit und vermeide Fehlerquellen, wenn der genaue Ablauf einer bestimmten Tätigkeit festgehalten ist.

Wie kann eine Standard Operating Procedure aussehen?

Für die Erstellung von SOPs gibt es festgelegte Normen wie z.B. die ISO 9000. Diese Norm soll die Erstellung von Prozessen im Qualitätsmanagement vereinheitlichen und damit leichter zugänglich machen, was eine Reihe von Vorteilen mitbringt. Trotzdem kann eine solche Normierung am Anfang eher hinderlich oder überfordernd sein.

Eine Standard Operating Procedure sollte so kurz wie möglich,
aber so ausführlich wie nötig sein.

Wie kann eine SOP nun aussehen?

  • Textdokument
    Kleinere SOPs lassen sich sehr gut in einem einfachen Textdokument darstellen. Dies kann z.B. eine To-Do-Liste mit einzelnen Punkten sein, die nacheinander zu erledigen sind.
    Es können aber auch komplexere Prozesse abgebildet werden. Es können detaillierte Erläuterungen eingefügt und mit Bildern, Diagrammen o.ä. ergänzt werden.
  • Video
    Manche Dinge können am besten mit einem Video erklärt werden, z.B. die Funktionsweise eines bestimmten Tools.
    Eine Form eines SOP ist hier z.B. das Screencast-Video, bei dem Arbeitsabläufe auf einem Computer direkt bei der Bedienung der entsprechenden Software aufgenommen und durch die zugehörige Sprachaufnahme erläutert werden können.
  • Trello bzw. andere Projektmanagement-Tools
    Das Projektmanagement-Tool Trello ist nach dem Kanban-Prinzip aufgebaut und soll dabei helfen, komplexe Aufgaben und Projekte übersichtlich darzustellen und so den Arbeitsprozess zu vereinfachen. Zudem eignet sich Trello wunderbar für die Zusammenarbeit im Team oder mit Freelancern/virtuellen Assistenten.
    Mit Trello werden Aufgaben mithilfe von Boards, Listen und Karten strukturiert. Hier können beispielsweise Listen für verschiedene Tätigkeitsbereiche (z.B. Podcast) erstellt werden. In einzelnen Karten werden dann die verschiedenen Tätigkeiten angelegt, um die Unteraufgaben zu definieren, beispielsweise durch Checklisten.
    Wenn Sie mehr über die Nutzung von Trello wissen möchten, empfehle ich Ihnen die Videos von Claudia Kauscheder auf YouTube,

Dies sind nur einige Beispiele, wie Sie SOPs aufbauen und gestalten können. Selbstverständlich werden Ihre ersten SOPs auch nicht perfekt sein. Fragen Sie doch Ihren virtuellen Assistenten einmal, ob noch etwas unklar ist oder ergänzt werden muss. Sie können Ihre SOPs natürlich im Laufe der Zeit auch ergänzen oder optimieren.