Geht's dir auch manchmal so? Du suchst dringend eine Rechnung, aber der Papierstapel auf deinem Schreibtisch türmt sich bedrohlich auf. Deine Gedanken beginnen zu rasen: "Wo ist sie nur? War sie schon in dem Ordner mit dein Eingangsrechnungen, bei den Kontoauszügen oder ist sie doch noch irgendwo in diesem Papierberg?"
Du bist nicht alleine! Viele Selbstständige und kleinere Unternehmen kämpfen mit dem Papierchaos im Büro. Aber mal ehrlich: Diese ständige Sucherei kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch bares Geld!
Mit einer digitalen Ablage schaffst du Ordnung und Übersicht und sparst wertvolle Ressourcen. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt in kurzer, zusammengefasster Form, wie du deine Ablage digitalisierst und dem Zettelwahn ein Ende setzt.
Der Podcast zum Artikel
Schritt 1: Bestandsaufnahme - Was darf bleiben, was kann gehen?
Bevor du mit dem Digitalisieren startest, solltest du dir erst einmal einen Überblick über deine Unterlagen verschaffen. Gehe am besten Schritt für Schritt vor:
Sammle alle deine Dokumente
Räume deinen Schreibtisch, deine Schubladen und Ablagen leer und lege alle Dokumente an einem zentralen Ort zusammen. So bekommst du einen Eindruck vom tatsächlichen Umfang deiner Ablage.
Sortiere Deine Dokumente
Jetzt geht es ans Sortieren! Unterteile deine Dokumente in verschiedene Kategorien, zum Beispiel:
Rechnungen
Verträge
Angebote
Korrespondenz
Versicherungen
Bankunterlagen
Steuerunterlagen
usw.
Entscheide, was du wirklich brauchst
Nun kommt der wichtigste Teil: Welche Dokumente brauchst du wirklich? Welche kannst du aussortieren? Hier ein paar Fragen, die dir bei der Entscheidung helfen können:
Wann habe ich dieses Dokument zum letzten Mal benötigt?
Wie wahrscheinlich ist es, dass ich dieses Dokument in Zukunft noch einmal brauche?
Gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen für dieses Dokument?
Trenne dich von unnötigem Ballast
Sei rigoros beim Ausmisten! Alte Verträge, abgelaufene Versicherungspolicen, Rechnungen, die älter als 10 Jahre sind – all das kannst du in der Regel entsorgen. Nutze die Gelegenheit, um deine Ablage gründlich zu entrümpeln. Je weniger Papier du hast, desto einfacher wird die Digitalisierung!
Wichtig: Mache dich dazu auch mit den aktuellen Aufbewahrungsfristen vertraut. Hierzu kannst du beispielsweise das Merkblatt Aufbewahrungsfristen der IHK München und Oberbayern nutzen. Die Frist beginnt übrigens immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen worden sind bzw. Handelsbriefe empfangen oder verschickt worden sind. Bei Vertragspolicen ist dies beispielsweise drei Jahre nach Ende der Laufzeit.
Sei rigoros beim Ausmisten und hebe nur das auf, was du wirklich benötigst bzw. die Aufbewahrungsfrist noch läuft. |
Zusätzlicher Tipp: Erstelle eine Liste mit den Dokumenten, die du aufbewahren musst, und notiere dazu die jeweiligen Aufbewahrungsfristen. So behältst du den Überblick und kannst regelmäßig alte Dokumente aussortieren.
Schritt 2: Die richtige Ausstattung - Scanner und Software
Zum Digitalisieren deiner Dokumente brauchst du einen Scanner. Hier hast Du die Wahl zwischen einen Dokumentenscanner und einem Multifunktionsdrucker mit Scanfunktion.
Dokumentenscanner sind - wie der Name schon sagt - speziell für das Scannen von Dokumenten konzipiert und bieten eine höhere Geschwindigkeit und bessere Qualität.
Multifunktionsdrucker hingegen sind vielseitig einsetzbar, u.a. auch eben als Drucker, Kopierer oder auch - wer's noch braucht - als Fax. Ich persönlich arbeite mit einem HP OfficeJet Pro 9120e.
Damit du deine Dokumente später auch durchsuchen kannst, empfehle ich dir, eine OCR-Software (= Optical Character Recognition) zu verwenden. Diese Software erkennt den Text in Deinen gescannten Dokumenten und macht ihn durchsuchbar. So findest du schnell die Informationen, die du benötigst.
Schritt 3: Die digitale Ordnerstruktur
Eine logische und übersichtliche Ordnerstruktur ist das A und O einer digitalen Ablage. Überlege Dir also gut, wie du deine Ordner und Dokumente strukturieren und benennen möchtest.
Eine bewährte Methode ist das 7-Ordner-System. Dabei werden alle Dokumente in maximal 7 Hauptordner und in jeder weiteren Hierarchieebene wiederum (sofern möglich) in max. Unterordner einsortiert. Dabei sollte man drei Hierarchieebenen nicht überschreiten.
Weitere Tipps für deine Ordnerstruktur:
Verwende kurze und aussagekräftige Ordnernamen.
Strukturiere deine Ordner hierarchisch, z.B. im Ordner "Kunden" hast du jeweils einen Unterordner pro Kunde.
Überlege dir, ob du für jedes Jahr einen eigenen Ordner ablegen möchtest.
Nutze die Möglichkeiten deines Betriebssystems, um Ordner farblich zu kennzeichnen.
Schritt 4: Ran an den Scanner - Dokumente digitalisieren und ablegen
Jetzt geht's ans Eingemachte! Scanne Deine Dokumente ein und speichere sie als PDF/A-Dokument im richtigen Ordner ab. Achte darauf, aussagekräftige Dateinahmen zu verwenden, damit du die Dokumente später leicht wiederfinden kannst.
Beispiele: Angebot-Müller-2025-01-25.pdf, Müller-Angebot-2025-01-25.pdf, ...
Schritt 5: Ab in die Cloud - Dein zentraler Speicherort
Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive, High Drive oder auch OneDrive bieten dir die Möglichkeit, deine Dokumente sicher zu speichern und von überall aus darauf zuzugreifen. So hast du deine wichtigen Unterlagen immer griffbereit, egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs.
Die Vorteile der Cloud:
Ortsunabhängigkeit
Greife auf deine Dokumente zu, wann und wo immer du willst - ob im Büro, zu Hause, beim Kunden oder unterwegs. Alles, was du brauchst ist ein internetfähiges Gerät. So bist du flexibel und kannst deine Arbeit genau an deine Bedürfnisse anpassen.
Datensicherheit
Cloud-Anbieter investieren viel in die Sicherheit deiner Daten. Deine Dokumente werden in der Regel mehrfach gesichert und sind so vor Verlust, Diebstahl und technischen Defekten geschützt.
Zusammenarbeit
Teile Dokumente ganz einfach mit anderen und arbeite gemeinsam an Projekten.
Wichtig: Achte darauf, ob dein Tarif bei deinem Cloud-Anbieter eine Datensicherung beinhaltet.
Ich speichere meine Daten übrigens bei fileee, das ist ein DSGVO- und GoBD-konformes Dokumentenmanagement-System in der Cloud mit Schnittstellen zu verschiedensten anderen Tools, wie z.B. Lexware Office.
Fazit
Mit einer digitalen Ablage sparst du nicht nur Zeit, Nerven und Platz, sondern hast auch alle wichtigen Dokumente jederzeit griffbereit. Auch für Dein Team.
Tipp: Starte erst einmal mit allen neuen Dokumenten, um dich nicht zu überfordern! Die alten Dokumente kannst du zu einem späteren Zeitpunkt immer noch nacharbeiten.
Du möchtest endlich Ordnung in deine digitale Ablage bringen, aber dir fehlt die Zeit oder die Lust, Dich darum zu kümmern?
Dann lass uns gemeinsam eine Lösung finden! Fülle einfach mein Anfrageformular aus und schildere mir kurz dein Anliegen. Ich melde mich dann bei dir, um einen Termin für ein kostenloses Beratungsgespräch zu vereinbaren.
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