Mal ehrlich? Haben Sie bereits ein einfaches und sinnvolles System, um endlich Ihre digitale Ablage in den Griff zu bekommen. Von der chaotischen Ablage bis hin zur exakten Ablage in hunderten von Ordnern ist alles möglich. Doch je umfangreicher die gespeicherten Dokumente werden, umso schwieriger wird es, diese Dokumente schnell wiederzufinden und in mit einer einheitlichen Systematik abzulegen.
Eine gute Ordnerstruktur hilft dabei auch, dass wichtige Informationen nicht in der Masse der Dokumente und Dateien untergehen.
Gute Erfahrungen habe ich mit dem 7-Ordner-System gemacht. Aber was ist das eigentlich? Und wie können Sie auf ein Ordnungssystem, wie beispielsweise das 7-Ordner-System sinnvoll umstellen?
Das 7-Ordner-System
Wenn Sie Ihre Dateiablage einfach und übersichtlich neu strukturieren möchten, eignet sich das 7-Ordner-System.
Ein Mensch kann sich nur 7 ± 2 Informationen (Millersche Zahl) im Kurzzeitgedächtnis merken. Bei der 7-Ordner-Methode wird genau darauf eingegangen.
Hier legen Sie 7 Ordner fest, pro Ordner 7 Unterordner (= 49 Ordner) und in jedem dieser Unterordner noch einmal max. 7 Unterordner (max. 343 Ordner).
Dieses System ist übersichtlich, einfach zu verstehen und Sie erreichen jedes Dokument mit nur drei Klicks.
In Einzelfällen kann es natürlich sinnvoll sein, von den 7 Ordnern abzuweichen. Allerdings sollte dies nicht zur Regel werden.
Beispiel für die Hauptordner im 7-Ordner-System:
- Grundlagen
- Buchhaltung
- Kunden
- Personal
- Marketing
- Weiterbildung
- Standard Operating Procedures
Einführung einer neuen digitalen Ablagestruktur
Auch wenn Sie nur alleine im Homeoffice arbeiten: Legen Sie Ablagespielregeln fest. Denn damit können Sie in kurzer Zeit langfristige Verbesserungen erreichen!
Zuerst einmal sollten Sie Ihre neue Ordnerstruktur also auf dem Reisbrett entwerfen. Haben Sie Mitabeiter? Dann nehmen Sie sie mit ins Boot. Denn schließlich sollen auch sie mit dem neuen System arbeiten. So entsteht ein logisches und für alle nachvollziehbares System, das von allen umgesetzt werden kann.
Überblick über Ihr aktuelles Ordnersystem
Tja, leider gibt es keine Aussage über eine Ordnerstruktur, die für jedermann allgemein gültig ist oder sich als sinnvoll erweist. Die Dateiablage muss für die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passen – und nicht für ein Unternehmen einer anderen Branche, mit anderen Aufträgen usw.
Machen Sie deshalb zuerst einmal eine Bestandsaufnahme.
- Welche übergreifenden Themen gibt es? Welche Dateien gibt es überhaupt? Verträge, Rechnungen, Angebote, Entwürfe, Präsentationen, …
- Wer muss auf diese Dateien zugreifen?
Sinnvolle Gruppierungen finden
Anschließend sollten Sie nun überlegen, nach welchen Regeln die unterschiedlichen Dokumente geordnet werden sollen. Oft ist es sinnvoll, einzelne Dokumentenarten, wie z.B. Rechnungen, zu bündeln, statt sie pro Kunde abzuspeichern.
Hier gibt es weder richtig, noch falsch. Es muss zu Ihnen passen! Zu niemand anderem!
Entwickeln Sie nun eine übersichtliche Ablagestruktur
Um sich nicht zu verzetteln bzw. den Überblick zu verlieren, entwerfen Sie nun Ihre Ablagestruktur in der Art einer Mind-Map.
Hier können Sie den Namen des Unternehmens in die Mitte eines Blattes schreiben. Ordnen Sie nun die max. 7 Hauptordner (z.B. Personal, Buchhaltung, Kunden) mit den Hauptthemen um diesen Kreis herum an.
Von jedem Hauptordner aus zweigen nun max. 7 Unterordner ab (z.B. Kunde A, Kunde B). Ggf. sollten Sie noch eine weitere Ebene mit Unterordnern einfügen.
Aber Achtung: Mehr als drei Ordnerebenen sollten es nicht sein, denn Sie sollten jedes Dokument mit max. drei Klicks finden können.
Selbstverständlich können Sie auch mehr Ordner pro Ebene anlegen, kein Problem. Allerdings sollten Sie hier immer bedenken, dass unser Gehirn von zu vielen Informationen überfordert ist. Und wir wollen es ja einfach halten!
Umsetzung
Nun geht es ans Eingemachte: Die Umsetzung. Übertragen Sie also die entsprechende Skizze auf ihren Computer. Erstellen Sie zunächst die Hauptordner, anschließend die jeweiligen Unterordner.
Achten Sie auf eine klare und einfache Benennung der Ordner, die jeder sofort nachvollziehen können.
Benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich mit Zahlen (01 bis max. 10). Die Zahlen helfen dabei, dass Sie die bestehende Ordnerstruktur beibehalten und dienen dazu, ein "optisches Hindernis" dafür zu sein, dass jemand einfach mal einen neuen Ordner "dazwischen quetscht".
Klare Dateinahmen
Achten Sie darauf, klare Dateinamen zu verwenden. Lassen Sie Ihre Dateien „sprechen“.
Und vermeiden Sie Abkürzungen. Diese mögen für Sie verständlich sein. Eine andere Person steht bei mancher „Abkürzungs-Kreativität“ evtl. vor einem Rätsel!
Es ist sinnvoll, die Dateien mit einem Datum zu benennen. Achten Sie hier darauf, immer die gleiche Schreibweise zu verwenden. Dann haben Sie automatisch eine Sortierung nach Aktualität.
Dies kann beispielsweise so aussehen:
JJJJ-MM-TT_Betreff
2023-04-18_Angebot_Website
Sie benötigen Dateien immer wieder, wie z.B. AGB oder ähnliche Dokumente. Dann empfehle ich Ihnen, mit Verknüpfungen zu arbeiten. Dies hat gleich mehrere Vorteile: Sie benötigen deutlich weniger Speicherplatz. Sie haben stets die aktuelle Dateiversion parat.
Verschieben der alten Dateien und Dateisicherung
Bevor Sie nun Ihre bestehenden Dateien verschieben, erstellen Sie bitte ein Backup. Nach dem Verschieben kann die alte Struktur dann gelöscht werden, so dass niemand mehr diese Ordner verwendet!
Sie möchten es genauer wissen?
In meinem Workbook zum 7-Ordner-System gehe ich noch genauer darauf ein und gebe Hilfestellung für eine strukturierte Dateiablage.
Der Preis für das Workbook beträgt 14,90 € zzgl. 19 % USt. Die Abrechnung erfolgt über meinen Zahlungsdienstleister CopeCart.
