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Korrespondenz, Rechnungen, Verträge: Alles an einem Ort, digital und überall verfügbar

Egal, wie digitalisiert du als Selbstständige oder kleines Unternehmen bereits arbeitest: Immer wieder landet physische Post in deinem Briefkasten: Post vom Finanzamt, der IHK oder von einem Kunden. Das Problem dabei: Du arbeitest zweigleisig. Und zweigleisig ist selten gut: PDF-Rechnungen und E-Mails landen digital in deinem Postfach, während Verträge, Papier-Rechnungen und Briefe auf deinem Schreibtisch einen Stapel bilden und darauf warten, abgeheftet zu werden. Dieses zweigleisige System sorgt für Ablenkung, Unordnung und Stress. Und zu guter Letzt musst du immer überlegen, wo du etwas findest.


Dabei kannst du hieran aktiv arbeiten, denn wenn alle Dokumente an einem zentralen Ort, und das ist vereinfacht gesagt deine Cloud, deine Festplatte oder auch dein Server gespeichert sind, hast du auf einen Schlag viel mehr Überblick!


Das klingt vielleicht nach viel Aufwand. Und ja, die Umstellung macht erstmal Arbeit. Aber es ist der erste Schritt zu einem freien Kopf und einem aufgeräumten Büro und einer ganz neuen Arbeitssituation!


Inhaltsverzeichnis:


Die Podcast-Episode zum Artikel:


Warum du bei deiner Ablage nicht zweigleisig arbeiten solltest:


Lass uns mal ehrlich sein: Wie oft hast du schon wertvolle Minuten oder gar Stunden damit verbracht, einen bestimmten Beleg zu suchen? Eine alte Rechnung, die du für die Steuer brauchst, ein Vertrag, den du einem Kunden schicken willst, oder die Garantie für dein neues IT-Equipment? Und dann die Ablenkung und der Stress, die das Chaos auf deinem Schreibtisch (zumindest bei mir) verursacht – der Stapel, der immer größer wird, und das Gefühl, nichts zu schaffen.


Genau das ist das Ergebnis des zweigleisigen Arbeitens. Es ist, als würdest du zwei völlig getrennte Ablagesysteme pflegen – ein physisches und ein digitales. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern ist auch ein großes Sicherheitsrisiko. Wenn die Kaffeetasse umfällt, ist der physische Beleg vielleicht zerstört. Wenn die Festplatte kaputtgeht, ohne dass du eine Sicherung hast, sind die digitalen Dokumente auf Nimmerwiedersehen verschwunden. Was also tun?

Dein Ziel sollte es sein, alle Dokumente, die du bekommst, an einem einzigen, zentralen Ort zu sammeln und zu bearbeiten.

Alle Rechnungen, alle Verträge - und ja, auch die Post vom Finanzamt – finden am Ende den Weg in dein digitales Archiv. So hast du nur noch ein einziges, verlässliches System, in dem du alle Dokumente sicher und schnell wiederfindest.


Der größte Vorteil: Du gewinnst nicht nur Zeit und einen aufgeräumten Schreibtisch, sondern du befreist deinen Kopf von dem "Wo-ist-dieses-Dokument"-Gedanken und kannst dich wieder voll und ganz auf deine Kunden oder das Wachstum deines Business konzentrieren. Und ganz nebenbei kannst du - wenn du einen Cloud-Speicher nutzt - von überall aus auf deine Unterlagen zugreifen.



Schritt für Schritt zu deiner zentralen digitalen Ablage


Die Umstellung klingt nach einem großen Projekt und Arbeitsaufwand, aber sie muss es nicht sein. Der Schlüssel liegt in kleinen, konsequenten Schritten und dem Aufbau einer Routine.


Lass uns den Prozess gemeinsam durchgehen.



Schritt 1: Die Wahl des Speicherorts


Bevor du mit dem Scannen beginnst, musst du dich für das digitale Zuhause deiner Dokumente entscheiden. Es gibt hier verschiedene Optionen, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen:

  • Cloud-Speicher (z.B. Google Drive, Dropbox, OneDrive):

    • Vorteile: Cloud-Lösungen sind die flexibelste Variante. Du kannst von überall und mit jedem Gerät auf deine Dokumente zugreifen – ob am Laptop, Tablet oder Smartphone. Die Synchronisation läuft automatisch, und die meisten Anbieter haben gute Sicherheitsstandards und zumindest in den Bezahl-Versionen (was ich dir unbedingt empfehlen würde) kann auch der Serverstandort ausgewählt werden (Stichwort: DSGVO).

    • Nachteile: Du bist abhängig von der Internetverbindung. Die Speicherkapazität ist je nach Tarif begrenzt, und du gibst deine Daten in die Hände eines externen Anbieters.

  • Lokaler Server/Festplatte:

    • Vorteile: Du hast die volle Kontrolle über deine Daten, da alles lokal gespeichert wird. Du bist nicht auf eine Internetverbindung angewiesen und die Kapazität ist so groß wie deine Festplatte.

    • Nachteile: Du musst dich selbst um die Datensicherung kümmern. Dein Zugriff ist nicht so flexibel wie bei der Cloud, und wenn die Festplatte kaputtgeht und du keine Sicherung hast, können deine Daten verloren gehen.


  • Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie fileee oder ecoDMS:

    • Vorteile: Ein DMS ist eine professionelle Lösung, die oft über intelligente Funktionen wie automatisches Verschlagworten, Texterkennung und Workflow-Automatisierung verfügt. Das ist für große Datenmengen und komplexere Strukturen optimal.

    • Nachteile: Diese Systeme sind oft kostenpflichtig und erfordern eine aufwändigere Einarbeitung. Für viele Soloselbstständige kann das am Anfang überdimensioniert sein.


Meine Empfehlung für die meisten Soloselbstständigen ist eine gut strukturierte Ordnerablage in einer Cloud-Lösung, kombiniert mit einer lokalen Sicherung. Wenn dein Dokumentenarchiv ordentlich aufgesetzt ist, kommst du damit oft sehr gut zurecht und brauchst nicht zwingend ein komplexes DMS, sofern du darauf achtest, GoBD-konform zu arbeiten.


Hinweis: Ich bin keine Rechtsanwältin und dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Für eine verbindliche Beratung wende dich bitte an einen Fachanwalt oder Steuerberater.


2 volle Leitz-Ordner liegen auf einer Reihe von bunten Hängeregistern. Alles befindet sich in einem vollen Archv.

Schritt 2: Dokumente digitalisieren und verarbeiten


Nun sind wir beim eigentlichen Prozess angekommen. Dein Ziel ist es, jedes physische Dokument, das du bekommst, so schnell wie möglich zu digitalisieren und in deine digitale Dokumentenzentrale zu überführen.

  • Die Routine:  Richte dir eine feste, tägliche oder wöchentliche Routine ein. Nimm dir beispielsweise jeden Tag 10 Minuten oder einmal pro Woche eine halbe Stunde Zeit, um deine Post zu bearbeiten. Je kürzer der Zeitraum, desto geringer die Stapel und die damit verbundene Arbeit am Stück. Wichtig: Lege dir für diese Routine eine Aufgabe in deinem Aufgabenmanagement an, dann kannst du sie nicht vergessen!

  • Die Werkzeuge:  Du brauchst nicht sofort einen teuren Scanner. Für den Anfang reicht evtl. auch erstmal dein Smartphone mit einer guten Scan-App (z.B. Office Lens oder Adobe Scan). Wenn du allerdings regelmäßig scannst, lohnt sich die Investition in einen kleinen Dokumentenscanner mit Duplex-Funktion, der Vorder- und Rückseite gleichzeitig scannt. Dann geht das Ganze auch gleich viel schneller!

  • Der Workflow:

    1. Öffnen und Sortieren: Nimm alle neue Post aus dem Briefkasten. Öffne jeden Brief und trenne ihn in "Wichtig" und "Werbung/Unnötiges".

    2. Scannen: Lege die wichtigen Dokumente auf den Scanner. Achte darauf, dass sie gerade liegen und gut lesbar sind.

    3. Benennen: Das ist ein entscheidender Punkt. Gib der gescannten Datei jetzt direkt einen klaren und konsistenten Namen. Ich empfehle das Format "JJJJ-MM-TT-Lieferant-Betreff" (z.B. 2025-09-25-Finanzamt-Umsatzsteuervoranmeldung). Mit dieser Logik findest du in Zukunft jede Datei in Sekunden.

    4. Ablage: Lege die Datei sofort (und nicht irgendwann) im richtigen Ordner deines Cloud-Speichers ab. Rechnungen kommen in den Ordner "Rechnungen", Verträge in "Verträge" etc.


Eine externe Festplatte zur Sicherung von Dateien. Man sieht rechts einen Teil eines Taschenrechners und unten eine Schreibtischunterlage. Rechts oben ist eine Pflanze.

Schritt 3: Was passiert mit den Originalen? GoBD-Konformität meistern


Das ist die Frage, die viele beschäftigt. Muss ich die physischen Originale aufbewahren? Die Antwort ist: Es kommt darauf an.


  • Aufbewahrungspflicht:  Bestimmte Dokumente wie notarielle Verträge oder Bilanzunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden. Aber das sind nur wenige Ausnahmen. Für die meisten Geschäftsvorfälle reicht die digitale Kopie. Schau mal bei deiner IHK. Hier findest du meistens eine gute Übersicht über die verschiedenen, Aufbewahrungspflichten, wie z.B. hier, bei der IHK München.


  • Vernichtendes Scannen:  Wenn du dich dazu entscheidest, die Originale zu vernichten, spricht man vom "vernichtenden Scannen". Das ist rechtlich möglich, aber du musst die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einhalten.

  • Die Verfahrensdokumentation:  Um nachzuweisen, dass dein Scan-Prozess korrekt und rechtssicher ist, musst du eine Verfahrensdokumentation vorhalten. Dabei handelt es sich um ein detailliertes Dokument, das alle organisatorischen und technischen Prozesse der Datenverarbeitung beschreibt, von der Erfassung der Informationen bis hin zur Archivierung und Entsorgung. Es dient dazu, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit deiner digitalen Belegablage zu gewährleisten und muss auf Anfrage des Finanzamtes vorgelegt werden können. Dieses Dokument ist dein Nachweis für eine rechtssichere Digitalisierung. Sobald du das alles dokumentiert hast, kannst du die physischen Originale bis auf wenige Ausnahmen beruhigt schreddern.

  • Der "Originale-Ordner" Wenn du deine Originale lieber aufbewahren und nicht vernichten möchtest, dann ist das auch kein Problem. Lege dir entweder einen Ordner oder ein Hängeregister zu und hefte dort alle Dokumente, die du gescannt hast, ohne weitere Sortierung ein. Die einzige Sortierung ist das Jahr. D.h., alle Originale, die 2025 eingegangen sind, landen nacheinander im Ordner 2025. Dies ist v.a. geeignet, wenn du nur wenig physische Post bekommst. Solltest du das Original jemals benötigen, ist dieser Ordner schnell durchgeblättert.

Mein persönlicher Tipp: Fang klein an und starte mit der Digitalisierung zu einem bestimmten Zeitpunkt, beispielswiese ab 01.10.2025. Alles, was vorher war, kommt zumindest vorerst in einen Archiv-Ordner und kann dann immer noch nachbearbeitet werden.

Ich arbeite seit 2008 als selbstständige Bürodienstleisterin und habe in dieser Zeit schon viele Selbstständige und kleine Unternehmen begleitet. Eines habe ich dabei immer wieder festgestellt: Wenn das Chaos überhand nimmt und es keine festen Strukturen gibt, leidet deine Kreativität, dein Fokus und auch deine Selbstständigkeit im Allgemeinen.


Ein aufgeräumtes, strukturiertes Büro mit geordneten Dokumenten und dokumentierten Prozessen ist die Basis für entspanntes und erfolgreiches Arbeiten. Die Digitalisierung deiner Post ist der erste und wichtigste Schritt, um diesen Freiraum zu schaffen.

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Fazit


Du siehst: Die Digitalisierung deiner Post ist kein Hexenwerk, sondern ein wichtiger Schritt zu Struktur, Ordnung, aber auch Freiheit in deinem Business. Es geht darum, das zweigleisige Arbeiten zu beenden und alle deine Dokumente in deiner digitalen Dokumentenzentrale zu haben. Die Umstellung kostet am Anfang natürlich etwas Zeit, aber die gewonnenen Vorteile sind unbezahlbar.


Wenn du jetzt denkst: "Das klingt ja alles super, aber ich habe keine Zeit, mich selbst darum zu kümmern!", dann ist das genau der Punkt, an dem ich ins Spiel komme.


Ich biete dir bei Bedarf nicht nur einen theoretischen Fahrplan, sondern die professionelle Umsetzung. Als deine virtuelle Office Managerin kann ich deinen Posteingang, deine Dokumentenablage, aber auch dein Aufgabenmanagement in ein schlankes, digitales System verwandeln. Wenn du das möchtest, musst du nicht einmal mehr an den Briefkasten gehen, nichts mehr sortieren oder scannen. Denn das übernehme ich gerne für dich. Ich digitalisiere deine Post und lege sie in deinem Ablagesystem ab. Du erhältst lediglich eine kurze, persönliche Benachrichtigung, wenn neue Post in deinem digitalen Postfach liegt. So landen alle deine Dokumente, ob physisch oder digital, an einem Ort – und du musst dich um nichts mehr kümmern.


Lass uns gerne darüber sprechen, wie ich dich unterstützen kann.




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