Mal ehrlich: Wann haben Sie zum letzten Mal eine bestimmte Datei gesucht? Wie lange haben Sie dafür gebraucht und wie viele Versionen gab es von diesem Dokument?
Kurzum: Sofern Sie noch keine strukturierte Dateiablage etabliert haben, haben Sie wahrscheinlich zu lange gebraucht!
Aber wie kann eine Dateiablage einfach strukturiert werden? Das schauen wir uns jetzt einmal an.
Eine einfache und strukturierte Dateiablage hat viele Vorteile. Denn was nützt das beste Dokument, wenn man es nicht wiederfindet. Sie sollten also ein paar Ablagespielregeln etablieren, in denen Sie festlegen, wo welche Datei abgelegt wird usw. Daneben sollten Sie aber auch darauf achten, dass die Dateinamen einem bestimmten und vor allem einheitlichen Schema folgen.
Achten Sie auch darauf, dass alle Teammitglieder dieses Schema befolgen. Denn wenn wieder jeder Mitarbeiter seine Dateien ablegt, wie er möchte, wird das Chaos bestehen bleiben und niemandem ist geholfen!
Mit drei einfachen Schritten zu mehr Effizienz
„Minimalistische“ Ordnerstruktur
Fassen Sie Ihre Ordner und Verzeichnisse so weit wie möglich zusammen. Ein Verzeichnis sollte jeweils nicht mehr als sieben Unterordner haben, damit es nicht unübersichtlich wird. So können z.B. alle Dokumente, die im weitesten Sinne etwas mit der Buchhaltung, dem Finanzamt usw. zu tun haben, unter einem Ordner zusammengefasst werden. Diesen Ordner können Sie dann wieder in max. 7 Unterordner aufteilen (z.B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Steuerberater).
Einheitliche Bezeichnungen
Achten Sie darauf, dass Ihre Dateien einheitlich bezeichnet werden. Hier hat es sich bewährt, mit einem rückwärtsgeschriebenen Datum zu beginnen, z.B. „2022-03-23_Interessentenname_Angebot“.
Gibt es mehrere Versionen eines Dokuments, so fügen Sie die Versionsnummer am Ende an und nicht „korrigiert“ oder „neu“. Denn welches ist denn nun das richtige oder überarbeitete Dokument? Dies kann beispielsweise so aussehen „2022-03-23_Broschüre_V1“.
So haben Sie stets die aktuelle Version im Blick!
„Sprechende“ Dateinamen
Lassen Sie Ihre Dateinamen sprechen! Benennen Sie Ihre Dateien also genau danach, was sich darin verbirgt!
Aber verwenden Sie auch eindeutige Dateinamen. Denn wissen Sie in ein paar Monaten oder einem Jahr wirklich noch, was sich in der Datei „Allgemeines“ verbirgt?
Vermeiden Sie Bezeichnungen wie z.B. „Sonstiges“, „Allgemeines“, „Notizen“. Auch allgemeine Ordner sollten vermieden werden, denn diese Ordner werden meiner Erfahrung nach zwar gerne zur schnellen Ablage genutzt; aber danach schaut dort niemand mehr vorbei..
Tipp: Möchten sie beispielsweise Notizen zu einem Erstgespräch abspeichern, dann speichern Sie es doch direkt beim Protokoll der Erstnotiz bzw. beim jeweiligen Interessenten ab. Dies kann beispielsweise so aussehen, dass Sie entweder die PDF-Dateien direkt zusammenfügen, so dass Sie am Ende ein Dokument haben, oder dass Sie beispielweise eine Datei haben „2022-03-22_Mustermann_Erstgespräch_Protokoll“ und eine Datei „2022-03-22_Mustermann_Erstgespräch_Notizen“.
Wenn Sie diese drei einfachen Tipps beachten, dann sind Sie schon einen großen Schritt weiter.
Sie benötigen Unterstützung dabei, Ihre Verzeichnisse zu strukturieren oder Ihre Dateiablage auf Vordermann zu bringen? Gerne unterstütze ich Sie dabei. Weitere Informationen finden Sie hier.
