Buchhaltung an einen virtuellen Assistenten abgeben? | #19

Als Soloselbständiger haben Sie regelmäßig Ihre Buchhaltung zu erledigen. Doch Sie haben weder Zeit, noch Lust sich in die Materie einzuarbeiten und auch die Zuordnung von Belegen gehört nicht gerade zu Ihren Lieblingsaufgaben.
Die Idee: Buchhaltungsaufgaben an einen virtuellen Assistenten auslagern. Dabei kann die vorbereitende Buchhaltung sehr gut abgegeben werden. Aber Achtung: Bestimmte Aufgaben dürfen nur von einem Steuerberater erledigt werden!

Gute Gründe, die Buchhaltung an einen virtuellen Assistenten auszulagern

Für viele Selbständige gehören Buchhaltungsaufgaben nicht gerade zu deren Lieblingstätigkeit. Sie arbeiten lieber für ihre Kunden oder entwickeln ihr Angebot aktiv weiter. Trotzdem muss die Buchhaltung wohl oder übel erledigt werden – nicht nur für das Finanzamt, sondern um selbst stets einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben, offene Rechnungen usw. zu haben.

Wenn Buchhaltungsaufgaben nun ausgelagert werden, spart man sich natürlich erst einmal Zeit. Zeit, die anderweitig verwendet werden kann.

Zusätzlich dazu ist ein externer Buchhalter natürlich auch Experte, verfügt über Fachwissen und kann alle Geschäftsvorfälle korrekt buchen.

Aber Achtung. Einige Aufgaben in der Buchhaltung dürfen nur von einem Steuerberater oder anderweitig dafür zugelassenen Personen ausgeführt werden! Und ja, ein Steuerberater kostet Geld! Dieses Geld ist aber gut investiert, da eventuelle Fehler in der Buchhaltung sehr teuer werden können.

Welche Aufgaben können nun an einen virtuellen Assistenten abgegeben werden?

Wenn Sie nun Buchhaltungsaufgaben an einen virtuellen Assistenten auslagern möchten, dann beachten Sie, dass dieser nur Aufgaben der sog. “vorbereitenden Buchhaltung” (mechanische Aufgaben gem. § 6 StBerG) übernehmen darf. Hierzu gehört das Sammeln und Prüfen von Belegen, das Sortieren der Belege, die Weiterverfolgung unbezahlter Rechnungen (Mahnungen) und teilweise auch das Kontieren (allerdings nur nach Anweisung). Hierbei empfiehlt sich die Nutzung eines Buchhaltungs-Tools, wie z.B. Lexoffice.

Hierdurch sparen Sie sich eine Menge Zeit, die Sie in Ihr Business investieren können.

Sofern der virtuelle Assistent über entsprechende Qualifikationen bzw. die entsprechende Zulassung verfügt, können weitere Aufgaben übernommen werden.

Das ideale Team: Ein virtueller Assistent für die vorbereitende Buchhaltung in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.

Tipps zur optimalen Zusammenarbeit im Bereich vorbereitende Buchhaltung

Im Bereich der (vorbereitenden) Buchhaltung sind – noch mehr als in anderen Bereichen – die Themen Datenschutz und Vertrauen essentiell, schließlich erhält der virtuelle Assistent weitreichende Einblicke in Ihr Business, Ihre Zahlen, Ihre Konten.

Um nun optimal zusammenzuarbeiten, sollten Sie dem virtuellen Assistenten konkrete Anweisungen geben, damit die Aufgaben optimal und nach Ihren Wünschen erledigt werden können.

Ihr virtueller Assistent benötigt Zugänge zu Ihrer Buchhaltungssoftware und eventuell auch Zugänge zu einer Cloud oder weiteren Programmen, um dort die entsprechenden Belege abzuholen und in das Buchhaltungs-Tool einzuspielen.

Statt einem Cloud-Zugang zum Sammeln von Belegen eignet sich beispielsweise auch eine eigene E-Mail-Adresse, auf die alle Eingangsrechnungen eingehen und auf die der virtuelle Assistent Zugriff hat.

Aber v.a.: Ganz bestimmt hat der virtuelle Assistent Ihrer Wahl einen bewährten Workflow und gibt Ihnen Tipps zu einer optimalen Zusammenarbeit.