Zeit sparen durch Automationen



Oft summieren sich Arbeiten, die eigentlich Kleinigkeiten sind, doch zu einer beträchtlichen Gesamtsumme an Arbeitszeit zusammen. Aber wie können wir als Soloselbständige unsere Prozesse vereinfachen? Und funktioniert das auch automatisch?


Wie kann ich als Soloselbständiger Zeit sparen?

Wenn Sie, wie ich, selbständig arbeiten, dann ist aller Voraussicht nach auch Ihre Zeit oft sehr knapp. Sie müssen Termine vereinbaren, Kundengespräche führen, E-Mail beantworten, Aufträge annehmen, Ihre Buchhaltung erledigen u.v.m. Manchmal sind diese “Nebentätigkeiten” so viel, dass Sie kaum dazu kommen, Ihre Aufträge zu bearbeiten.

Und genau darum geht es heute. Und ich sage Ihnen schon jetzt: Sie können enorm Zeit einsparen, die Sie anderweitig verwenden können.

Voraussetzung ist allerdings, dass Sie sich vorab schon einmal Gedanken machen, welche Vorgänge immer und immer wieder erledigt werden müssen und welche dieser Arbeiten Ihnen Ihre Zeit stielt. Dies kann z.B. die Terminvereinbarung mit Interessenten und Kunden sein.

Welche Tools benutze ich zur Automatisierung?

Wollen wir uns das Beispiel der Terminvereinbarung einmal genauer ansehen. Terminvereinbarungen – egal ob mit Interessenten oder Kunden – kosten Ihnen viel Zeit. Je nach Einzelfall ist eine Zeit von 15 Minuten nicht utopisch angesetzt.
Wie lässt sich dies nun automatisieren?

Im Fall von Terminvereinbarungen ist dies recht einfach. Sie verwenden ein Online-Terminbuchungstool, verbinden dies mit Ihre Website und Ihrem Kalender. Die Kalender stimmen sich gegenseitig ab und Sie können (je nachdem, welches Tool Sie verwenden) auch verschiedene Zeitfenster und verschiedene Optionen für verschiedene Arten von Terminen anlegen.)

Den Link zu Ihrem Terminbuchungskalender integrieren Sie auf Ihrer Website. Diesen Link können Sie auch in E-Mails integrieren, so dass Ihre Kunden bzw. Interessenten direkt zu dem Kalender geleitete werden. Der Kunde bucht den Termin und erhält automatisch eine Bestätigung. Evtl. ist auch schon der Teilnahmelink für eine Videokonferenz bereits in dieser E-Mail enthalten, da er automatisch angelegt wird. Und auch in Ihrem Kalender wird der Termin automatisch eingetragen. Nur wahrnehmen müssen Sie den Termin noch selbst.

Am Beispiel von Terminplanungen sehen Sie schon, wie einfach sich verschiedene Tätigkeiten automatisieren lassen.

Weitere Ideen zur automatischen Abwicklung könnten sein:

  • Automatisches Einlesen von Belegen in Ihre Buchhaltungssoftware
  • Automatischer Versand von E-Mails
  • Automatische Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Softwaretools

Heutzutage sind hier kaum mehr Grenzen gesetzt. Beachten Sie hier aber unbedingt die Regeln des Datenschutzes und nehmen Sie die entsprechenden Tools in Ihrer Datenschutzvereinbarung auf.

Aber wirkt das nicht unpersönlich?

Von meiner Seite aus ganz klar: Nein. Denn Sie können automatisch versandte E-Mails ja persönlich gestalten. Seien Sie authentisch und seien Sie für Ihre Kunden da. Und viele dieser Arbeiten im Hintergrund bekommen Ihre Kunden im gar nicht mit, wie z.B. beim automatischen Einlesen von Belegen in Ihre Buchhaltung.

Und: Sie haben mehr Zeit für Ihre Kunden, da Sie sich mit diesen Tätigkeiten nicht mehr beschäftigen müssen.

Und wenn das nicht reicht?

Sie haben Ihre Prozesse bereits organisiert und automatisiert, haben aber trotzdem zu viel Arbeit für Ihre Zeit?

Dann kann Ihnen eine virtuelle Assistenz bzw. ein spezialisierter Dienstleister unter die Arme greifen.

Sie benötigen Unterstützung? Dann kommen Sie gerne auf mich zu.