Nachdem wir uns in meinem letzten Beitrag um die Organisation Ihres Schreibtisches gekümmert haben, möchten wir uns heute mit der allgemeinen Arbeitsorganisation beschäftigen:
1. To-Do-Liste / Aufgabenverwaltung
Kennen Sie das? Es schwirren tausend Aufgaben in Ihrem Kopf herum, die Sie noch erledigen müssen?! Dies kann Sie blockieren und Sie fast „erdrücken“. Sie haben auch Angst, den Überblick zu verlieren.
Dies können Sie vermeiden, indem Sie Ihre Aufgaben schriftlich festhalten. Dies kann auf einem Blatt Papier geschehen, mit einer einfachen To-Do-Listen-App (z.B. Wunderlist), oder – und so handhabe ich das – mit einem ausgeklügelten Projektmanagement-Tool. Hauptsache, die Aufgaben sind erst einmal aus Ihrem Kopf!
2. Erstellen Sie einen Zeitplan
Nun haben Sie eine To-Do-Liste erstellt. Aber was ist das? Sie wird länger und länger und macht sich fast selbständig?!
Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und machen Sie sich einen Zeitplan, wann Sie welche Aufgaben erledigen möchten oder auch müssen.
Seien Sie dabei nicht zu starr; Sie müssen trotzdem flexibel sein.
Sie können hier auch mit fixen Zeiten arbeiten, z.B. morgens 8 Uhr E-Mails, 9 Uhr Kundentelefonate, 10 Uhr Marketing usw.
Tipp: Bei meinem Projektmanagement-Toll kann ich erkennen, wie lange die Aufgabe wahrscheinlich dauern wird und ich habe so gleich mehr Überblick über meinen Tag bzw. meine Kapazitäten.
Und: Versuchen Sie, gleichartige Aufgaben so weit wie möglich zu Blöcken zusammenzufassen!
3. Eat the frog
Versuchen Sie, unangenehme Dinge gleich am Morgen zu erledigen. So starten Sie gleich einmal mit einem Erfolgserlebnis in den Tag und Sie haben die unangenehmste Aufgabe bereits erledigt. Also: Zähne zusammenbeißen und durch!
4. Papierloses Büro
Versuchen Sie, ein papierloses Büro zu etablieren. Egal ob Sie eine Mischform anstreben oder voll digital werden möchten, habe ich nun noch einige Tipps zur Umsetzung:
- E-Mail-Postfach
Wir alle sind mit einer Flut an E-Mails konfrontiert. Versuchen Sie, Ihren Posteingang so weit wie möglich „auszudünnen“, beispielsweise indem Sie nicht mehr benötigte oder nicht mehr interessante Newsletter abbestellen.
Versuchen Sie, statt über E-Mail über ein Chatsystem (z.B. Skype, Slack) zu kommunizieren oder greifen Sie doch auch einmal zum Telefonhörer.
Vermeiden Sie auch das Einfügen von Empfänern in „CC“ bzw. setzen Sie dieses Instrument mit Bedacht ein. - Leerer Desktop
Es gibt zwei Arten von Computer-Nutzern. Die einen haben einen fast leeren Desktop – und bei den anderen quillt der Desktop förmlich über.
Der Desktop am Computer ist Ihr virtueller Schreibtisch. Sortieren Sie auch hier ordentlich aus. Ihr Desktop sollte möglichst leer sein – richten Sie hier ausschließlich Verknüpfungen ein zu Dateien, Ordnern oder Programmen, die sie täglich benötigen. - Dokumentenmanagement
Nun geht es um die Ordnung Ihrer digitalen Dokumente. Machen Sie sich Gedanken, ob es sich vielleicht lohnt, ein Dokumentenmanagementsystem anzuschaffen? Oder reicht ggf. die Ablage in verschiedenen Ordnern? Aber Achtung: Hier ist unbedingt die GOBD zu beachten! Hierüber wird es in der nächsten Zeit einmal einen separaten Beitrag geben. - Notizen
Schreiben Sie Ihre Notizen noch per Hand? Ja, auch ich liebe dieses Gefühl. Aber die Notizen neigen ebenfalls dazu, unkontrolliert zu wachsen. Deshalb habe ich auf digitale Notizen umgestellt – und schreibe diese per Hand. Denn ich habe mir einen „schlauen“ Notizblock (RocketBook) angeschafft und digitalisiere meine Notizen regelmäßig – so lassen sich diese Notizen auch prima zuordnen und wiederfinden!
Vorteile des papierlosen Büros:
Alles in allem hat ein papierloses Büro viele Vorteile: Sie sparen sich etliche Seiten Papier im Jahr, die Dokumente sind schnell verfügbar und leicht auffindbar (ggf. auch von überall auf diesem Planeten), es steigert das Wohlfühlambiente und – und Sie brauchen sich keine Gedanken um einen Brand oder eine Überschwemmung machen (sofern Ihre Dokumente extern und nicht auf einem lokalen PC gesichert werden)!
Betrachten Sie die Organisation Ihrer Arbeitsprozesse als Ganzes. Sie müssen nicht alles auf einmal umsetzen. Vieles baut sich nach und nach auf und wird sich auch immer wieder einmal ändern!
Und nun: Viel Erfolg beim Umsetzen!
