Auf vielen Schreibtischen findet man große Papierstapel, Notizzettel, To-Do-Listen, Ordner, und ein großes Stifte-Wirrwarr. Aber können Sie so wirklich konzentriert und zeiteffizient arbeiten? Und wie viel Zeit benötigen Sie, um diesen einen Brief zu finden?
Wie können Sie das besser machen? Genau das schauen wir uns heute einmal an.
Tipp 1: Leeren Sie Ihren Schreibtisch!
Wie sieht es aktuell auf Ihrem Schreibtisch aus? Sehen Sie noch Ihre Tischplatte oder ist sie zwischen den Büroutensilien und Papierstapeln nur noch zu erahnen?
Um Ihren Schreibtisch neu zu organisieren, sollten Sie zuerst einmal alles vom Schreibtisch räumen und genießen Sie dieses Gefühl.
Wichtig: Räumen Sie nun wirklich nur noch das auf Ihre Tischoberfläche, was Sie unbedingt dort benötigen – also fast nichts! Räumen Sie bei dieser Gelegenheit alle Dinge, die einen festen Platz in Ihrem Büro haben, gleich einmal auf. Benötigen Sie wirklich all diese Dinge? Oder kann etwas entsorgt werden oder in eine der Schubladen wandern?
Tipp 2: Schaffen Sie ein Ablagesystem
Um Ihre Büroarbeit zu organisieren, ist ein Ablagesystem essentiell! Um ein effizientes Ablagesystem zu schaffen, analysieren Sie zuerst, welche Dokumente und welche zugehörigen Aufgaben regelmäßig (oder täglich) anfallen. Versuchen Sie nun, dies in Kategorien aufzuteilen. Dies können Aufgaben oder auch Abgabefristen sein.
Nun stellen Sie klare Ablageregeln auf, welches Dokument in welche Kategorie kommt. Hierzu können Sie – sofern Sie nicht ausschließlich papierlos arbeiten – auf verschiedene Organisationssysteme bzw. Hilfsmittel zurückgreifen:
- Stehsammler
- Ablagefächer/Ablagekörbe
- Hängemappen
- Register
- verschiedenfarbige Ordner und/oder Mappen
- usw.
Sie können diese Hilfsmittel auch miteinander kombinieren, um eine optimale Schreibtischorganisation zu schaffen.
Achten Sie darauf, dass Ihr neues Ablagesystem einfach ist und halten Sie die Struktur so einfach und schlank wie möglich! Beschriften Sie alle Mappen, Ablagekörbe usw. Dies gilt auch für Ihre digitalen Ordner.
Arbeiten Sie digital? Sie werden vermutlich zumindest eine Briefablage für „Bearbeiten“ sowie „Ablage“ oder „Scannen“ benötigen.
Tipp 3: Freitags-Routine
Wow! Nun kann sich Ihr Schreibtisch sehen lassen. Aber passen Sie auf, dass aus dieser Ordnung nicht schon bald wieder die altbekannte Unordnung wird.
Investieren Sie deshalb z.B. jeden Freitag die letzten 15 Minuten vor dem Wochenende, um Ihren Schreibtisch aufzuräumen. Sortieren Sie Ihre Dokumente: Benötigen Sie alle Dokumente? Dann ablegen oder Scannen. Nun sollten nur noch Dokumente in der Briefablage liegen, die in der nächsten Woche bearbeitet werden müssen.
Räumen Sie alle Büroutensilien an Ihren Platz, so lange bis Ihre Schreibtischoberfläche wieder leer ist. Vielleicht noch einmal kurz drüber wischen und genießen!
Mit dieser Ordnung starten Sie am Montag gleich organisiert in die neue Woche!
Tipp 4: Clean desk – Konzept der leeren Schreibtische
Viele Firmen nutzen inzwischen eine clean desk policy. Bei diesem Konzept darf nach Feierabend kein einziges Stück Papier mehr auf den Schreibtischen der Mitarbeiter/innen sein. D.h., die Mitarbeiter müssen jeden Abend, bevor sie das Büro verlassen, ihren Schreibtisch aufräumen bzw. ableeren.
Dies bringt (neben Sicherheitsaspekten, da keine Papiere offen herumliegen) insgesamt eine bessere Organisation und steigert daneben auch noch den Wohlfühlfaktor für Sie oder Ihre Mitarbeiter!
Tipp 5: Machen Sie Ihren Schreibtisch zu einer „Wohlfühloase“
An Ihrem Arbeitsplatz verbringen Sie als Selbständige/r wahrscheinlich mehr als acht Stunden pro Tag. Das ist ungefähr die Hälfte der Zeit, die Sie wach sind!
Deswegen sollten Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz auch wohlfühlen! Mit dem Aufräumen der Oberflächen und Schubladen sowie der Schaffung eines guten Ablagesystems haben Sie schon den ersten Schritt gemacht.
Sorgen Sie nun mit ein paar Details für den letzten Schliff und gestalten Sie Ihr Büro bzw. Ihren Schreibtisch so, dass Sie sich wohlfühlen und es Ihnen wirklich gefällt. Wie wäre es mit einer Pflanze, einer besonderen Tischlampe oder auch ein paar Bildern? Und: Denken Sie auch an einen bequemen Bürostuhl!
Tipp 6: Vermeiden Sie Papierstapel!
So bauen sich schnell auf, lassen sich aber nur schwer wieder loswerden: Papierstapel!
In Papierstapel gehen wichtige ToDos und Informationen leicht unter oder Sie sammeln Dokumente, die Sie eigentlich gar nicht mehr brauchen, Sie engen Sie beim Arbeiten ein, lenken Sie ab.
Sortieren Sie Ihre Dokumente deshalb immer sofort aus bzw. in den richtigen Ablagekorb ein, um ihn dann zu bearbeiten. Fragen Sie sich bei jedem Dokument, ob Sie es noch brauchen oder beispielsweise direkt digital abgelegt werden kann.
Zum Schluss: Sortieren Sie einmal pro Quartal alles durch
Um Ihre Schreibtischorganisation dauerhaft beizubehalten, tragen Sie sich doch einmal im Quartal einen Termin in Ihren Kalender ein und sortieren Sie einmal alles durch. So halten Sie Ihr Ablagesystem schlank. Sie können Dokumente, die Sie nicht mehr brauchen (und auch nicht aufbewahren müssen!) direkt entsorgen und verschaffen sich dabei gleich noch einmal einen Überblick über alle Dokumente.
Ihr Schreibtisch ist nun perfekt organisiert und strukturiert, so dass Sie Ihre Zeit nicht mit unnötigem Suchen von Dokumenten beschäftigen müssen und sich optimal auf Ihre Arbeit konzentrieren können!
