In den meisten Fällen können Sie enorm davon profitieren, Aufgaben auszulagern und z.B. an eine virtuelle Assistenz auszulagern. Es gibt aber Situationen, bei denen sich ein Outsourcing (noch) nicht eignet und Sie erst einmal ein wenig Vorarbeit leisten sollten.
Sie wissen nicht, was Sie von der virtuellen Assistenz erwarten
Eine der wichtigsten Grundlagen einer erfolgreichen Zusammenarbeit ist zu wissen, was Sie von Ihrer externen Unterstützung eigentlich erwarten:
- Welche Aufgaben sollen überhaupt erledigt werden?
- Welche Fähigkeiten und Qualifikationen werden hierzu benötigt?
- Für wie viele Stunden pro Woche benötigen Sie Unterstützung?
- Wie viel sind Sie bereit, zu investieren?
Erst, wenn Sie selbst wissen, was Sie von einem Dienstleister überhaupt erwarten, können Sie diese Erwartungen auch formulieren und kommunizieren und so den Erfolg einer Zusammenarbeit bewerten.
Ohne eine Antwort auf diese Fragen können Sie nämlich weder einen geeigneten Dienstleister auswählen, noch können Sie messen, ob die Aufgaben ordentlich bzw. zu Ihrer Zufriedenheit erledigt wurden – es bleibt hier ansonsten bei einer Bewertung nach Gefühl …
Sie sind kein verlässlicher Auftraggeber
Um erfolgreich mit einer virtuellen Assistenz oder einem Bürodienstleister zusammenzuarbeiten, benötigt man eine solide Basis. Sie müssen also ein absolut verlässlicher Auftraggeber sein. D.h. Sie müssen organisiert sein. Wenn Ihr Schreibtisch gerade eine absolute Baustelle ist und Sie selbst null Überblick über Ihre Aufgaben haben, sollten Sie Ihre Arbeitsweise zumindest so in Ordnung bringen bzw. organisieren, dass Sie – und somit auch Ihre virtuelle Assistenz – produktiv arbeiten können.
Dies bedeutet beispielsweise:
- Sie müssen eindeutige Arbeits- bzw. Auftragsanweisungen geben
- Ihr Auftragnehmer muss Sie z.B. für Rückfragen erreichen können
- Wann soll/muss der Auftragnehmer für Sie erreichbar sein
- Ihr Auftragnehmer benötigt auch genügend Zeit, die Aufgaben erledigen zu können
Versetzen Sie sich also in die Situation des Auftragsnehmers. Welche Informationen bzw. Arbeitsanweisungen werden benötigt, um die Aufgaben überhaupt bzw. effektiv und mit einem guten Ergebnis erledigen zu können? Wie kann eine gute Kommunikation stattfinden und zu welchen Zeiten können Sie gut kontaktiert werden?
Wie Sie sehen, es geht nicht darum, Ihre komplette Arbeitsweise einmal auf den Kopf zu stellen. Es geht vielmehr um ein bisschen Vorbereitung und Selbstorganisation, um die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu legen. Treffen Sie also die nötigen Vorbereitungen, bevor Sie sich externe Unterstützung holen.
Sie können nicht abgeben
Vielen Selbständigen fällt es schwer, Aufgaben (die sie bisher selbst erledigt haben) abzugeben. Sie schätzen es, sich mit niemandem absprechen zu müssen. Kommt aber irgendwann der Punkt, dass sie überfordert sind und und ihre To-Dos nicht mehr erledigen können, gleicht das Engagement einer virtuellen Assistenz oft eher einer Notlösung. Denn im Hinterkopf geistern weiterhin die folgenden Gedanken herum:
- Ich kann die Aufgabe selbst am besten erledigen.
- Ich habe keine Lust, diese Aufgabe jemandem zu erklären.
- Ich habe keine Lust, jemandem Feedback zu geben.
- Das Abgeben der Aufgaben kostet mich am Ende wahrscheinlich mehr Zeit, viel Geld und verursacht Stress.
- Ich muss eigentlich jeden einzelnen Arbeitsschritt kontrollieren.
Mit diesen Gedanken hat Ihr virtueller Assistent ehrlicherweise gar keine Chance, mit Ihnen erfolgreich zusammenzuarbeiten und Ihre Erwartungen zu erfüllen.
Das Outsourcen von Aufgaben ist für Sie eine neue Situation – geben Sie sich und Ihrer virtuellen Assistenz Zeit, um sich einzuspielen. Stehen Sie dem Auslagern von Aufgaben offen gegenüber. Und beenden Sie die Zusammenarbeit nicht sofort, sobald etwas schief läuft. Geben Sie dann lieber konstruktive Kritik, formulieren vielleicht noch einmal aus, was Sie erwarten.
Fazit: Mit der richtigen Vorbereitung und dem richtigen Mindset (wie man neudeutsch so schön sagt), können Sie eine Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister erfolgreich gestalten. Achten Sie auf ein paar kleine, aber wichtige Dinge (wie z.B. eine funktionierende Kommunikation bzw. Absprachen) und gehen Sie mit der richtigen Einstellung an die Sache heran. Es wird (nach einer kurzen Zeit der Umgewöhnung) eine Bereicherung für Sie sein!
