Sie sitzen im Büro und wissen gar nicht mehr, wo Sie anfangen sollen? Die Arbeit wächst Ihnen über den Kopf und Sie kommen gar nicht mehr dazu, Ihre Kunden so zu bedienen, wie Sie es gerne möchten? Das muss nicht sein! Es macht oft sogar schon viel früher Sinn, mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten! So können Sie sich viel Stress ersparen und Zeit gewinnen, die Sie wiederum für produktive (und bezahlte) Arbeit) verwenden können.
So mag die Zusammenarbeit mit einem selbständigen Dienstleister zwar vordergründig erst einmal Geld kosten. Aber: In dieser Zeit können Sie sich selbst um andere Dinge kümmern. Eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung.
Aber wann sollte nun ein virtueller Assistent beauftragt werden?
Hierfür gibt es keine klare Antwort. Aber ich kann Ihnen einige Situationen nennen, in denen es sinnvoll ist, sich Unterstützung zu suchen:
Sie haben immer wieder dieselben Aufgaben zu erledigen, Sie Ihnen absolut keinen Spaß machen, die aber nicht von Ihnen persönlich erledigt werden müssen.
Sie brauchen für bestimmte Aufgaben sehr lange, da Sie sich nicht wirklich auskennen und sich alles erst aneignen müssten. Hier müsste eigentlich ein Profi ran.
Sie haben Probleme, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, weil Sie zu viele organisatorische Aufgaben erledigen müssen.
Sie haben eine bestimmte Aufgabe, die wichtig ist, die aber immer wieder sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, die Sie eigentlich nicht haben – z.B. die Bearbeitung Ihres Podcasts oder die Transkription von Diktaten oder Interviews.
Sie benötigen nur für wenige Stunden pro Monat Unterstützung?
Sie benötigen nur wenige Stunden Auftragsvolumen pro Monat?
Das ist gar kein Problem. Denn einen virtuellen Assistenten können Sie schon ab einer Stunde Arbeit pro Woche oder pro Monat, aber auch für einzelne Projekte beauftragen. Denn genau dafür ist diese Dienstleistung gedacht.
Die meisten Selbständigen warten viel zu lange damit, Aufgaben und Tätigkeiten auszulagern. Bis dahin geraten sie immer mehr in Stress. Zudem werden dann oft sehr viele Aufgaben ausgelagert, oft viel zu viel und ohne ein wirkliches Konzept. Hauptsache, die Arbeit ist weg.
Viel sinnvoller ist es, mit kleineren Aufgabenpaketen zu starten. So kann erstmal in Ruhe ausprobiert werden, was funktioniert und was Sie selbst wirklich auslagern möchten.
Wie sollte das Auslagern von Aufgaben ablaufen?
Sie haben sich entschlossen, einen virtuellen Assistenten zu beauftragen? Aber welche Aufgaben sollen das denn nun wirklich sein?
Grafiken erstellen, Rechnungen schreiben, Angebote schreiben, Termine vereinbaren, Recherchen, Schreibarbeiten, digitale Ablage usw.
Hier hat es sich bewährt, einmal alle anfallenden Aufgaben aufzuschreiben, z.B.:
Natürlich sollten Sie jetzt nicht Ihre eigentliche Arbeit, also die Arbeit für IHREN EIGENEN KUNDEN abgeben. Aber die digitale Ablage oder die Erstellung von Rechnungen? Na klar!
Fragen Sie sich hier, welche Aufgabe von jemand anderem schneller oder besser erledigt werden kann. Ihre Kernkompetenz sollte keinesfalls ausgelagert werden. Aber das Backoffice wäre hierfür ideal.
Aber egal, was Sie auslagern: Je wichtiger die Aufgabe für Ihr Business ist, desto gründlicher muss ein Outsourcing vorbereitet werden!
Aber ab wann macht es nun wirklich Sinn, einen geeigneten virtuellen Assistenten zu suchen?
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass es sich schon lohnt, wenn Sie auch nur eine Stunde Arbeit pro Woche abgeben. Denn Sie haben damit eine Stunde mehr, um sich auf Ihre Kernaufgaben zu fokussieren, sich der Neukundengewinnung zu widmen oder Ihre eigenen Aufträge abzuarbeiten. Hierbei ist es auch in Ordnung, wenn das Auftragsvolumen schwankt. Wichtig ist in diesem Fall nur, dies mit Ihrem virtuellen Assistenten abzusprechen.
