Nichts ist schlimmer, als immer wieder das Gefühl zu haben, nie fertig zu werden und dass die Arbeit immer mehr wird. Es geht alles Schlag auf Schlag und es besteht die ständige Gefahr, etwas zu vergessen oder es nicht rechtzeitig fertig zu bekommen. Der Frust und der Stress steigern sich und auch wenn wir uns bemühen die To-dos zu erledigen, wir werden das Gefühl nicht los, dass wir alles sofort erledigt haben müssen und nichts geschafft bekommen.
Haben Sie sich schon mal gefragt, warum es nicht klappt? Meist stecken keine mangelnden kreativen Ideen, sondern ein schlechtes Zeit- und Aufgabenmanagement dahinter.
Um Licht ins Dunkel zu bringen, arbeitet man sich in also in drei Schritten vor.
- Aufgaben sammeln, z.B. in einer To-do-Liste
- Aufgaben nach Prioritäten sortieren
- Tun: Aufgaben nacheinander abarbeiten
Aber wie nun? Ich persönlich habe mit einfachen To-do-Listen keine guten Erfahrungen gemacht. Ich arbeite stattdessen nach dem Prinzip Kanban. Und wichtig, das kann ich nicht oft genug sagen: Prozesse, Prozesse, Prozesse!
3 Schritte zu mehr Produktivität
Schritt 1: Aufgaben sammeln
Zuerst einmal beginnen wir also damit, alle Aufgaben, die zu erledigen sind, zu sammeln. Dies kann erst einmal auf einem ganz normalen Notizzettel sein. Hauptsache, wir haben alles, was zu erledigt ist vor unseren Augen. Dabei ist es im ersten Schritt auch egal, wie wichtig die Aufgaben sind und wann sie fertiggestellt werden müssen.
Schritt 2: Aufgaben nach Prioritäten sortieren
Nun geht es ans Sortieren der verschiedenen Aufgaben. Hierbei teilen die die Aufgaben in drei Prioritäten:
- Jetzt/Sofort (Priorität)
- Diese Woche
- Später
Nachdem das erledigt ist, geht es ans Tun. Und zwar mit System!
Schritt 3: TUN!
Nachdem Sie nun alle Aufgaben nach Prioritäten sortiert haben, geht es ans Abarbeiten Ihrer Aufgaben. Wichtig hierbei ist, dass Sie die Aufgaben möglichst nicht unterbrechen – es sei denn, Sie warten beispielsweise auf eine Rückmeldung vom Kunden, also auf den nächsten Schritt dieser Aufgabe.
To-do-Liste oder Kanban? Auf jeden Fall digital!
Ob Sie mit einer klassischen To-do-Liste arbeiten oder mit dem Kanban-System, das liegt ganz an Ihnen und was Ihnen besser liegt. Ich persönlich arbeite auch nicht mit einem Zettel – denn dann ist die nächste Zettelwirtschaft schon wieder vorprogrammiert. Und genau das wollen wir ja vermeiden.
Ich persönlich arbeite nach dem Kanban-Prinzip. Hier gibt es verschiedene Anbieter, wie z.B. Trello, oder auch MeisterTask*, was mein absoluter Favorit ist.
Und im Gegensatz zur To-do-Liste auf Papier gibt mir das Tool auch einen kleinen Stubs, wenn eine Aufgabe ansteht bzw. fällig wird.
Prozesse, Prozesse, Prozesse
Ich kann es gar nicht oft genug sagen. Prozesse sind das A und O einer guten Organisation. Halten Sie Ihre Prozesse schriftlich fest – dies kann auf einem Blatt Papier sein, in einem Word-Dokument oder auch – so wie bei mir – in einem Projektmanagement-Tool*, dass alle nötigen Schritte nacheinander anzeigt.
Denn nur, wenn Sie nicht jedes Mal überlegen müssen, was jetzt zu tun ist, ob Sie etwas vergessen haben usw. können Sie fokussiert und produktiv arbeiten.
Mit diesen Schritten steht einem gut organisierten Arbeitsablauf nun nichts mehr im Wege.
