Raus aus dem Bürochaos | #40

Besonders im Homeoffice sammeln sich gerne viele verschiedene Dinge an. Aber seien Sie einmal ehrlich: Wenn sich auf Ihrem Schreibtisch Dinge wie Briefe, Stifte, Lineale, ggf. noch private Einkaufszettel stapeln, können Sie dann noch konzentriert arbeiten? Ich nicht. Deshalb nutze ich den Jahresanfang gerne, um meinen Schreibtisch einmal komplett in Ordnung und System und mein System einmal zu prüfen.

Der Schreibtisch im Homeoffice - ein Magnet für viele Dinge

Ein Einkaufszettel, Bastelmaterial von den Kindern, ein Stapel Post, Unterlagen für das aktuelle Projekt, Schreiben der Schule, … es könnte ewig so weitergehen. Und genauso sieht es auf vielen Schreibtischen im Homeoffice aus. Viele Dinge, die den Weg in ein externes Büro niemals finden würden, landen hier auf unserem Schreibtisch. Hier bin ich tagsüber zu finden und irgendwie zieht mein Schreibtisch Dinge wie Schulrundschreiben usw. magisch an.

Und dabei muss das Ganze nicht einmal unordentlich sein. Aber der Schreibtisch ist trotz eines Systems vielleicht einfach nur voll. Zu voll …

Mit einem leeren Schreibtisch fokussiert arbeiten

Ganz ehrlich: Diese Dinge, die auf meinem Schreibtisch eigentlich nichts zu suchen haben, lenken mich unglaublich ab. 

Wie ist das bei Ihnen: Fragen Sie sich einmal, was Ihr Gehirn mit den vielen, vielen Informationen macht, die auf Ihrem Schreibtisch so herumliegen? Schauen Sie sich also einmal auf Ihrem Schreibtisch um und hören in sich hinein:

  • „Ja, das müsste ich auch noch besorgen.“
  • „Oh Mann, darauf habe ich jetzt gar keine Lust!“
  • „Das darf ich auf gar keinen Fall vergessen“
  • „In die Drogerie muss ich auch noch.“
  • „Das mach ich morgen …“
  • „Keine Ahnung, wie ich das nur alles schaffen soll.“

Ehrlich? So kann man nicht fokussiert arbeiten! Immer wieder sehe ich Dinge, die meine Aufmerksamkeit auf sich lenken, obwohl sie gerade gar nicht an der Reihe sind! Und das kostet Zeit, Nerven und Energie! 

Gründe für einen vollen Schreibtisch und was Sie dagegen tun können

Schauen wir uns einmal an, warum wir so viele Dinge auf unserem Schreibtisch haben.

 

Nur nichts vergessen!

Manchmal haben wir das Gefühl, dass wir Dinge, die wir sehen bzw. „direkt vor unserer Nase liegen“ nicht vergessen können. 
Das bedeutet aber auch, dass noch keine sinnvolle To-Do-Liste etabliert wurde.

Bauen Sie also eine To-Do-Liste auf oder suchen Sie sich ein gutes Projekt-Management-Tool. Ich nutze in meinem Fall MeisterTask*. Das ist nicht überladen und ich verliere nichts aus den Augen.

Dinge haben keinen Platz

Wohin sollen nur die ganzen Dinge, die Sie manchmal täglich, manchmal aber auch nur einmal in der Woche nutzen? Irgendwie ist das alles auf Ihrem Schreibtisch gelandet. Aber muss der Locher wirklich auf der Schreibtischoberfläche stehen, wenn Sie vor allem mit digitalen Dokumenten arbeiten?

Deshalb empfiehlt es sich, den Arbeitsplatz in drei Zonen einzuteilen:

  • Nutze ich täglich
    Dinge, die Sie wirklich täglich nutzen, sollten immer in Griffweite stehen. Meine Kopfhörer sind beispielsweise griffbereit auf einem schönen Headset-Ständer.
  • Nutze ich regelmäßig
    Dinge, die ich vielleicht mehrmals die Woche benötige (z.B. Buchhaltungsunterlagen, mein Mikrofon) sind außerhalb meines Blickfeldes direkt hinter mir in/auf eine Sideboard bzw. in meinen Schreibtisch-Schubladen untergebracht.
  • Nutze ich selten/fallweise
    Dinge, die ich wirklich nur selten nutze, werden in Regalen, Schränken oder Schubladen (ggf. in Boxen nach Thema sotiert9 untergebracht, wobei ich hier ggf. sogar aufstehen muss, um sie zu holen.

Übrigens: Eine Papierablage habe ich mehr oder weniger abgeschafft. In Ordnern lagern nur noch alte Buchhaltungsunterlagen, Verträge usw. Ich führe inzwischen ein fast papierloses Büro, so dass ich nur noch Belege bzw. Unterlagen in Papierform aufbewahre, die in Papierform bei mir eintrudeln und die ich in dieser Form aufbewahren muss. Hierfür nutze ich – und ich bin begeistert, weshalb es sich hier um eine unbezahlte Empfehlung handelt – das System „fileee“. So habe ich diese Unterlagen in digitaler Form schnell griffbereit, kann aber im Bedarfsfall einfach und schnell auf das Original zugreifen, ohne viele Ordner herumstehen zu haben.

 

Perfektionismus

Nein, bitte warten Sie nicht auf den perfekten Moment, um Ihren Schreibtisch perfekt zu organisieren und warten Sie nicht, bis Sie das perfekte System gefunden haben. Ein System darf sich verändern. 
Starten Sie also lieber unperfekt, statt gar nicht!

 

Sie haben keine Routinen

Der Punkt, um einen aufgeräumten und leeren Schreibtisch auch zu halten. Etablieren Sie Routinen. Beispielsweise: Räumen Sie jeden Abend Ihre Schreibtischoberfläche leer und sortieren Sie beispielsweise Briefe in das richtige Fach ein.

Routinen sind nicht langweilig oder eintönig. Nein. Routinen sind das wichtigste Tool, das Sie haben, um Ihren Arbeitsalltag zu gestalten. Nutzen Sie es! Das Schöne daran: Irgendwann gehen Ihnen diese Routinen so in Fleisch und Blut über, dass Sie gar nicht mehr über diese Arbeitsschritte nachdenken müssen. Ist das nicht eine Erleichterung!

Ihr Weg zu einem aufgeräumten Schreibtisch für fokussierte Arbeit im Homeoffice

  1. Schaffen Sie einen Platz für alle Unterlagen, die Sie für Ihre Arbeit brauchen. Hier eignet sich beispielsweise ein Ablagefach (außerhalb Ihres Blickfelds) oder eine schöne Sammelmappe bzw. ein Pultordner.
  2. Legen Sie eine ToDo-Liste an und schreiben Sie dort alle Aufgaben auf, die Sie zu erledigen haben. Hier sind auch Aufgaben für die Unterlagen in diesem Ablagefach bzw. der Sammelmappe befinden zu beachten!
  3. Alle Werkzeuge (z.B. Locher, Lineal), die sich auf Ihrem Schreibtisch befinden, sammeln Sie in einer Kiste. Diese stellen Sie erst einmal auf den Boden neben den Schreibtisch. Immer, wenn Sie nun etwas aus dieser Box nutzen, überlegen Sie sich einen sinnvollen Platz dafür. Aber möglichst nicht die Schreibtischoberfläche, sondern beispielsweise eine Schublade.
  4. Nach einer Woche nehmen Sie sich diese Box noch einmal vor. Alles, was jetzt noch in der Box liegt und noch keinen Platz hat, darf ruhig weiter weg gelagert werden – falls Sie es überhaupt noch benötigen.

Nun sollten Sie Platz auf Ihrem Schreibtisch haben. Genießen Sie das und achten Sie mit Routinen darauf, dass es auch so bleibt!

Benötigen Sie Unterstützung für Ihr Büro, beispielsweise bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente? Dann können Sie mich über mein Anfrageformular gerne kontaktieren. Ich freue mich auf Sie.

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