Warum du Büroorganisation, Zeit- und Selbstmanagement gemeinsam betrachten solltest!
- Martina Lankes
- vor 2 Tagen
- 8 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 6 Stunden
In meinem Arbeitsalltag als selbstständige Bürodienstleisterin und Mentorin begegnet mir ein Thema immer wieder: Büroorganisation, Zeitmanagement und Selbstmanagement werden fast immer als drei völlig getrennte Aufgaben behandelt.
Viele Selbstständige versuchen zuerst, ihre Ordner auf dem Computer neu zu ordnen, testen einige Wochen später eine neue Methode für ihr Zeitmanagement und versuchen irgendwann, ihre täglichen Arbeitsgewohnheiten anzupassen.
In der alltäglichen Praxis hängen diese Bereiche jedoch sehr eng zusammen: Wenn an einer Stelle die passende Struktur fehlt, gerät der gesamte Arbeitstag ins Stocken und am Ende des Tages bleibt das Gefühl, trotz pausenloser Arbeit nicht wirklich etwas geschafft zu haben.
In diesem Artikel nehme ich dich mit in eine meiner Beratungsstunden und zeige dir ganz konkret, wie diese Themen in deinem Büroalltag ineinandergreifen.
Inhaltsverzeichnis
Die Podcast-Episode zum Artikel
Aus meiner Office-Sprechstunde
Vor gut einer Stunde hatte ich eine SOS Office-Sprechstunde mit einer Kundin. Aus diesem Gespräch möchte ich dir sehr gerne erzählen, weil es so wunderbar zeigt, vor welchen Herausforderungen viele Selbstständige in ihrem Arbeitsalltag stehen.
Die Kundin buchte den Termin bei mir, weil sie sich in ihrem Büro schlicht überfordert fühlte. Sie sagte zu mir:
„Martina, ich finde meine Dokumente nicht mehr. Ich habe das Gefühl, ich muss dringend an meinen Ordnern arbeiten und bin den ganzen Tag nur am Rödeln und Suchen.“
Wir haben uns ihre Situation daraufhin gemeinsam in Ruhe angeschaut. Sie zeigte mir ihre aktuelle Ordnerstruktur auf dem Bildschirm und erklärte mir, wie sie ihre Dokumente, Angebote und Rechnungen bisher abgelegt hatte. Ihr eigenes Bauchgefühl war dabei völlig richtig: In ihren Ordnern gab es tatsächlich einiges an Potenzial, um Wege und Klicks abzukürzen. Die Ordner waren sehr tief verschachtelt und Dateien lagen an unterschiedlichen Orten verteilt.
Die größte Sorge meiner Kundin war jedoch eine ganz andere. Sie hatte richtiggehend Angst davor, dass wir jetzt gemeinsam alle Dateien der letzten Jahre rückwirkend umsortieren müssten. Wenn man sich so einen riesigen Berg an Arbeit vorstellt, verliert man natürlich sofort die Motivation. Man fängt gar nicht erst an, sondern schiebt das Thema Büroorganisation immer wieder vor sich her.
Der Stichtag-Ansatz für deine Ablage
Um genau dieses Problem zu lösen, habe ich ihr eine sehr pragmatische Vorgehensweise vorgeschlagen, mit der sie sofort starten konnte, ohne alte Unterlagen stundenlang umsortieren zu müssen:
Eine flache Hierarchie festlegen: Wir haben vereinbart, dass ihre neue digitale Ordnerstruktur maximal drei Unterebenen tief sein darf. So bleibt jeder Ordner übersichtlich und man ist mit wenigen Klicks genau am Ziel.
Einen klaren Stichtag wählen: Als Startpunkt wählten wir den 1. Juli, also ein Datum, das zum Zeitpunkt unseres Gesprächs erst gut zwei Wochen zurücklag.
Einen Übergangsordner anlegen: Alle Dokumente aus der Zeit vor diesem Stichtag sammelten wir vorübergehend in einem Archiv- bzw. Übergangsordner.
Ab dem 1. Juli speichert meine Kundin nun jede neue Datei direkt am richtigen Ort in ihrer neuen, schlanken Struktur ab. Und was passiert mit den alten Unterlagen im Übergangsordner? Immer wenn sie im Tagesgeschäft ein altes Dokument benötigt, holt sie es einfach kurz aus dem Übergangsordner hervor und legt es nach der Bearbeitung direkt in der neuen Ordnerstruktur ab.
Auf diese Weise sortieren sich die wirklich wichtigen Altakten im Laufe der Zeit fast von alleine um. Der riesige Berg an Vorarbeit war mit diesem einfachen Schritt sofort aufgelöst. Meine Kundin war über diese Lösung extrem erleichtert, weil sie gemerkt hat, dass gute Organisation nicht bedeutet, die Vergangenheit lückenlos aufräumen zu müssen.
Wie viele Orte hast du für deine Aufgaben?
Da wir das Thema Ordnerstruktur in der Sprechstunde viel schneller gelöst hatten als gedacht, war noch etwas Zeit übrig. Ich bin dann auf den zweiten Punkt zu sprechen gekommen, den sie mir ganz am Anfang genannt hatte, nämlich dass sie den ganzen Tag auf Trab ist, aber gefühlt ihre Aufgaben nicht abgearbeitet bekommt.
Ich habe während unseres Videocalls schon ein wenig auf ihren Schreibtisch geschaut. Meine Kundin hatte ihren Kamerahintergrund nicht verschwommen eingestellt. Das gefällt mir persönlich immer sehr gut, weil man so im Gespräch viel natürlicher miteinander sprechen kann als mit diesen künstlichen Bildeffekten.
Auf ihrem Schreibtisch sah ich verschiedene Zettel und Blöcke liegen. Als ich sie fragte, wie sie ihre täglichen To-Dos organisiert, wurde schnell klar, wo die eigentliche Herausforderung in ihrem Arbeitstag lag. Sie verwaltete ihre anstehenden Aufgaben nämlich an drei völlig verschiedenen Orten:
Im Kalender: Hier standen zwischen ihren festen Terminen auch immer wieder einzelne Aufgaben verteilt.
In einem Notizbuch: Dort waren Arbeitsaufgaben bunt gemischt mit ihren inhaltlichen Notizen aus Kundengesprächen zu finden.
Auf einem To-Do-Block: Sie zeigte mir voller Stolz einen hübschen Aufgabenblock aus dem Supermarkt. Das war an sich ein schöner Ansatz, bedeutete bei ihr aber schlicht den dritten Speicherort für Aufgaben.
Sie hatte sich wirklich Mühe gegeben und versucht, ihre Vorhaben zu strukturieren. Wenn du deine Aufgaben jedoch an drei unterschiedlichen Stellen festhältst, hast du zu keinem Zeitpunkt einen vollständigen Überblick. Es geht unheimlich schnell etwas verloren, du vergisst Fristen und wechselst ständig zwischen den verschiedenen Notizen hin und her.
Der richtige Platz für Kalender und Aufgaben
Wir haben in der verbleibenden Zeit erarbeitet, wie sie ihre Aufgaben an einem einzigen, festen Ort bündeln kann:
Der Kalender ist nur für feste Termine da: Im Kalender werden ausschließlich Termine eingetragen, die an eine feste Uhrzeit gebunden sind, oder Aufgaben mit starren Fristen. Dazu gehören zum Beispiel Kundentermine, feste Besprechungen oder die pünktliche Meldung der Umsatzsteuer beim Finanzamt.
Ein zentraler Ort für alle To-Dos: Für alle flexiblen Tages- und Wochenaufgaben nutzt sie ab sofort ausschließlich ihren Aufgabenblock als zentrale Sammelstelle. Dort trägt sie am entsprechenden Tag dann aber auch ihre Termine und Fristaufgaben ein.
Jetzt denkst du vielleicht: „Kann sie das nicht alles digital in einem Programm machen?“ Natürlich kann sie das. Aber ich habe in meinem Mentoring immer wieder Selbstständige, die dieses haptische Gefühl von Papier und Stift einfach für ihren Arbeitsfluss brauchen. Wenn dir das Schreiben auf Papier guttut und dir Klarheit verschafft, dann bleib unbedingt dabei! Ich persönlich arbeite am PC lieber mit digitalen Werkzeugen, schreibe mir aber für meine ersten Notizen ebenfalls gerne etwas mit der Hand auf. Wichtig ist schlussendlich nicht das Medium, sondern dass du dich auf einen festen Ort festlegst.
Warum Büroorganisation, Zeit- und Selbstmanagement zusammengehören
An diesem Beispiel aus meiner SOS Office-Sprechstunde wird etwas Entscheidendes deutlich: Du kannst diese Themen eigentlich niemals einzeln betrachten.
Schauen wir uns das einmal genauer an:
Du kannst deine digitale Ablage noch so perfekt sortiert haben, aber wenn du deine Zeit nicht im Griff hast, dich leicht ablenken lässt und dir die persönliche Selbstorganisation fehlt, hilft dir die beste Struktur auf dem PC nichts. Du lässt deine Aufgaben liegen, verschiebst Dinge auf morgen oder erledigst sie auf den letzten Drücker.
Umgekehrt bringt dir das beste Zeitmanagement der Welt überhaupt nichts, wenn du deine Dokumente, Zugänge oder E-Mails nicht griffbereit hast. Du hast dann zwar einen wunderbaren Plan für deinen Tag, verbringst aber einen Großteil deiner Arbeitszeit mit Suchen.
Erst wenn deine Büroorganisation, dein Zeitmanagement und dein Selbstmanagement Hand in Hand gehen, entsteht spürbare Entlastung in deinem Büroalltag.
Ein Praxisbeispiel: Arbeiten mit Zeitblöcken
Lass uns diesen Zusammenhang an einem sehr typischen Beispiel durchspielen, das mir in meiner Praxis immer wieder begegnet:
Angenommen, du hast irgendwo gelesen, dass das Arbeiten mit Zeitblöcken sehr effektiv ist (mache ich übrigens auch). Du setzt dich also motiviert hin und fängst an, deinen Kalender bunt zu gestalten. Du planst deine Woche vor, setzt Prioritäten und trägst dir zum Beispiel eine stille Fokusstunde für ein wichtiges Projekt ein.
Für eine konkrete Aufgabe reservierst du dir ein Zeitfenster von 30 Minuten in deinem Kalender. Du setzt dich an deinen Schreibtisch, möchtest loslegen und benötigst für die Bearbeitung ein ganz bestimmtes Dokument.
Und genau jetzt passiert Folgendes:
Du öffnest deine Ordnerstruktur und findest die benötigte Datei nicht sofort.
Du klickst dich durch verschachtelte Unterordner oder versuchst dein Glück über die Suchfunktion.
Von deinen eingeplanten 30 Minuten verbringst du 20 Minuten rein mit dem Suchen nach diesem einen Dokument.
Am Ende bleiben dir für die eigentliche Arbeit nur noch 10 Minuten übrig. Die Zeit reicht natürlich nicht aus. Du gerätst unter Stress, verlierst deine Ruhe und musst die Aufgabe unvollendet auf den nächsten Tag verschieben.
An diesem kleinen Fallbeispiel siehst du genau, wie zwei Probleme direkt ineinandergreifen:
Der Bereich Büroorganisation: Das Dokument war nicht so abgelegt, dass du es in wenigen Sekunden aufrufen konntest.
Der Bereich Zeitmanagement: In deinem Kalender fehlte ein Zeitpuffer und die Bearbeitungsdauer wurde ohne die Suchzeit zu knapp bemessen.
Ein durchdachtes Zeitmanagement bringt dir wenig, wenn du deine Dokumente nicht sofort findest. Und die beste Büroorganisation hilft dir nicht, wenn du deine Aufgaben nicht gezielt abarbeitest.
So machst du eine einfache Bestandsaufnahme
Da jeder Mensch und jedes Business vollkommen individuell funktioniert, gibt es hier keine Lösung von der Stange. Bei dem einen ist das Büro bereits gut strukturiert, aber die täglichen Aufgaben wachsen über den Kopf, weil die Tagesplanung realistischer werden muss. Bei der anderen klappt die Zeitplanung wunderbar, aber unübersichtliche E-Mails oder verstreute Kundenunterlagen bremsen den Arbeitsfluss immer wieder aus.
Um herauszufinden, wo bei dir aktuell der größte Ansatzpunkt liegt, empfehle ich dir eine ehrliche Bestandsaufnahme deiner Arbeitsabläufe. Ich möchte dir dafür zwei sehr einfache Wege an die Hand geben.
Weg 1: Die Papier- und Farbmethode
Diese Methode eignet sich hervorragend, um deinen echten Büroalltag über einige Tage hinweg ganz unkompliziert zu beobachten:
Lege dir ein frisches Blatt Papier direkt auf deinen Schreibtisch.
Schreibe dir im Laufe des Tages deine Tätigkeiten mit Uhrzeiten auf (z. B. 08:30 Uhr – E-Mails beantwortet; 09:30 Uhr – Angebot für Kunde A erstellt).
Nutze zwei verschiedene Farben (z. B. Buntstifte oder Textmarker):
Farbe 1 (z. B. Rot): Markiere alle Unterbrechungen, die durch deine Büroorganisation entstehen (z. B. „15 Minuten lang die Rechnung von Lieferant X gesucht“).
Farbe 2 (z. B. Orange): Markiere alle Punkte, die dein Zeit- und Selbstmanagement betreffen (z. B. „Durch Telefonat aus dem Konzept gekommen“ oder „Nicht gewusst, womit ich anfangen soll“).
Wenn du dieses einfache Protokoll für eine ganze Woche führst, siehst du anhand der Farbverteilung auf deinen Zetteln sofort, in welchem Bereich dein größter Zeitfresser liegt.
Weg 2: Der interaktive Struktur- und Fokus-Booster
Falls du das Ganze lieber digital und etwas schneller durchgehen möchtest, habe ich auf meiner Website ein praktisches Werkzeug für dich bereitgestellt: den interaktiven Struktur- und Fokus-Booster.
Das Tool funktioniert denkbar einfach: Du meldest dich für 0,- € mit deiner E-Mail-Adresse an und klickst dich durch verschiedene Fragen zu deinen täglichen Abläufen im Backoffice. Am Ende erhältst du eine direkte Rückmeldung darüber, wo du bereits gut aufgestellt bist und an welchen Stellen du mit kleinen Anpassungen viel Wirkung erzielest.
Zusätzlich enthält der Booster eine zentrale, einfache Aufgabenplanung nach der Eisenhauer-Methode. Damit kannst du deine anstehenden Vorhaben direkt im Browser erfassen und nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren.
Fazit
Büroorganisation, Zeitmanagement und Selbstmanagement bilden eine gemeinsame Basis für deine Selbstständigkeit. Wenn du aufhörst, diese Bereiche als getrennte Einzelaufgaben zu betrachten, und stattdessen Schritt für Schritt an den passenden Stellschrauben drehst, kehrt ganz automatisch mehr Ruhe, Klarheit und Leichtigkeit in deinen Büroalltag ein.
Du musst dafür nicht dein gesamtes Büro an einem Wochenende auf links drehen. Das solltest du auch gar nicht! Such dir für den Anfang eine einzige Sache heraus – sei es das Festlegen eines zentralen Orts für deine Aufgaben oder das Anlegen eines Stichtags für deine digitale Ablage.
Wie es für dich weitergehen kann
Möchtest du herausfinden, wo dein persönlicher Ansatzpunkt für mehr Struktur liegt?
Dann melde dich sehr gerne für meinen kostenfreien Struktur- und Fokus-Booster an und klicke dich durch die Fragen. Probier die integrierte Aufgabenplanung gleich aus und schreib mir anschließend super gerne, was bei dir herausgekommen ist!
Wenn du deine Büroorganisation und deine Arbeitsroutinen nicht alleine, sondern in einer sympathischen Gruppe angehen möchtest, lade ich dich herzlich in mein Kleingruppen-Mentoring für Büroorganisation & Zeitmanagement, den Business-Struktur-Club ein. Dort setzen wir genau diese Themen in regelmäßigen Fokus-Sessions und im virtuellen Coworking Schritt für Schritt gemeinsam um – ohne Überforderung und mit verlässlicher Unterstützung.
Ich freue mich darauf, dich und dein Business kennenzulernen!
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