Noguchi-Ablage – chaotisch, praktisch, gut? | #29

OfficeTalk #29 - Noguchi-Ablage

Neulich ist mir – ich weiß gar nicht mehr, wo – der Begriff der Noguchi-Ablage begegnet, einem „sich selbst ordnenden“ Ablagesystem. Ehrlich, das kannte ich vorher noch nicht und ich habe selbst inzwischen die meisten Unterlagen digital, so dass ich gar keine große Papierablage mehr führe bzw. benötige. Und hier bin ich bekennender Fan der Hängeregistratur.

Trotzdem möchte ich mir heute das System der Noguchi-Ablage einmal näher ansehen.

Was ist die Noguchi-Ablage?

Das simple, aber effektive System der Noguchi-Ablage wurde vom jap. Ökonomen Noguchi Yukio entwickelt.

Für die Noguchi-Ablage benötigen Sie ausschließlich Umschläge in der Größe DIN B4 oder C4, eine Schere und einen Stift. Weiteres Zubehör, wie z.B. Ordner, Locher o.ä. werden nicht benötigt. Also alles Dinge, die sowieso in jedem Büro zu finden sind.

Im Grunde handelt es sich hier um ein „kontrolliertes Chaos“.

Chaos auf dem Schreibtisch
Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash

Ablage nach Noguchi

  1. Nehmen Sie einen Umschlag und schneiden Sie die Verschlusslasche ab. So kann man leichter auf die Dokumente zugreifen.

  2. Nun stecken Sie das Dokument, das Sie ablegen möchten, in diesen Umschlag.

  3. Der Umschlag wird nun außen beschriftet. Auf Wunsch können Sie den Umschlag auch farbig markieren.

  4. Nun stellen Sie den Umschlag ganz links in ein Regal (oder nach vorne, wenn Sie die Umschläge in einer Box aufgewahren).

Suchen und Finden

Wenn Sie nun ein bestimmtes Dokument wieder benötigen, dann blättern Sie alle Umschläge durch, bis sie es finden.

Diese Methode erscheint auf den ersten Blick wirklich ineffizient, doch wenn Sie nur selten etwas suchen, dann sind es nicht zu viele Umschläge und die Suche geht recht schnell.

Nach der Verwendung stellen Sie den Umschlag nun wieder ganz nach links oder vorne/oben, egal von welcher Stelle Sie ihn genommen haben!

Die Noguchi-Ablage ist nicht alphabetisch oder nummerisch, sondern nach dem letzten Zugriff sortiert. 

Ganz links (bzw. vorne/oben) finden Sie im Laufe der Zeit also die am häufigsten benötigten/benutzten Umschläge, ganz rechts (unten/hinten) die Umschläge, die Sie am wenigsten benötigt/genutzt haben.

Für wen eignet sich die Noguchi-Ablage?

Das Noguchi-System eignet sich v.a. für Dokumente und Unterlagen, die Sie nur selten benötigen, wie z.B. Betriebsanleitungen o.ä. Denn dann kann es wesentlich effektiver sein, einmal kurz die Umschläge durchzublättern.

Zudem ist die Handhabung sehr einfach und günstig, denn Briefumschläge gibt es quasi überall zu einem kostengünstigen Preis. Schere und Stift sind ja eigentlich in jedem Büro/Haushalt vorhanden.

Wann ist das Noguchi-System nicht optimal?

Für Dokumente und Unterlagen, die besonders umfangreich sind und die Sie häufig benötigen, eignet sich eine Noguchi-Ablage eher nicht. Denn das Befüllen der Umschläge kann unter Umständen ein ganz schönes Gefummel sein und es müssen auch stets alle Umschläge durchgeblättert werden.

Für größere Archive/Ablagen eignen sich daher andere Ablagesysteme (z.B. Ordner, Hängeregistratur) besser. 

Fazit: Ich werde es auf jeden Fall ausprobieren! Und Sie?

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