Muss ich als Dienstleister immer erreichbar sein?

Als ich im Jahr 2008 in meine Selbständigkeit gestartet bin, war ich hauptberuflich noch in Vollzeit als Assistentin der Geschäftsführung angestellt. Deshalb war klar: Für meine Kunden bin ich nur eingeschränkt erreichbar. Im Sommer 2009 hatte sich das geändert, denn ich gab meine Anstellung auf, um vollständig selbständig tätig zu sein. Von nun an war ich mehr oder weniger immer für meine Kunden erreichbar.

Aber war das eine gute Idee?

Erreichbarkeit als virtuelle Assistentin - Telefon und Kalender

Zuerst einmal: Ja. Aber im Laufe der Zeit wurde das immer schwieriger. Denn im Bereich Schreibbüro sitzen einem oft Fristen und Gerichtstermine im Nacken – schließlich muss der Rechtsanwalt seine Schreiben ja auch noch überarbeiten und es muss rechtzeitig beim Empfänger ankommen, um seine Gültigkeit nicht zu verlieren.

In dieser Situation kam es dann oft dazu, dass Interessenten anriefen und um ein Angebot bzw. eine Beratung fragten. Super! Das freute mich total. Aber andererseits musste ich doch fertig werden.

Zuerst begann ich also damit, Telefonzeiten einzuführen. Dies klappte nach einer kurzen Einführungszeit sehr gut. Ich war zwischen 8:30 und 12:30 erreichbar und am Nachmittag war der Anrufbeantworter eingeschaltet.

Aber was könnte man hier noch verbessern? Wirklich optimal war das auch nicht.

Deshalb bin ich dazu übergegangen, mit Terminen zu arbeiten. Ich habe ein Terminbuchungstool gebucht und auf meiner Website integriert und habe verschiedene Terminkategorien angelegt – vom Termin für Bestandskunden bis zu Erstgesprächen. Das Terminbuchungstool gleicht sich mit meinem Kalender ab und ich kann mich optimal auf den Termin vorbereiten.

Denn: Ich weiß schon vorab, um was es geht und mit wem ich wann eine Besprechung habe. D.h., ich kann mich entweder voll auf die Arbeit für meine Kunden, oder aber auf das Gespräch mit Ihnen konzentrieren. Und auch meine Kunden können sich sicher sein, dass ich zum vereinbarten Zeitpunkt auch Zeit habe.

Fazit: Eine Win-Win-Situation.

Deshalb mein Tipp:

  • Sehen Sie sich einmal an, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Sie Zeit haben, z.B. Erstgespräche zu führen. Hierfür reichen auch ein bis zwei Zeitfenster pro Woche aus.
  • Anschließend: Planen Sie 30 bis 60 Minuten pro Tag für Ihre Bestandkunden ein.
  • Installieren Sie ein Terminbuchungstool und richten Sie diese Termine entsprechend ein.
  • Und zum Schluss: Informieren Sie Ihre Kunden auf allen möglichen Kanälen (z.B. E-Mail-Signatur, Newsletter) über die Möglichkeit zur Terminbuchung.
  • Und: Seien Sie konsequent. Denn nur dann bringt es etwas, Ihre Erreichbarkeit einzuschränken.

Übrigens: Diesen Blogartikel gibt es sowohl als Podcast-Episode, als auch als Video auf Youtube. Viel Spaß!

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