Meine Tools im täglichen Gebrauch | #38

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Mein Alltag als Bürodienstleisterin ist geprägt von den verschiedensten Aufgaben. Dadurch benötige ich natürlich auch verschiedene Tools – und ich muss zugeben, hier bin ich ziemlich anfällig dafür, Neues auszuprobieren.

Trotzdem versuche ich, so wenige Software wie möglich zu nutzen – denn so bleibt es übersichtlich und gut handhabbar.

Welche Tools ich täglich oder zumindest regelmäßig nutze, das schauen wir uns nun einmal an.

Projektmanagement

Um den Überblick über all meine Aufgaben – egal ob es sich um interne Aufgaben, wie z.B. die Buchhaltung, oder um Kundenarbeit handelt – nicht zu verlieren, ist mein Projektmanagement-Tool mein wichtigster und daher täglicher Begleiter.

Nachdem ich so einige Angebote getestet habe, bin ich schlussendlich bei MeisterTask* hängengeblieben und habe nicht mehr vor, zu wechseln. Denn die Handhabung ist einfach und das Programm lässt sich so anpassen, wie ich es benötige. 

MeisterTask* läuft bei mir eigentlich immer im Hintergrund mit, denn ich benötige es so häufig am Tag, dass es sich gar nicht lohnt, das Programm zu schließen.

Ohne MeisterTask* würde ich heillos in einem Meer an Aufgaben versinken!

Und auch meinen Vertriebsprozess habe ich als „Mini-CRM“ komplett in MeisterTask* abgebildet. Denn als Bürodienstleisterin benötige ich kein großes CRM-System für hunderte oder tausende verschiedene Kunden.

Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltung

Meine Buchhaltung läuft inzwischen komplett digital. Hier arbeite ich mit  *.

Dadurch bin ich praktisch papierlos unterwegs und habe durch den App-Zugriff meine Buchhaltung immer „in der Hosentasche“. 

Sofern ich nicht projektbezogen oder – wie im Schreibservice nach Audiominuten – abrechne, sondern pro Stunde, nutze ich zur Zeiterfassung das Tool clocko:do, was sich ebenfalls mit * verbinden lässt. Das Tool lässt sich einfach bedienen und auch die App fürs Smartphone ist für mich perfekt!

Dateiablage

Für meine Dateiablage nutze ich verschiedene Tools:

  • Ablage von Vorlagen oder auch Datenaustausch mit meinen Kunden: OneDrive von Microsoft.
  • GOBD-konforme Ablage von Verträgen, Angeboten usw. mit fileee in der Business-Version. Ein Tool, das ich erst dieses Jahr entdeckt, aber sofort liebgewonnen habe. fileee lässt sich übrigens ganz einfach mit lexoffice verknüpfen.

Büroanwendungen

In Sachen Büroanwendungen orientiere ich mich v.a. an meinen Kunden. Da die meisten meiner Kunden mit Microsoft Office arbeiten, arbeite ich – obwohl ich schon einmal überlegt habe, zu Google zu wechseln – mit Microsoft Office 365. Denn so kommt es nicht zu Kompatilitäts-Problemen beim gemeinsamen Bearbeiten von beispielsweise Word-Dokumenten oder Excel-Tabellen.

Für die Transkription meiner Diktate verwende ich v.a. die Software DictaNet Office, da dies mit den Diktaten meiner Kunden kompatibel und gut zu bedienen ist.

Grafik und Social Media

Zur Gestaltung von beispielsweise Broschüren, Podcast-Covern, Thumbnails, aber auch Social Media Beiträgen nutze ich – wie so viele da draußen – Canva. Canva ist einfach zu bedienen und bietet „Nichtprofis“ im Grafik-Bereich unendliche Möglichkeiten der Gestaltung. Zusätzlich können hier direkt Social Media-Beiträge vorgeplant werden – ein weiterer Pluspunkt.

WordPress

Ansonsten gehört WordPress inzwsichen zu meinem täglich Brot. Vom Schreiben von Blogartikeln bis zur Verwaltung meiner Aufträge im internen Kundenportal ist fast alles dabei und genauso wie MeisterTask habe ich das Backend meiner Website eigentlich rund um die Uhr geöffnet.

Welche Tools nutzen Sie? Oder benötigen Sie Hilfe bei einem der genannten Tools? Ich freue mich auf Ihre Nachfrage.

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