Mein Buchhaltungs- und Ablageworkflow | #35

Jeden Monat dasselbe: Kontoauszüge abholen, Rechnungen zusammensuchen, Geschäftsvorfälle buchen und dann doch wieder fehlende Belege. Kennen Sie das auch? 

Ganz ehrlich? Das geht auch einfacher. Deshalb nehme ich Sie heute einmal mit in meinen persönlichen Buchhaltungs- und Ablageworkflow.

Ja, auch ich habe früher richtig viel Zeit mit der Buchhaltung verbracht. Aber: Ich habe meinen kompletten Ablage- und Buchhaltungsprozess digitalisiert – und spare so nicht nur Platz in meinen Schränken, sondern auch enorm Zeit! Schauen wir uns das Ganze einmal an.

Belege und Ablage

Sicherlich bekommst auch Du die meisten Belege inzwischen in digitaler Form – meist per E-Mail oder zum Download über ein Kundenportal. Und das macht das Ganze viel einfacher.

Sobald eine E-Mail mit beispielsweise einer Rechnung bei mir ankommt, lade ich sie sofort in mein Dokumentenmanagement hoch. Ich arbeite hier mit fileee – denn das ist sowohl DSGVO-, als auch GOBD-konform, was mir besonders wichtig ist. Zudem bin ich vom Handling wirklich begeistert.

Mein Dokumentenmanagement erkennt automatisch, um welchen Beleg es sich handelt. Einmal kurz überprüfen und automatisch an die Buchhaltung übertragen. Und schon ist die Ablage erledigt.

Sollte ich einen Beleg haben, der im Papierformat bei mir ankommt und der zwingend im Original aufbewahrt werden muss, so wird dieser eine Beleg eben noch in Papierform aufbewahrt – dies ist dann in meinem Dokumentenmanagement vermerkt.

Dadurch, dass ich die Belege sofort hochlade, ist die Ablage quasi immer tagesaktuell – und das mit minimalem Zeitaufwand.

Selbstverständlich können Sie hier auch ein Tool verwenden, das Ihre Belege automatisch einsammelt. Allerdings möchte ich gerne bewusst all meine Belege „sehen“, damit ich den Überblick nicht verliere.

Buchhaltung

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Ja, meine Buchhaltung läuft zu einem großen Teil automatisch. Und das spart mir enorm Zeit.

Ich nutze nun schon seit langer Zeit das cloudbasierte Buchhaltungstool 

In Kombination mit fileee spare ich mir so viel Zeit und Nerven. Denn durch einen einzigen Klick ist der Beleg aus fileee automatisch bei Lexoffice*.

Meine Bankkonten und Zahlungsanbieter sind mit Lexoffice verbunden und die jeweiligen Geldbewegungen werden automatisch abgerufen. Lexoffice gleicht die jeweiligen Transaktionen mit den bereits vorhandenen Belegen ab und erkennt – soweit möglich -, welcher Beleg zu welcher Buchung gehört. Ich muss also nur noch einmal kurz prüfen, ob alles richtig zugeordnet wurde. Eine Arbeit von ein paar Minuten.

Auch meine Umsatzsteuervoranmeldung wird automatisch erstellt und muss nur noch durch mich weitergeleitet werden.

Fazit

Mit nur zwei Tools läuft meine Buchhaltung fast von alleine und ich erspare mir wirklich viel Zeit für das manuelle Zurordnen von Belegen. Zudem werden alle Belege rechtssicher und datenschutzkonform aufbewahrt.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Optimierung ihrer Prozesse oder Ihren Backoffice-Tätigkeiten? Dann kommen Sie gerne auf mich zu. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!

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