Mehr Produktivität durch gute Vorbereitung | #32

Heute möchte ich mich einmal mit einem Thema befassen, das mir bereits in meiner Berufsausbildung zur Industriekauffrau begegnet ist. Genau dort,  in der Fertigung oder Industrie, da ist dieses Thema eigentlich zu Hause: Die Arbeitsvorbereitung.

Doch auch für uns Soloselbständige kann eine gute Arbeitsvorbereitung eine große Entlastung bzw. auch Produktivitätssteigerung bringen. Schauen wir uns das Ganze doch einmal näher an.

Evtl. fragen Sie sich nun, was Sie – als Soloselbständige/r, evtl. sogar ausschließlich online unterwegs – damit zu tun?!

Die Definition der Arbeitsvorbereitung lautet:

Arbeitsvorbereitung ist die Tätigkeit zur vorbereitenden Planung und Steuerung des Produktionsprozesses. Ziel ist die Sicherstellung eines reibungslosen, termingerechten und effizienten Ablaufs des Produktionsprozesses.
Prof. Dr. Kai-Ingo Voigt
Gabler, Wirtschaftslexikon 

Arbeitsvorbereitung für Soloselbständige

Natürlich lauern in Ihrem Berufsalltag andere Probleme und Tätigkeitsfelder, als z.B. in einem Fertigungsbetrieb, wie z.B.

  • die (digitale) Dokumentenablage
  • das Planen von SocialMedia-Beiträgen
  • Kundenarbeit
  • der Posteingang in Ihrem E-Mail-Postfach
  • und, und, und…

Wie aber kann Ihnen Arbeitsvorbereitung hier helfen? 

Grundsätzlich einmal können auch wir Soloselbständigen im Online-Bereich alle Aufgaben in drei Abschnitte aufteilen:

  • Arbeitsvorbereitung
  • TUN
  • Arbeitsnachbereitung

Wenn wir unsere Aufgaben also auf diese drei Abschnitte herunterbrechen, werden sie kleiner und dadurch auch weniger abschreckend. Und: Durch eine gute Arbeitsvorbereitung sparen wir auf Dauer enorm Zeit und Energie und werden somit effizienter!

Arbeitsvorbereitung für Soloselbständige in der Praxis

Schauen wir einmal, wie ich das mache. Dies kann natürlich bei Ihnen ganz anders aussehen.

Zuerst einmal benötige ich Überblick – über Aufgaben, Termine usw. – den nur so behalte ich die Kontrolle über meinen Tag – und bin so effizienter und motivierter:

  • Zuerst einmal öffne ich mein Projektmanagement-Tool*.
  • Anschließend öffne ich Outlook, prüfe meinen Kalender nach Terminen und gleiche dies mit meinen ToDos ab.
  • Nun ist der E-Mail-Posteingang dran. Der hält sich morgens allerdings in Grenzen, da meine E-Mails bzw. Aufträge i.d.R. bereits am Vorabend bzw. am späten Nachmittag des Vorabends bei mir “eintrudeln”. 
    Nun werden die E-Mails direkt beantwortet/bearbeitet.

Dieser ganze Prozess dauert vielleicht 15 Minuten – oft geht es sogar schneller. Ich habe nun eine gute Übersicht über meinen Tag. Natürlich kann – und wird – auch Unvorhergesehenes passieren. Aber das ist quasi “eingeplant” und sollte – wenn die Abläufe ansonsten stimmen – kein größeres Problem mehr darstellen.

Sind alle Arbeitsmaterialien vorhanden?

Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihr Arbeitsmaterial stets bereit haben, wenn Sie mit einer Tätigkeit starten möchten. 

Arbeitsmaterial ist dabei nicht nur Material im Sinne von Locher, Papier, Druckerpatrone o.ä. Arbeitsmaterial sind auch Informationen, die Sie für die Erledigung Ihrer Arbeit benötigen, z.B.

  • Links zu Ihrer Verkaufs-, oder Dankesseite,
  • Zahlungspläne und/oder Preise,
  • Text für das Auftragsformular,
  • Header-Bild, Podcast-Cover,
  • Themen, die der Newsletter behandeln soll,
  • Inhalte und Produkte für Newsletter oder SocialMedia-Beiträge,
  • Rabatt-Codes,
  • alle benötigten Links,
  • Bilder,
  • Teilnehmerlisten, 
  • Inhaltsverzeichnisse,
  • usw.

Ist dies alles schon parat, bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit, z.B. dem Schreiben eines Newsletters beginnen, geht die eigentliche Arbeit viel schneller und effizienter. Zudem entwickeln Sie so Routinen, die Ihnen wiederum langfristig dabei helfen, produktiver zu arbeiten.

Die Wichtigkeit der Arbeitsvorbereitung wird von Soloselbständigen oft absolut unterschätzt!

Die richtige Reihenfolge

Die Aufgaben, die zur Arbeitsvorbereitung gehören, wiederholen sich immer wieder – dazu gehört es auch, diese sich wiederholenden Aufgaben immer in derselben Reihenfolge abzuarbeiten. 

Dadurch bauen Sie – wie schon beschrieben – Routinen auf und die Gefahr, etwas zu vergessen oder sich zu “verzetteln” sinkt. 

Eine Checkliste hilft

Um die immer gleiche Reihenfolge einzuhalten, kann es helfen, mit Checklisten zu arbeiten. 

Bei Aufgaben, die Sie öfter erledigen müssen, bauen sich natürlich Routinen auf und Sie wissen “im Schlaf”, was Sie benötigen, um die jeweilige Aufgabe zu erledigen. 

Wenn es sich aber um eine Aufgabe handelt, die sie nicht täglich oder wöchentlich erledigen, dann zahlt sich eine Checkliste aus. Diese Checklisten habe ich beispielsweise in meinem Projektmanagement-Tool – ich arbeite mit MeisterTask* -hinterlegt und werden – sobald ich eine bestimmte Aufgabe anlege – direkt dort eingefügt.

Für mich der perfekte Workflow!

Sie benötigen Unterstützung?

Sie sind bereits an einem Punkt angelangt, an dem Sie restlos überfordert sind? Gerne bin ich Ihnen dabei behilflich, wieder Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bekommen. Kommen Sie gerne auf mich zu. Ich freue mich!

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