Effiziente Zusammenarbeit mit Standardformularen und Checklisten

Kennen Sie das auch? Sie haben einen neuen Kunden und freuen sich über die neue Zusammenarbeit. Aber was ist nun alles zu tun? Welche Angaben benötigen Sie und hoffentlich wird dabei nichts vergessen!

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von letscast.fm (Podcast "Kaffeeküche" von Martina Lankes) zu laden.

Inhalt laden

Wie lässt sich dieser Prozess – oder allgemeine Prozesse der Zusammenarbeit – nun effizient und professionell gestalten?

Es macht meiner Erfahrung nach keinen Sinn, bei jedem neuen Kunden oder Auftrag neu zu überlegen, was nun zu tun ist. Es macht – auch als Solopreneur – absolut Sinn, Ich arbeite hier v.a. mit Checklisten (für mich selbst), die quasi als Anleitung dienen, was in welchem Fall zu tun ist. Dies macht v.a. dann Sinn, wenn ein Servicepaket beispielsweise auch viele Angaben bzw. Zuarbeit von Kunden beinhaltet.

Aber wie geht man hier nun vor oder wie sieht das bei mir aus?

Prozesse beleuchten und festlegen

Zuerst einmal sollte man seine Prozesse einmal aufschreiben. Dies kann z.B. in Form einer Mindmap passieren. Aber: Diese Aufzeichnung muss wirklich jeden Schritt beinhalten.

Und nun überlegt man: Welche Prozesse muss ich wirklich “per Hand” erledigen? Welche Prozesse und Arbeitsschritte können automatisch erfolgen? Wie kann ich mir und meinem Kunden dadurch die Arbeit erleichtern.

Zeichnen Sie also quasi eine Landkarte für Ihren kompletten Workflow.

Anschließend lege ich sowohl Checklisten, als auch Standardformulare für den internen Kundenbereich meiner Website an.

Checkliste für internen Prozess

Zuerst einmal erstelle ich mir Checklisten für die verschiedenen Arbeitsabläufe. Hier erstelle ich mir allerdings – papierloses Büro hin oder her – ein PDF-Dokument, dass ich mir für den jeweiligen Fall und den jeweiligen Kunden ausdrucke und in meine Projektmappe stecke. Denn dann kann ich den jeweiligen Punkt einfach abhaken, wenn er erledigt ist.

In diesen Checklisten sind auch die Daten aufgeführt, die ich vom Kunden für die jeweiligen Arbeitsschritte benötige. So kann ich auch gleich kontrollieren, ob wirklich alles abgeliefert wurde.

Standardformulare zur besseren und effizienteren Zusammenarbeit

Für meine Kunden habe ich Standardformulare erstellt. Hier verwende ich den Anbieter JotForm (unbezahlte Werbung). Denn dort ist es möglich, Formulare mit Bedingungen zu erstellen, d.h. wenn der Kunde eine bestimmte Antwort auf eine Frage gibt, dann öffnet sich der entsprechende Schritt. Nicht benötigte Fragen werden ausgeblendet.

Ich verwende diese Formulare beispielsweise zum Onboarding neuer Kunden. Hier werden Fragen geklärt, die grundsätzlich zur Zusammenarbeit wichtig sind. Aber: Hier sind auch schon spezifische Fragen, die das jeweilige Servicegebiet betreffen, eingeschlossen.

So werden alle grundsätzlichen Fragen von Anfang an geklärt.

Aber auch bei der späteren Zusammenarbeit arbeite ich mit Standardformulare. Dies macht die Zusammenarbeit in dem Sinne einfach, dass jeder einzelne Auftrag beispielsweise vom Ablauf standardisiert ist, aber auch alle Daten direkt bei Auftragsübermittlung direkt abgefragt werden. Wichtige und unabdingbare Fragen bzw. Antworten werden hier als “erforderlich” markiert.

Dieses System hat sich sehr bewährt und vereinfacht sowohl mir, als auch meinen Kunden eine einfache und effiziente Zusammenarbeit möglich.