Der Alltag als (Solo-)Selbständige/r kann ganz schön aufreibend sein. Verschiedenste Aufgaben, Termine, Anfragen, Büroarbeiten und Kundenaufträge sind zu bewerkstelligen. Wie dabei noch konzentriert und produktiv bleiben, wenn doch so viel zu erledigen ist?
Analysieren Sie zuerst Ihren Tagesablauf sowie die zu erledigenden Aufgaben:
Um Ihrem Tag bzw. Ihrer Arbeitswoche eine gute Struktur geben zu können, müssen Sie erst einmal wissen, was denn alles zu erledigen ist und wie Ihr Tag normalerweise abläuft.
Analysieren Sie deshalb einmal, was Sie wann und wie lange tun und schreiben Sie sich alles einmal so genau wie möglich auf, z.B.
- Kinder zur Schule bringen (25 Min.)
- E-Mails lesen, 20 Min.
- Rechnungen schreiben, 30 Min.
- Blogartikel schreiben, 1 Std.
- Videocall mit Kunde, 1 Std.
- …
Machen Sie dies einmal für eine „normale“ Woche und lassen Sie diese Tage einmal Revue passieren.
Tipp: Tracken Sie Ihre Zeit, um ein genaueres Bild zu haben!
Wochenplanung
Durch Ihre Aufzeichnungen können Sie nun damit beginnen, Ihre Tage und Wochen in Zeitblöcke einzuteilen:
Hierzu gehen Sie Ihre Aufzeichnungen einmal durch: Wie viel Zeit haben Sie beispielsweise damit verbracht, Ihre Rechnungen zu schreiben? Lesen Sie Ihre E-Mail immer mal zwischendurch (Achtung, das ist ein richtiger Zeitfresser!) oder machen Sie dies nur ein-, zwei- oder dreimal am Tag zu bestimmten Zeiten?
Nun reservieren Sie sich selbst Termine. Legen Sie hier so viele gleichartige Tätigkeiten wie möglich zusammen, z.B. Rechnungen schreiben jeden Freitag.
Und nun: Tragen Sie sich für diese Zeitblöcke Termine in Ihren Kalender ein! Sie haben nun einen Termin mit sich selbst und können auch Ihr Arbeitspensum besser einschätzen und freie Kapazitäten erkenne.
Das Ergebnis ist ein gut strukturierter Tag mit klaren Aufgaben.
Ein weiterer Vorteil ist, dass zumindest ich mich viel besser konzentrieren kann, wenn ich nicht tausend Dinge im Kopf haben muss und zwischendurch beispielsweise durch E-Mails abgelenkt werde, sondern konzentriert an einer Sache arbeiten kann und dann auch weiß, dass sie nun abgeschlossen ist und wann ich mich das nächste Mal wieder damit befassen muss.
Übrigens: Statt eines Kalenders können Sie auch ein Projektmanagement-Tool verwenden. Ich bin hier überzeugter MeisterTask-Nutzer. Denn hier kann ich viele Dinge automatisch planen, Arbeitszeiten erfassen usw. und behalte so den Überblick über meine Aufgaben, meine Wochenplanung und auch über meinen Workload bzw. meine Kapazitäten.
