Die fünf häufigsten Fehler bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz (#17)

Oft wird die Entscheidung, eine virtuelle Assistenz zu engagieren, schnell getroffen. Denn Gründe, zeitraubende oder neue Aufgaben an eine externe Person zu delegieren, gibt es viele. Die Vorteile dabei sind nicht zu übersehen.
Aber was sollte man beachten, damit es mit der Zusammenarbeit auch gut läuft und die passenden bzw. richtigen Ergebnisse bringt? Zäumen wir das Pferd einmal von hinten auf und schauen uns einmal fünf typische Fehler bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz genauer an.

Keine oder keine gute Vorbereitung der Auftragsvergabe

Ob die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz gut funktioniert oder nicht hängt zum großen Teil von einer guten Vorbereitung ab. Diese Vorbereitung kann ganz schön aufwendig sein und bringt auch erst einmal keinen großen Mehrwert.

Aber wie sollten Sie sich nun auf die Zusammenarbeit vorbereiten?

Dokumentieren Sie die jeweils anfallenden Aufgaben, denn so finden Sie heraus, welche Aufgaben Sie überhaupt abgeben können oder möchten und betrachten Sie diese Aufgaben danach, was Ihnen den meisten Mehrwert beim Outsourcing bringt, wenn sie diese Tätigkeiten von einer professionellen virtuellen Assistenz (einem Profi also) ausführen lassen und sich selbst nicht mehr darum kümmern müssen.

Daraufhin erarbeiten Sie eine genaue Aufgabenbeschreibung, um genau diese Arbeiten von einer externen Person erledigen zu lassen.

Diese detaillierte Stellenbeschreibung hilft Ihnen auch dabei, den geeigneten Dienstleister zu finden. Es sollte darin festgeschrieben sein, welche Aufgaben zu erledigen sind, welche Anforderungen gegeben sind und welche Erfahrungen und Skills die virtuelle Assistenz haben muss.

Diese Vorbereitungen sind – und seien sie noch so nervig und arbeitsintensiv – enorm wichtig, um erfolgreich mit einer virtuell Assistenz zusammenzuarbeiten.

Davon ausgehen, dass von Anfang an alles reibungslos funktioniert

Die meisten virtuellen Assistenten besitzen ein breitgefächertes Wissen und Erfahrungen in den von ihnen angebotenen Serviceleistungen. Sie sind mit Abläufen in den jeweiligen Aufgabengebieten vertraut und sind willig, sich neuen Systemen anzupassen.

Wie bei jedem neuen Mitarbeiter muss sich auch die virtuelle Assistenz in die neuen Systeme einarbeiten und auch Sie als Auftraggeber müssen sich erst daran gewöhnen, Ihre Arbeit in einem standardisierten Verfahren an eine externe Person abzugeben.

Hierbei arbeiten alle Unternehmen unterschiedlich und auch bei noch so standardisierten Prozessen kann es manchmal zu kleinen Anlaufschwierigkeiten kommen.

Es liegt am Auftraggeber, die jeweiligen Aufgaben so gut wie möglich zu beschreiben und auch entsprechendes Feedback zu geben. Und es liegt am Auftragnehmer, also der virtuellen Assistenz, offene Fragen auch anzusprechen und auch dem Auftraggeber Feedback zu geben.

So entsteht gegenseitiges Vertrauen – und das ist die Basis für eine gute Zusammenarbeit. Und: Schon bald wird die Zusammenarbeit ihr volles Potenzial entfalten und Sie als Auftraggeber können enorm profitieren.

Die virtuelle Assistenz mit dem günstigsten Preis buchen

War der Begriff der virtuellen Assistenz vor einigen Jahren – und auch, als ich mich im Jahr 2008 selbständig gemacht habe, noch vollkommen unbekannt, tummeln sich inzwischen sehr viele Fische im Aquarium der virtuellen Assistenten mit den verschiedensten Angeboten und den verschiedensten Stundensätzen.

Zudem bezahlen Sie die virtuelle Assistenz nur für die beauftragten Tätigkeiten – seien es Paketpreise oder nach Arbeitszeit und Stundensatz.

Viele Auftraggeber versuchen nun, den virtuellen Assistenten mit dem günstigsten Preis zu buchen, um weitere Kosten zu sparen. Doch genau hier liegt die Gefahr. Denn: Qualität hat ihren Preis!

Günstige bzw. zu günstige Preise werden oft vor allem von Neustartern angeboten, die über einen noch geringen Erfahrungsschatz verfügen. Sie brauchen oft länger für die beauftragten Tätigkeiten und rechnen mehr Stunden ab, so dass letztendlich ein höheres Honorar entstehen kann, als wenn gleich eine erfahrene virtuelle Assistenz mit einem höheren Stundensatz gebucht worden wäre.

Natürlich garantiert ein höherer Preis nicht automatisch höhere Qualität. An allen Ecken und Kanten sparen zu wollen, führt oft zu höheren Kosten auf lange Sicht und evtl. auch zu Enttäuschung bei der Art und Weise der Zusammenarbeit und er Professionalität.

Die Freude an guter Qualität hält länger an, als die über einen günstigen Preis.

Michael Sonntag, Dipl.-Kommunikatonswirt

Die virtuelle Assistenz als Spezialisten für alles betrachten

Die meisten virtuellen Assistenten haben ein breitgefächertes Wissen und Know-How. Trotzdem kann eine einzelne Person kein Spezialist in allen Bereichen sein.

Selbst wenn ein virtueller Assistent ein breit gefächertes Spektrum anbietet, so ist er oder sie wahrscheinlich auf ein oder zwei Themengebiete spezialisiert und es macht durchaus Sinn, für verschiedene Aufgabengebiete auch verschiedene virtuelle Assistenten zu engagieren.

Micromanaging – Einweisung bis ins kleinste Detail

Der wichtigste Grund zur Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz – neben fehlendem eigenen Know-How in bestimmten Themengebieten – dürfte wohl die Zeitersparnis sein. Deshalb erstaunt es umso mehr, dass gerade Anfänger besonders viel Zeit in das Delegieren von Aufgaben investieren und so im Endeffekt wenig bis gar keine Zeit einsparen.

Die Sorge dieser Auftraggeber ist nachvollziehbar, denn das Abgeben von Aufgaben erfordert ein hohes Vertrauen in das Gegenüber – besonders wenn die Auftragsvergabe über das (scheinbar) anonyme Internet erfolgt.

Doch um wirklich Zeit zu sparen, sollten Sie als Auftraggeber lernen, loszulassen und mit effizienten Systemen die Arbeit des virtuellen Assistenten nachzuvollziehen. So können Resultate schriftlich festgehalten werden und zu bestimmten Zeitpunkten an Sie versandt werden – ein guter virtueller Assistent wird Ihnen diese Daten auch von sich aus zur Verfügung stellen, ohne dass Sie sich laufend darum kümmern müssen, ob die Arbeit auch in Ihrem Sinne erledigt wird.


Nichts desto trotz kann es natürlich vorkommen, dass die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Assistenten nicht oder nicht optimal funktioniert. Verschieden Arbeitsweisen, unterschiedliche Erwartungen oder aufeinander reibende Charaktere und, und, und.
Sollte eine Zusammenarbeit wirklich nicht funktionieren, dann muss wohl oder übel darüber nachgedacht werden, sich zu trennen und sich ggf. nach einem anderen virtuellen Assistenten umzuschauen. Aber auch in diesem Fall: Vergessen Sie nicht, ein qualitativ gutes Feedback zu hinterlassen. Denn nur so kann sich der Dienstleister verbessern.

Wenn Sie aber die oben genannten Punkte beachtet haben, wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei der Zusammenarbeit mit Ihrer persönlichen virtuellen Assistenz!