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Selber machen oder Büroarbeit abgeben? Es gibt kein Richtig oder Falsch - nur ein Passend!

Struktur ist kein Selbstzweck – sie ist das Fundament für einen entspannten Büroalltag, in dem der rote Faden sichtbar bleibt. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, dieses Fundament selbst zu zimmern, und wann solltest du dir professionelle Unterstützung holen? In diesem Artikel schauen wir uns beide Wege ganz genau an, damit du die Entscheidung treffen kannst, die dich wirklich weiterbringt.



Die Podcast-Episode zum Artikel



Selber machen oder Büroarbeit abgeben?


Wenn du selbstständig bist, dann kennst du sicherlich das Gefühl: Du startest eigentlich motiviert in den Tag, aber noch bevor du den ersten Schluck Kaffee getrunken hast, ploppen die ersten E-Mails auf, du suchst verzweifelt nach einer Nachricht von einem Kunden und eigentlich wolltest du heute doch an deinem neuen Projekt arbeiten. Am Ende des Tages hast du zwar viel getan, aber nichts von dem geschafft, was dein Business wirklich voranbringt.


Diese Frage begegnet mir in meiner täglichen Arbeit als Virtuelle Office Managerin ständig:


„Martina, soll ich die Arbeit jetzt einfach abgeben? Oder muss ich mich erst einmal selbst hinsetzen und Ordnung in mein Chaos bringen? Und kannst du mir dabei helfen?“


Gleich vorab die wichtigste Botschaft für dich:

Es gibt hier kein Richtig oder Falsch. Es gibt nur ein „passend“ für dich und deine aktuelle Situation.


Option A) Struktur aufbauen und selber machen


Wenn du merkst, dass deine Abläufe einfach noch nicht hundertprozentig sitzen, dann ist das „Selbermachen“ oft der erste, wichtige Schritt. Das hat nichts damit zu tun, dass du dich für immer mit lästiger, nie endender Büroarbeit quälen sollst. Es geht darum, dass du erst einmal verstehen musst, wie dein eigenes Business eigentlich funktioniert und wo es hakt.


Warum Struktur dein Fundament ist

Struktur schafft Klarheit und Fokus – und das schon, seit ich mich 2008 selbstständig gemacht habe. Wenn du dich für Option A entscheidest, dann baust du dir ein System auf, das alltagstauglich ist und funktioniert. Wir reden hier nicht nur von einem Tool, sondern von echten Routinen und Strukturen.


Du baust dir z. B. eine digitale Ordnerstruktur auf, in der du Dokumente innerhalb von Sekunden findest, statt ewig zu suchen. Auch noch nach zwei Jahren! Das ist kein Hexenwerk, sondern oft das Ergebnis von Methoden wie dem 7-Ordner-System. Hier beschränken wir uns auf maximal sieben Ordner pro Ebene, weil unser Gehirn das einfach am besten verarbeiten kann.


Auch hier hast du wieder zwei Möglichkeiten: Du eignest dir all das selbst an – oder du holst dir Hilfe zur Selbsthilfe!

💡 Die „Hilfe zur Selbsthilfe“

Im Business-Struktur-Club begleite ich Selbstständige in einer kleinen, persönlichen Gruppe langfristig genau bei diesem Prozess. Wir ordnen gemeinsam die Abläufe und etablieren Routinen in Tools wie Notion oder MeisterTask. Das Ziel ist ein Backoffice, das im Hintergrund reibungslos läuft, damit du dich auf deine Kernaufgaben konzentrieren kannst. Und das sowohl analog als auch digital. Mehr erfahren.

Selbermachen bedeutet in diesem Fall: Du lernst das Handwerkszeug, um dein Büro zu führen, statt dich davon führen zu lassen.



Option B) Aufgaben abgeben bzw. delegieren


Vielleicht bist du aber schon einen Schritt weiter. Deine Prozesse sind eigentlich klar, du weißt genau, wie die Ablage funktioniert und wie deine Rechnungen geschrieben werden müssen – aber dir fehlt schlichtweg die Zeit. Hier kommen wir zu Option B: Das Abgeben von Aufgaben an Profis.


Den Rücken frei halten für das Wesentliche

Delegieren bedeutet für mich, dass du dir einen Partner an die Seite holst, der operativ zupackt und dich unterstützt, damit du wieder strategisch arbeiten kannst.


Wenn ich dich im Virtuellen Office Management unterstütze, übernehme ich administrative Aufgaben – von der Datenerfassung über das Erstellen von Dokumenten bis hin zum Versand deiner Ausgangsrechnungen. Dabei hast du immer eine zuverlässige Ansprechpartnerin, die Verständnis für dich und deine Belange hat und dafür sorgt, dass du den Kopf frei hast für deine Kunden.


Wann ist Abgeben die bessere Wahl?

Es gibt Aufgaben, die musst du nicht selbst erledigen oder lernen. Ein Beispiel ist die Datenpflege in deinem CRM, die Abwicklung von Bildungsgutscheinen (AZAV) oder die „Frickelei“ beim Formatieren von Dokumenten. Das sind Bereiche, in denen Erfahrung und Wissen gefragt sind. Hier ist „Selbermachen“ oft pure Zeitverschwendung, die du viel besser in deine Kundenprojekte investieren könntest.



Entscheidung: Wo drückt der Schuh bei dir gerade am meisten?


Die Entscheidung, welchen Weg du gehst, hängt oft von deinem aktuellen Status Quo ab. Um dir die Wahl zu erleichtern, habe ich hier ein paar Punkte zusammengestellt, an denen du dich orientieren kannst:


  • Wenn du oft lange nach Dokumenten suchst oder dein Desktop voller Dateien ist, dann brauchst du erst einmal Struktur (Option A).


  • Wenn du genau weißt, wie ein Prozess laufen soll, aber die Zeit für die Ausführung fehlt, dann ist es Zeit zum Delegieren (Option B).

  • Wenn der bloße Gedanke an deinen Arbeitsplatz negative Gefühle auslöst, ist ein gemeinsamer Strukturaufbau oft der wichtigste Befreiungsschlag (Option A).


  • Wenn du merkst, dass die administrative Arbeit dein Wachstum bremst oder dich von der Kundenarbeit abhält, solltest du Aufgaben abgeben (Option B).


Wichtig zu wissen: 

Es gibt kein Richtig oder Falsch – nur ein „passend“! Manchmal ist es auch eine Kombination. Viele meiner Kundinnen starten im Club, um ihre Abläufe zu ordnen, und geben die fertigen Prozesse dann an mich und mein Team ab.



Fazit: Dein Weg zu mehr Klarheit und Fokus


Seit 2008 begleite ich Unternehmerinnen dabei, ihr Backoffice auf ein stabiles Fundament zu stellen. Ich habe gesehen, wie viel Energie, Kraft und Kreativität frei wird, wenn das „Büro-Chaos“ verschwindet und man wieder mit einem klaren Kopf arbeiten kann.


Egal, ob du dich entscheidest, deine Strukturen selbst zu bauen oder ob du sagst: „Martina, übernimm du bitte!“ – der erste Schritt ist die Entscheidung für deinen individuellen Weg.

Ein gut organisiertes Büro ist kein Luxus, sondern die Basis für deinen Erfolg.


Du bist dir noch unsicher?

Genau dafür habe ich meinen Bedarfs-Check entwickelt. Er ist ganz unkompliziert, kommt ohne E-Mail-Schranke aus und zeigt dir nach ein paar Fragen direkt, welcher Weg gerade am besten zu dir passt.





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