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Wieso du als Soloselbstständige/r deine Büroarbeiten delegieren solltest

Du bist das Herz und die Seele deines kleinen Unternehmens. Du bist die Gründerin, die Visionärin, die Expertin. Und oft genug bist du auch die Buchhalterin, die IT-Expertin und die Projektmanagerin. Ich kenne dieses Gefühl, dass man am liebsten alles selbst macht, um sicherzugehen, dass es auch perfekt wird. Doch irgendwann stößt man an eine Grenzen.  Die Frage ist deshalb nicht, ob du alles schaffst, sondern ob du dir die Zeit nimmst, dich auf das zu konzentrieren, was nur du kannst: dein Business wachsen lassen.


Vor ein paar Jahren habe ich das selbst erlebt. Eine neue Kundin kam hinzu und wollte zuerst nur ganz wenig, aber dann immer mehr und mehr. Gleichzeitig erhöhten auch andere Kunden ihre Aufträge.  Ich habe einfach nur noch gearbeitet, Kundenarbeit gemacht. Aber für Marketing, Newsletter und die strategische Weiterentwicklung, da blieb schlicht keine Zeit mehr.  In diesem Artikel sprechen wir deshalb über etwas, das für viele Selbstständige eine der größten Hürden ist: das Abgeben von Büroarbeiten. Ich zeige dir, warum es so schwerfällt, warum es aber der größte Hebel für deinen Erfolg ist und wie du gut starten kannst.



Inhaltsverzeichnis



Die Podcast-Episode zum Artikel




1. Die To-Do-Liste, die nie kürzer wird


Jeder Tag hat nur 24 Stunden und in unserem Selbstständigen-Alltag sammeln sich unzählige Aufgaben, die uns vom Wesentlichen abhalten, aber erledigt werden müssen.  Ich weiß, dass du dich am liebsten nur auf deine eigentliche Kundenarbeit konzentrieren würdest. Aber die Realität sieht leider oft anders aus. So vieles muss gemacht werden, das eigentlich nichts mit deiner eigentlichen Dienstleistung zu tun hat. Und irgendwann schiebst du Aufgaben vor dir her, weil sie dir einfach keine Freude bereiten oder du gar nicht mehr weißt, wo du überhaupt anfangen sollst.


Vielleicht erkennst du dich in der Liste wieder:


  • Die Eingangspost bearbeiten:  Trotz Digitalisierung landen jeden Tag Briefe in deinem Briefkasten und somit auf deinem Schreibtisch, die gesichtet, sortiert und abgelegt werden müssen.

  • Dokumente erstellen und korrigieren:  Von der Erstellung neuer Angebote bis zur Anpassung von Dokumenten – diese Aufgaben sind zeitaufwändig und repetitiv.


  • Die Dateiablage organisieren:  Wer hat schon Lust, die digitale Ablage aufzuräumen? Einmal nicht richtig abgelegt und schon beginnt die mühsame Suche.


Diese Aufgaben sind notwendig, aber sie rauben deine kostbare Zeit und deine Energie. Und sie lassen dich die ganze Zeit über das Gefühl haben, nicht fertig zu sein.

Wenn du dir denkst: Diese Aufgabe, die möchte ich am liebsten nie wieder machen müssen! Genau das ist der perfekte Startpunkt zum Delegieren!


2. Delegieren lernen: Dein Weg zu mehr Fokus


Das Abgeben von Aufgaben ist für viele eine große Hürde - auch ich musste das erst einmal lernen. Vor allem wir Selbstständige tun uns oft schwer damit, etwas von unserem Business, unserem "Baby" in andere Hände abzugeben.


Vielleicht denkst du dir auch: "Ich kann das doch schneller selbst!" oder "Niemand macht das so gut wie ich." Doch das ist ein Trugschluss. Delegieren ist kein Zeichen von Schwäche, sondern ein Zeichen von Stärke, Weitsicht und Unternehmertum. Es ist die strategische Entscheidung, dich auf das zu konzentrieren, was nur du kannst.


Ich habe inzwischen gelernt: Es geht nicht darum, alles zu schaffen. Es geht darum, die Kapazitäten zu gewinnen, die man braucht, um zu wachsen.  Wenn du dich nicht mehr um bestimmte Dinge kümmern musst, schafft das einen Freiraum im Kopf. Das Gefühl, sich um bestimmte Dinge schlicht nicht mehr kümmern zu müssen, ist unbezahlbar.  Es ermöglicht dir, dich wieder auf deine Stärken zu fokussieren und dein Business voranzubringen.



3. Was du sofort abgeben kannst: Konkrete Büroarbeiten


Du siehst: Es gibt einen Weg, dich von diesen lästigen Aufgaben zu befreien. Hier sind einige Büroarbeiten, die sich hervorragend zum Delegieren eignen und die du sofort in Angriff nehmen kannst.


1. Postbearbeitung & Dokumentenmanagement

Die Postbearbeitung ist der perfekte Startpunkt. Sie bindet dich an einen festen Ort und kostet regelmäßig Zeit. Ein externer Partner kann deine Post sichten, bearbeiten, digitalisieren und für dich ablegen. So landet sie direkt in deiner digitalen Ablage – ohne, dass du deinen Schreibtisch verlassen musst.


2. Kundenkommunikation & Onboarding

Der erste Eindruck zählt! Eine selbstständige Bürodienstleisterin kann dir helfen, das perfekte Onboarding-System für neue Kunden einzurichten – von der Erstellung individueller Grußkarten bis zum Versenden deines persönlichen Willkommens-Pakets. So sorgst du für einen professionellen Auftritt, ohne, dass es dich Extra-Zeit kostet.


3. Diktate & Korrekturen

Vielleicht hast du schon mal versucht, deine Diktate selbst zu transkribieren oder Texte nach der Spracherkennung zu korrigieren.  Das ist zeitintensiv, man braucht enorme Konzentration und raubt dir damit den kreativen Flow. Ein Schreibservice übernimmt diese Aufgabe für dich, damit du dich auf das Formulieren konzentrieren kannst und dein Text in perfektem Zustand ist.


Das Abgeben von Büroarbeiten ist eine strategische Entscheidung. Es ist das Fundament, auf dem dein Business wachsen kann - ohne, dass du dich dabei zerreibst.



4. Den richtigen Partner finden: Worauf du achten solltest


Delegieren bedeutet, Vertrauen zu schenken. Deshalb ist es so wichtig, den richtigen Partner zu finden. Achte darauf, dass dein Gegenüber nicht nur deine Aufgaben versteht, sondern auch die dahinterliegenden Prozesse und Ziele deines Business.


  • Vertrauen und Persönlichkeit:  Achte darauf, dass du dich gut verstanden fühlst. Du arbeitest eng mit deinem Partner zusammen, also muss die menschliche Ebene stimmen.

  • Expertise:  Ein guter Partner führt nicht nur aus, sondern denkt mit und bringt eigenes Wissen mit ein, um deine Prozesse zu optimieren.

  • Pragmatismus:  Finde jemanden, der einfache und schnell umsetzbare Lösungen bietet, die genau zu dir und deinem Business passen. Und denk daran: Du musst niemanden fest anstellen, wenn du nur einen Teilbereich oder hin und wieder etwas abgeben möchtest.



Fazit


Delegieren ist kein Zeichen von Schwäche, sondern ein Zeichen von Stärke, Weitsicht und Unternehmertum. Es ist der Schritt von der Solistin zur Unternehmerin. Der erste und wichtigste Schritt ist es, dir einzugestehen, dass du nicht alles allein machen musst.


Wenn du bereit bist, diesen Schritt zu gehen und Unterstützung bei Teilbereichen oder hin und wieder benötigst, dann lass uns in einem unverbindlichen Erstgespräch darüber sprechen, wie du deine Aufgaben strategisch abgibst und dir so mehr Zeit für dein Business und dein Leben schaffst.


Ich freue mich darauf, dich kennenzulernen!






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