Entspannt produktiv: So meisterst du deinen Arbeitsalltag mit Getting Things Done (GTD)

Kennst du das Gefühl, wenn dein Schreibtisch aussieht wie ein Schlachtfeld, deine To-Do-Liste wächst und in deinem Kopf herrscht das reine Gedanken-Karussell. Du weißt eigentlich gar nicht mehr, wo oben und unten ist, und fühlst dich einfach nur noch gestresst und überfordert? Glaub mir, ich kenne das nur zu gut! Als virtuelle Office Managerin unterstütze ich bereits seit 2008 Selbstständige und kleine Unternehmen dabei, ihre Büroarbeit in den Griff zu bekommen. Und ich kann dir sagen: Gerade Frauen, die oft nicht nur im Job, sondern auch in der Familie voll gefordert sind, brauchen ein System, das uns hilft, den Überblick zu behalten und wieder mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben zu haben.

Genau hier kommt Getting Things Done (GTD) ins Spiel! Die Methode von David Allen hilft dir, deine Aufgaben zu organisieren, zu priorisieren und stressfrei abzuarbeiten.

Was ist Getting Things Done (GTD)?

GTD ist viel mehr als nur eine To-Do-Liste. Es ist eine Philosophie, die dir dabei hilft, dein Leben und deine Arbeit in Einklang zu bringen.

Stell dir einmal vor, dein Gehirn ist wie ein Hochleistungsprozessor, der ständig neue Ideen und Informationen verarbeitet. Wenn du nun versuchst, all diese Informationen im Kopf zu behalten, ist es, als würdest du deinen Computer mit zu vielen Programmen gleichzeitig überlasten.

Das Ergebnis: Du fühlst dich gestresst, überfordert und unproduktiv.

GTD hilft dir, deine Gedanken, Aufgaben und Projekte auszulagern und in einem System zu organisieren, dem du vertrauen kannst. So kannst du deinen mentalen "Arbeitsspeicher" leeren und dich auf das Wesentliche konzentrieren.

Die 5 Schritte von GTD

GTD besteht aus 5 Schritten. Dabei ist jeder Schritt wichtig und baut auf dem vorherigen auf:

Erfassen (Capture)

Befreie deinen Kopf! Sammle alle deine Aufgaben, Ideen und Gedanken an einem zentralen Ort. Das kann ein Notizbuch, eine App (z.B. MeisterTask, MeisterNote), ein E-Mail-Postfach oder ein digitales Tool sein.

Wichtig ist, dass du alles, was deine Aufmerksamkeit erfordert, aus deinem Kopf herausholst und an einem Ort sammelst, der für dich leicht zugänglich ist. Denke daran: Dein Kopf ist zum Denken da, nicht zum Merken!

Verarbeiten (Clarify)

Was ist zu tun? Kläre, was jede Aufgabe genau bedeutet und ob du dafür etwas tun musst.

Stelle dir bei jeder Aufgabe folgende Fragen:

Ist es wirklich eine Aufgabe? Oder ist es nur eine Information, die du ablegen kannst?
Ist es eine Aufgabe, die du sofort erledigen kannst (unter 2 Minuten)? Dann tu es!
Kannst du die Aufgabe delegieren? Dann delegiere sie!
Ist die Aufgabe komplexer und erfordert mehr Zeit? Dann plane sie in deinen Kalender ein oder lege sie in deinem System ab.

Organisieren (Organize)

Sortiere deine Aufgaben nach Kategorien, Prioritäten und Fälligkeiten. So behältst du den Überblick und weißt immer, was als Nächstes zu tun ist.

GTD empfiehlt, Aufgaben in verschiedene Kategorien einzuteilen, z.B.:

Projekte: Größere Vorhaben, die aus mehreren einzelnen Aufgaben bestehen.
Nächste Aktionen: Einzelne Aufgaben, die als Nächstes erledigt werden müssen.
Warten auf: Aufgaben, bei denen du auf etwas oder jemanden warten musst.
Kalender: Termine und Fälligkeiten.
Someday/Maybe: Aufgaben, die du irgendwann einmal erledigen möchtest, aber nicht dringend sind.
Referenzmaterial: Informationen, die du für deine Arbeit benötigst.

Durchsehen (Reflect)

Bleib flexibel! GTD empfiehlt, wöchentlich einen Wochenrückblick zu machen, in dem du deine Fortschritte überprüfst und deine Aufgabenliste aktualisierst. So stellst du sicher, dass dein System immer aktuell und relevant ist.

Überprüfe regelmäßig deine Aufgabenliste und passe sie an deine aktuellen Ziele und Prioritäten an.

Erledigen (Engage)

Arbeite deine Aufgaben Schritt für Schritt ab und konzentriere dich dabei immer nur auf die aktuelle Aufgabe.

GTD hilft dir, Ablenkungen zu vermeiden und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wähle die Aufgabe, die du als Nächstes erledigen möchtest, basierend auf deiner Energie, deiner verfügbaren Zeit und dem Kontext, in dem du dich befindest.

Vorteile von GTD

GTD ist mehr als nur eine To-Do-Liste. Es ist ein System, das dir hilft, dein Leben und deine Arbeit in den Griff zu bekommen. Hier sind einige Vorteile, die du mit GTD genießen kannst:

Weniger Stress: Du hast den Kopf frei und musst dir keine Sorgen mehr machen, etwas zu vergessen.
Mehr Fokus: Du kannst dich besser auf deine Aufgaben konzentrieren und bist produktiver.
Bessere Organisation: Du hast einen klaren Überblick über deine Aufgaben und Projekte.
Mehr Zeit: Du gewinnst Zeit, da du deine Aufgaben effizienter erledigst.
Mehr Kontrolle: Du hast das Gefühl, dein Leben und deine Arbeit im Griff zu haben.
Mehr Klarheit: Du weißt genau, was zu tun ist und wann du es tun musst.
Mehr Flexibilität: Du kannst dich leichter an veränderte Umstände anpassen.
Mehr Zufriedenheit: Du erlebst mehr Erfolgserlebnisse und bist motivierter.

GTD in der Praxis – Finde dein perfektes System!

GTD lässt sich mit verschiedenen Tools umsetzen. Es gibt analoge Methoden, wie z.B. Notizbücher und Karteikarten, aber auch digitale Tools, wie z.B. Apps und Projektmanagement-Software. Die Wahl des richtigen Tools hängt von deinen persönlichen Vorlieben und Bedürfnissen ab. Meine persönliche Empfehlung ist aber ein digitales Tool - denn Papier ist geduldig ...

Digitale Tools für GTD

MeisterTask: Als Certified MeisterTask Expert bin ich natürlich absoluter Fan dieses aus Österreich stammenden und in Deutschland gehosteten intuitiven Projektmanagement-Tools! Mit MeisterTask kannst du Aufgaben erstellen, zuweisen, verfolgen und in verschiedene Projekte organisieren. Die übersichtliche Oberfläche und die vielen Funktionen machen MeisterTask zu einem idealen Begleiter für GTD. Daneben kannst du deine Aufgaben auch direkt mit MeisterNote verknüpfen. Übrigens: Mit dem Rabatt-Code LANKES10 erhältst Du 10 % auf deine erste Rechnung!
Asana: Eine weitere beliebte Projektmanagement-Software mit vielen Funktionen. Asana ist besonders gut für Teams geeignet, die gemeinsam an Projekten arbeiten. Asana bietet eine Vielzahl von Funktionen für die Zusammenarbeit, wie z.B. die Möglichkeit, Aufgaben zu kommentieren, Dateien zu teilen und den Fortschritt von Projekten zu verfolgen, ist aber um einiges "kleinteiliger" als MeisterTask.
Todoist: Eine einfache und effektive To-Do-Listen-App, die sich gut für die Erfassung und Organisation von Aufgaben eignet. Todoist ist besonders benutzerfreundlich und bietet eine Vielzahl von Funktionen, wie z.B. die Möglichkeit, Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren, Fälligkeiten festzulegen und Erinnerungen einzurichten.
Evernote: Ein digitaler Notizblock, der sich auch für GTD nutzen lässt. Mit Evernote kannst du Notizen, Ideen und Aufgaben an einem zentralen Ort speichern und verwalten. Evernote ist besonders vielseitig und kann für eine Vielzahl von Zwecken eingesetzt werden, z.B. zum Sammeln von Ideen, zum Erstellen von Notizen zu Meetings oder zum Verwalten von Dokumenten.

Analoge Tools für GTD

Notizbuch: Ein klassisches Notizbuch ist ein einfacher und flexibler Weg, um Aufgaben und Ideen zu erfassen. Notizbücher sind besonders gut geeignet für Menschen, die gerne handschriftlich arbeiten und ihre Gedanken visualisieren möchten.
Karteikarten: Karteikarten eignen sich gut für die Organisation von Aufgaben nach Kategorien und Prioritäten. Karteikarten sind besonders flexibel und können leicht neu angeordnet werden.
Ordner: Mit Ordnern kannst du Aufgaben und Dokumente physisch organisieren. Ordner sind besonders gut geeignet für Menschen, die gerne mit Papier arbeiten und ihre Unterlagen physisch sortieren möchten.

Tipps für die Umsetzung von GTD

Fang klein an: Versuche nicht, alles auf einmal umzusetzen. Konzentriere dich zunächst auf die wichtigsten Aufgaben und Projekte. Wähle ein oder zwei Bereiche in deinem Leben aus, in denen du GTD anwenden möchtest, und erweitere dein System nach und nach.
Sei konsequent: GTD funktioniert nur, wenn du die Methode regelmäßig anwendest. Plane Zeit für deinen wöchentlichen Rückblick ein und überprüfe regelmäßig deine Aufgabenliste. Je konsequenter du GTD anwendest, desto besser wirst du die Vorteile der Methode spüren.
Finde dein System: Probiere verschiedene Tools und Methoden aus, um das System zu finden, das am besten zu dir passt. Jeder Mensch ist anders und hat unterschiedliche Bedürfnisse. Es gibt kein "richtiges" oder "falsches" System. Wichtig ist, dass du ein System findest, das FÜR DICH funktioniert und das du gerne benutzt. Du glaubst gar nicht, wie viele Tools ich getestet und anschließend wieder verworfen habe ...
Lass dich nicht entmutigen: Es braucht Zeit, um GTD zu lernen und in den Alltag zu integrieren. Sei geduldig mit dir selbst und gib nicht auf! Es ist normal, dass du am Anfang Fehler machst oder dass du dein System anpassen musst. Wichtig ist, dass du dranbleibst und nicht aufgibst.

GTD für Selbstständige und kleine Unternehmen = Mehr Zeit für deine Kunden und dich!

Wenn du selbstständig bist, dann kennst du die Herausforderungen des Arbeitsalltags nur zu gut. Du musst viele Aufgaben gleichzeitig erledigen, Deadlines einhalten und Kunden zufriedenstellen. Oft fühlst du dich überfordert und gestresst. GTD kann dir helfen, den Überblick zu behalten, deine Zeit effizienter zu nutzen und Stress abzubauen.

So unterstützt dich GTD konkret:

Priorisierung: GTD hilft dir, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und dich auf sie zu konzentrieren. Du lernst, zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben zu unterscheiden und deine Zeit und Energie auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf dein Unternehmen haben.
Delegation: GTD hilft dir, Aufgaben zu delegieren, die du nicht selbst erledigen musst. Du lernst, Aufgaben an Mitarbeiter oder Freelancer zu delegieren und so Zeit für die Aufgaben zu gewinnen, die nur du erledigen kannst.
Zeitmanagement: GTD hilft dir, deine Zeit effizienter zu nutzen und Deadlines einzuhalten. Du lernst, deine Zeit zu planen und zu strukturieren und so mehr in kürzerer Zeit zu schaffen.
Projektmanagement: GTD hilft dir, komplexe Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Du lernst, Projekte zu planen, zu organisieren und zu überwachen und so sicherzustellen, dass deine Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.

Fazit: Mit GTD zum entspannten Arbeitsalltag

Getting Things Done ist eine effektive Methode, um deine Aufgaben zu organisieren, deine Produktivität zu steigern und stressfrei zu arbeiten. Mit etwas Übung und Disziplin kannst auch du GTD erfolgreich in deinem Alltag umsetzen.

Möchtest du GTD erfolgreich in deinen Arbeitsalltag integrieren und endlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben?

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