Immer wieder höre ich das Argument, dass es sich für Soloselbstständige oder auch kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern gar nicht lohnt, das Aufgabenmanagement digital aufzusetzen. Das sei zu teuer, zu kompliziert und man brauche das ja gar nicht. Schließlich hat es ja immer schon anders funktioniert. Aber hat es das wirklich? Wurden nicht doch ab und an einmal Aufträge oder bestimmte Arbeitsschritte vergessen? Ist immer und überall klar, welche To-dos bereits erledigt sind und wer gerade mit was beschäftigt ist? Und was passiert eigentlich, wenn ein Mitarbeiter krank ist oder Urlaub hat?
Wie organisierst Du eigentlich Deine Aufgaben? Arbeitest Du noch mit Haftnotizen, Stift und Papier? Oder versuchst Du, Deine Aufträge und Aufgaben im Kopf zu behalten? Versuchst Du gar, Deine Aufgaben mithilfe von E-Mails zu verteilen und den Überblick zu behalten? Glaub mir, ich habe bei der Zusammenarbeit mit meinen Kunden schon so einiges erlebt und auf den ersten Blick hat es oft auch funktioniert.
Aber: Ohne ein wirkliches System verliert man schnell den Überblick über Aufgaben, Aufträge, Bearbeitungsstände und auch Kapazitäten. Dabei lässt sich durch ein einfaches digitales Aufgabenmanagement so viel abbilden.
Damit Du Dir im Klaren sein kannst, ob und welches Digitalisierungs-Instrument Du einsetzen möchtest, gehe ich in diesem Artikel einmal näher auf die Vor- und Nachteile eines digitalen Task-Managements ein.
Vorteile eines digitalen Aufgabenmanagements
- Mehr Überblick, Vermeidung von Fehlerquellen
Mit einem digitalen, cloudbasierten Aufgabenmanagement behältst Du den Überblick. Und zwar egal, wo Du gerade bist oder was Du gerade tust. Wenn Du Mitarbeiter/innen hast, dann siehst nicht nur Du, sondern alle beteiligten Personen genau, wer wann etwas zu tun hat, welchen Status die jeweilige Aufgabe hat und ob die Aufgabe ggf. noch auf einen bestimmten Arbeitsschritt wartet. Dadurch wird es schwerer, etwas zu vergessen und Fehlerquellen vermeidet. - Klare Prozesse und Zuständigkeiten
Durch klare, strukturierte und immer gleiche Prozesse und ein paar kleine, aber entscheidende Automatisierungen (z.B. dem automatischen Zuweisen an einen bestimmten Mitarbeiter bei Erreichen eines bestimmten Status) sicherst Du einen standardisierten Ablauf, was dann auch die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter und vor allem Kunden erhöht. - Weniger/keine internen E-Mails
Ein großer Pluspunkt ist, dass die aufgabenspezifische Kommunikation innerhalb Deines Projektmanagement-Tools Dein E-Mail-Postfach enorm entlastet. Hier musst Du allerdings darauf achten, dass sich auch alle Beteiligten daran halten und strikte Regeln einführen. Einmal eingeführt, nehmen die endlosen E-Mail-Ping-Pongs, in denen verschiedenste Mitarbeiter und Personen in CC gesetzt werden, nimmt damit ein Ende und jeder ist über sämtliche Kommunikation zu dieser Aufgabe bestens informiert. - Einbeziehung von Kunden/Freelancern
Du kannst Deine Kunden oder auch Dienstleister mit einbeziehen, falls Du dies benötigst. Gib Deinen Kunden Gastzugang zu Deinem Tool, wenn sie aktiv mitarbeiten sollen oder Du ihr Feedback benötigst. Oder lasse Nachrichten, die sie Dir per E-Mail senden, automatisch in die Software einfügen – sei es als separate Aufgabe oder als Kommentar.
Nachteile eines digitalen Aufgabenmanagements
- Kosten
Sicherlich hast Du auch schon daran gedacht: Es fallen natürlich Kosten für den Softwarekauf oder monatliche/jährliche Lizenzgebühren an. Je nach Tool können diese gar nicht unerheblich sein, was Du natürlich in Deine Betrachtung mit hineinnehmen musst. - Zeitaufwand
Auch für die Installation und die Einarbeitung in das neue System musst Du (für Dich und Dein Team) Zeit und Kosten einkalkulieren. - Es müssen alle mitziehen.
Dies ist wohl die größte Hürde, denn Menschen sind Gewohnheitstiere und scheuen sich oft davor, auf Veränderungen einzugehen. Sobald ein Mitarbeiter das System nicht anwendet und „wie er will“ und „eigenbrödlerisch“ vor sich hinarbeitet, wird es schwierig …
Digitales Aufgabenmanagement aus verschiedenen Perspektiven
Zum Schluss möchte ich noch einmal die positiven Veränderungen betrachten, die ein digitales Aufgabenmanagement für die verschiedensten Personen in einem Prozess mit sich bringt:
- Kunde / Interessent
Aus Sicht des Kunden wirkt sich ein digitale organisiertes Aufgabenmanagement äußerst positiv aus. Der Kunde merkt, dass Du weißt, was Du wann zu tun hast und dass Du in Deinem Unternehmen standardisierte Prozesse etabliert hast. Dadurch erhält der Kunde immer ein gleichhochwertiges Ergebnis. Ein absolutes Plus aus Kundensicht! Denn Du schaffst so Vertrauen und insgesamt einen besseren, organisierten Eindruck bei Kunden und Interessenten. - Mitarbeiter
Auch aus Sicht Deiner Mitarbeiter wirken sich standardisierte Prozesse und auch die Nutzung digitaler Tools positiv aus. Nicht nur, dass jeder weiß, wer was wann zu tun hat. Auch Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen sind aufgrund automatisch eingebetteter Checklisten und standardisierter Arbeitsabläufe viel einfacher zu übernehmen. Zudem wird (je nach Job) die Arbeit im Homeoffice erleichtert, da man von überall auf der Welt Zugriff auf die Aufgabenverwaltung hat.
Einer der größten Pluspunkte dürfte hier die oben bereits erwähnte aufgabenbezogene Kommunikation direkt im Projektmanagement-Tool sein. - Geschäftsleitung / Inhaber
Wenn der Geschäftsinhaber die erwähnten Kosten einmal ausblendet, dann hat er vor allem eines: Den Überblick! Überblick über verfügbare Kapazitäten, alle Aufträge, alle Aufgaben, die anstehen, Zuständigkeiten, also den Stand der Dinge. Und zwar egal, wo er/sie sich gerade befindet. Eine absolute Notwendigkeit!
Und als Nebeneffekt werden die Kosten, die durch den Einsatz der Software entstehen, durch Zeitersparnis und Kundenzufriedenheit im Normalfall deutlich aufgehoben.
Fazit
Trotz aller Arbeiten, Vorbehalte und auch Einführungskosten verhilft Dir ein digitales Aufgabenmanagement zu mehr Übersicht, Struktur und damit auch Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.
1 Kommentar zu „Warum auch Soloselbstständige und kleine Unternehmen ihr Aufgabenmanagement digitalisieren sollten“
Ich möchte nur einmal loswerden, dass ich deine Tipps immer sehr gerne lese und auch schon einiges umgesetzt habe. Danke dafür! 🙂
Ich werde nun einmal meine Prozesse aufzeichnen und überlegen, was ich in Zukunft gerne digitalisieren möchte.
LG Anna