Häufige Fragen

Virtuelle Assistenten arbeiten für mehrere Kunden gleichzeitig auf selbständiger Basis, sind also externe Dienstleister und unterstützen ihre Auftraggeber bei den unterschiedlichsten Aufgaben – ortsunabhängig über das Internet, daher der Begriff “virtuell”.
Virtuelle Assistenten bieten unterschiedliche Services an, darunter fallen u.a. Terminkoordination, E-Mail-Verwaltung, Datenbankeingaben, Texten, Social-Media-Management, Facebook-Ads, Video- oder Podcast-Service, Webdesign, Übersetzungen, Grafikdesign, Transkriptionen, Recherchen, Kundenservice, Kundenakquise, die Verwaltung von Onlinekursen und vieles mehr.
Das Angebot und die jeweiligen Spezialisierungen sind also sehr unterschiedlich. Dies hat aber auch den Vorteil, dass der Kunde jeweils mit einem Spezialisten auf dem jeweiligen Gebiet zusammenarbeitet und sich selbst nicht in ein komplexes Themenfeld einarbeiten muss.

Der Begriff der virtuellen Assistenz oder auch VA ist seit den 1990er Jahren in den USA bekannt. In den letzten Jahren schwappt dieser Trend auch zu uns nach Europa zbw. Deutschland.
Als ich mich im November 2008 mit einem Schreibbüro sowie im Servicegebiet “Bürodienstleistungen” selbständig gemacht habe, war dieser Begriff in Deutschland noch vollkommen unbekannt. Trotzdem habe ich damals meine Services schon remote, d.h. rein von meinem Homeoffice aus, angeboten.
In diesem Sinne bin ich also ein alter Hase auf diesem Gebiet.

In manchen Portalen kann man schon für wenige Euro einen virtuellen Assistenten buchen. Diese Assistenten stammen dann oft aus Asien oder anderen Ländern.
Im deutschsprachigen Raum muss man mit wesentlich höheren Preisen rechnen – bis zu 100,- € pro Stunde und mehr.
Dafür benötigt man aber keinen Arbeitsplatz vor Ort, da der virtuelle Assistent ortsunabhängig mit seinem eigenen Equipment arbeitet.

Meiner Auffassung nach eignet sich die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten v.a. für Soloselbständige und kleinere Unternehmen, für die es sich nicht lohnt, für jede Spezialaufgabe jemanden einzustellen, aber die stundenweise Auslagerung von Arbeiten eine gute Alternative darstellt.
Vor der Suche nach einem geeigneten Dienstleister sollten Sie sich schon einmal überlegen, was und in welchem Umfang genau ausgelagert werden soll. Erst dann kann sinnvoll Ausschau nach geeigneten und qualifizierten Assistenten gehalten werden und eine gute Zusammenarbeit starten.
Da die Arbeit mit einer virtuellen Assistentin remote stattfindet, ist vor allem das gegenseitige Vertrauen sehr wichtig. Vertrauen in den Dienstleister, dass alle Aufgaben mit größter Sorgfalt erledigt werden.
Aber auch das Vertrauen in den Kunden, dass dieser alle Angaben genauso macht, wie und wann sie benötigt werden und sich ebenso an Absprachen hält und offen kommuniziert.

Zum Start der Zusammenarbeit sollte ein detailliertes Briefing erfolgen. Denn nur so lassen sich unnötige Rückfragen vermeiden. 
Anschließend werden die Projekte und Aufgaben remote vom virtuellen Assistenten abgearbeitet, nach Absprache erhält der Kunde auch einen Zwischenbericht.
Die Bezahlung erfolgt entweder per Vorkasse, in Zwischenschritten (z.B. Monatsabrechnungen) oder bei Abschluss des Projektes. Dies muss mit dem Dienstleister individuell vereinbart werden.

Ich habe mir einmal Gedanken gemacht, welche Eigenschaften ein guter virtueller Assistent neben seinem Fachwissen und seinen Qualifikationen mitbringen sollte. Dies sind auch meine Werte, die ich mit meiner Arbeit und mit meinem Serviceangebot vereinbaren möchte.
Als virtuelle Assistentin sehe ich mich nicht als untergeordnete Assistentin, sondern als Partner meiner Kunden. Als virtuelle Assistentin sehe ich Ihr Unternehmen auch von außen, also aus einer anderen Perspektive.
Eine gute Assistentin arbeitet proaktiv, bringt Ideen und Vorschläge ein und gibt Feedback. Die Assistentin sollte pünktlich und zuverlässig, aber auch flexibel sein und – durch die Arbeit für verschiedene Auftraggeber – auch ein Organisationstalent. Sie sollte ihrem Auftraggeber gegenüber loyal sein.

Unter einem Schreibbüro versteht man ein eigenständiges Unternehmen oder eine Unterabteilung mit der Aufgabe, Diktate zu transkribieren. Durch die zunehmende Verbreitung computergestützter Spracherkennung kommt in letzter Zeit auch mehr und mehr die Nachkorrektur sogenannter Spracherkennungs-Rohtexte zum Aufgabengebiet eines Schreibbüros hinzu, denn entgegen vieler Behauptungen arbeitet die automatische Spracherkennung noch immer nicht genau genug, um auf eine Nachkorrektur zu verzichten.
Kontrollen sind – v.a. im medizinischen und juristischen Bereich – zwingend erforderlich, um z.B. die Falscherkennung von “ein” bzw. kein” zu korrigieren.

Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Schreibbüro sind vor dem Start der Zusammenarbeit die Rahmenbedingungen zu besprechen, d.h. Format, Transkriptionsregeln, Bearbeitungszeitraum, Audioformate usw.
Auch die jeweilige Form des Datenaustauschs muss zwingend vorab besprochen werden.
Anschließend läuft die Zusammenarbeit dann fast von alleine. Der Kunde sendet seine Audiodatei, das Schreibbüro transkribiert und sendet auf dem vereinbarten Weg das jeweilige Schreiben an den Kunden zurück.

Der Wert der in Deutschland jährlich erbrachten Schreibdienstleistungen wird laut Wikipedia auf 10 bis 15 Milliarden Euro geschätzt. Der größte Anteil entfällt hierbei auf festangestellte Mitarbeiter in Unternehmen.
Durch die zunehmende Digitalisierung der Diktiertechnik wird es aber immer einfacher, die Schreibarbeiten extern zu vergeben und so flexibel zu bleiben. SSL-Verschlüsselung und VPN-Tunnel ermöglichen dabei einen sicheren Datenaustausch.
Der Markt für Schreibdienstleistungen ist – trotz einiger großer Platzhirsche – sowohl in den USA, als auch in Europa stark zersplittert, da es tausende Solounternehmen gibt, die Schreibarbeiten anbieten.
Das mit Abstand größte Diktiervolumen entsteht im medizinischen Bereich, da jeder Befund, jede Operation usw. schriftlich fixiert werden muss. Der zweitgrößte Anteil im Diktiervolumen entsteht im juristischen Bereich.
In Deutschland diktieren rund 400.000 Mediziner und 60.000 Juristen etwa 90 % aller Diktate. 
Quelle. Wikipedia.

Um die Zusammenarbeit möglichst reibungslos zu gestalten und Rückfragen zu vermeiden, ist eine gute Qualität des Diktats sehr wichtig.
Deshalb habe ich Ihnen hier einige Tipps und Hinweise zusammengestellt, welche die Qualität des Diktats bzw. Ihrer Audiodatei – und somit auch des fertigen Transkripts – wesentlich beeinflussen.
Diese Übersicht können Sie sich gerne als PDF-Dokument herunterladen.