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Organisation im Büroalltag

Raus aus dem Bürochaos

Besonders im Homeoffice sammeln sich gerne viele verschiedene Dinge an. Aber seien Sie einmal ehrlich: Wenn sich auf Ihrem Schreibtisch Dinge wie Briefe, Stifte, Lineale, ggf. noch private Einkaufszettel stapeln, können Sie dann noch konzentriert arbeiten? Ich nicht. Deshalb nutze ich den Jahresanfang gerne, um meinen Schreibtisch einmal komplett in Ordnung und System und mein System einmal zu prüfen. Der Schreibtisch im Homeoffice – ein Magnet für viele Dinge Ein Einkaufszettel, Bastelmaterial von den Kindern, ein Stapel Post, Unterlagen für das aktuelle Projekt, Schreiben der Schule, … es könnte ewig so weitergehen. Und genauso sieht es auf vielen Schreibtischen im Homeoffice aus. Viele Dinge, die den Weg in ein externes Büro niemals finden würden, landen hier auf unserem Schreibtisch. Hier bin ich tagsüber zu finden und irgendwie zieht mein Schreibtisch Dinge wie Schulrundschreiben usw. magisch an. Und dabei muss das Ganze nicht einmal unordentlich sein. Aber der Schreibtisch ist trotz

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Meine Tools im täglichen Gebrauch

Werbung Mein Alltag als Bürodienstleisterin ist geprägt von den verschiedensten Aufgaben. Dadurch benötige ich natürlich auch verschiedene Tools – und ich muss zugeben, hier bin ich ziemlich anfällig dafür, Neues auszuprobieren. Trotzdem versuche ich, so wenige Software wie möglich zu nutzen – denn so bleibt es übersichtlich und gut handhabbar. Welche Tools ich täglich oder zumindest regelmäßig nutze, das schauen wir uns nun einmal an. Projektmanagement Um den Überblick über all meine Aufgaben – egal ob es sich um interne Aufgaben, wie z.B. die Buchhaltung, oder um Kundenarbeit handelt – nicht zu verlieren, ist mein Projektmanagement-Tool mein wichtigster und daher täglicher Begleiter. Nachdem ich so einige Angebote getestet habe, bin ich schlussendlich bei MeisterTask* hängengeblieben und habe nicht mehr vor, zu wechseln. Denn die Handhabung ist einfach und das Programm lässt sich so anpassen, wie ich es benötige.  MeisterTask* läuft bei mir eigentlich immer im Hintergrund mit, denn ich benötige

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Mein Buchhaltungs- und Ablageworkflow

Jeden Monat dasselbe: Kontoauszüge abholen, Rechnungen zusammensuchen, Geschäftsvorfälle buchen und dann doch wieder fehlende Belege. Kennen Sie das auch?  Ganz ehrlich? Das geht auch einfacher. Deshalb nehme ich Sie heute einmal mit in meinen persönlichen Buchhaltungs- und Ablageworkflow. Ja, auch ich habe früher richtig viel Zeit mit der Buchhaltung verbracht. Aber: Ich habe meinen kompletten Ablage- und Buchhaltungsprozess digitalisiert – und spare so nicht nur Platz in meinen Schränken, sondern auch enorm Zeit! Schauen wir uns das Ganze einmal an. Belege und Ablage Sicherlich bekommst auch Du die meisten Belege inzwischen in digitaler Form – meist per E-Mail oder zum Download über ein Kundenportal. Und das macht das Ganze viel einfacher. Sobald eine E-Mail mit beispielsweise einer Rechnung bei mir ankommt, lade ich sie sofort in mein Dokumentenmanagement hoch. Ich arbeite hier mit fileee – denn das ist sowohl DSGVO-, als auch GOBD-konform, was mir besonders wichtig ist. Zudem bin

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Selbständigkeit

Wann sich Outsourcing (noch) nicht für Sie eignet

In den meisten Fällen können Sie enorm davon profitieren, Aufgaben auszulagern und z.B. an eine virtuelle Assistenz auszulagern. Es gibt aber Situationen, bei denen sich ein Outsourcing (noch) nicht eignet und Sie erst einmal ein wenig Vorarbeit leisten sollten. Sie wissen nicht, was Sie von der virtuellen Assistenz erwarten Eine der wichtigsten Grundlagen einer erfolgreichen Zusammenarbeit ist zu wissen, was Sie von Ihrer externen Unterstützung eigentlich erwarten: Erst, wenn Sie selbst wissen, was Sie von einem Dienstleister überhaupt erwarten, können Sie diese Erwartungen auch formulieren und kommunizieren und so den Erfolg einer Zusammenarbeit bewerten.Ohne eine Antwort auf diese Fragen können Sie nämlich weder einen geeigneten Dienstleister auswählen, noch können Sie messen, ob die Aufgaben ordentlich bzw. zu Ihrer Zufriedenheit erledigt wurden – es bleibt hier ansonsten bei einer Bewertung nach Gefühl … Sie sind kein verlässlicher Auftraggeber Um erfolgreich mit einer virtuellen Assistenz oder einem Bürodienstleister zusammenzuarbeiten, benötigt man eine

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Mit einem standardisierten Kunden-Onboarding effizient und erfolgreich zusammenarbeiten

Die Freude ist groß, ein neuer Kunde ist gewonnen. Aber was ist denn nun alles zu tun? Eine E-Mail mit den Verträgen, das ist klar. Aber dann? Welche Angaben benötige ich, um den Auftrag überhaupt abwickeln zu können? Benötige ich vielleicht Passwörter oder Zugänge? Und was benötigt der Kunde von mir? Mal ehrlich: Eigentlich sind das immer die gleichen Tätigkeiten/Fragen. Deshalb eignet sich hier ein standardisiertes Verfahren. Und genau darum geht es heute. Onboarding ist ein Begriff aus dem Personalmanagement und bezeichnet das Einstellen (oder die Personalbeschaffung) und die Aufnahme neuer Mitarbeiter durch ein Unternehmen und die Maßnahmen, welche die Eingliederung bzw. Integration fördern. Inzwischen hat sich der Begriff des Onboardings aber im Bereich des Vertriebs bzw. bei der Aufnahme von neuen Kunden immer mehr etabliert. Welche Vorteile bringt ein standardisiertes Kunden-Onboarding? Zuerst einmal bringt ein standardisierter Onboarding-Prozess natürlich enorme zeitliche Erleichterung. Denn Sie müssen sich nicht jedes Mal wieder

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Buchhaltung an einen virtuellen Assistenten abgeben?

Als Soloselbständiger haben Sie regelmäßig Ihre Buchhaltung zu erledigen. Doch Sie haben weder Zeit, noch Lust sich in die Materie einzuarbeiten und auch die Zuordnung von Belegen gehört nicht gerade zu Ihren Lieblingsaufgaben.Die Idee: Buchhaltungsaufgaben an einen virtuellen Assistenten auslagern. Dabei kann die vorbereitende Buchhaltung sehr gut abgegeben werden. Aber Achtung: Bestimmte Aufgaben dürfen nur von einem Steuerberater erledigt werden! Gute Gründe, die Buchhaltung an einen virtuellen Assistenten auszulagern Für viele Selbständige gehören Buchhaltungsaufgaben nicht gerade zu deren Lieblingstätigkeit. Sie arbeiten lieber für ihre Kunden oder entwickeln ihr Angebot aktiv weiter. Trotzdem muss die Buchhaltung wohl oder übel erledigt werden – nicht nur für das Finanzamt, sondern um selbst stets einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben, offene Rechnungen usw. zu haben. Wenn Buchhaltungsaufgaben nun ausgelagert werden, spart man sich natürlich erst einmal Zeit. Zeit, die anderweitig verwendet werden kann. Zusätzlich dazu ist ein externer Buchhalter natürlich auch Experte, verfügt über Fachwissen

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Tipps & Tricks für die Arbeit im Homeoffice

Homeoffice ergonomisch gestalten

Zuhause arbeiten. Für viele ein Optimum der individuellen und modernen Arbeitsplatzgestaltung. Und ein richtiges Büro oder einen festen Arbeitsplatz, das brauche ich als moderner Mensch doch nicht – ich arbeite einfach auf dem Küchentisch. Macht am wenigsten Aufwand und außerdem passt da alles so schön hin.
Genauso fängt es an und es schleichen sich beispielsweise Rücken-, Nacken- oder Handgelenksschmerzen ein. Aber was kann man nun tun, um sich zu Hause einen gesunden Arbeitsplatz einzurichten?

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Mein Tagesablauf im Homeoffice

Immer wieder hört man das Vorurteil, dass man im Homeoffice doch tun und lassen kann, was man möchte, nebenbei locker einmal den Haushalt schmeißen kann und mehr oder weniger den Tag auf dem Sofa verbringt. So die Vorstellung. Aber wie sieht das nun in der Realität aus? Nachdem ich nun schon seit 2009 komplett im Homeoffice arbeite, möchte ich heute einmal meinen Tagesablauf durchgehen, wie er normalerweise aussieht. Morgens um 5:30 Uhr Um 5:30 Uhr klingelt mein Wecker. Ja, das ist spät. Denn zu Homeschooling-Zeiten war es schon um 4 Uhr morgens Zeit fürs Aufstehen. Ja, auch ich stehe nicht gerne so früh auf. Aber diese Zeit am frühen Morgen ist für mich extrem wichtig.Ich gehe ins Bad, mache mich fertig, genieße ein paar Minuten Ruhe und sichte schon einmal meine E-Mails. Hierbei plane ich schon einmal grob meinen Tag. Und schon geht es ans Schulbrote schmieren und Frühstück machen.

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Fit bleiben im Homeoffice

So viele Vorteile das Arbeiten im Homeoffice auch hat, so bringt es auch Nachteile mit sich und für viele Homeworker stellt sich die Frage: Wie bleibe ich fit und gesund bei der Arbeit im Homeoffice. Denn: Der Weg zur Arbeit, der fällt ja schon einmal weg. So fällt die Bewegung – und wenn es nur der Weg vom Parkplatz zum Büro ist – schon einmal komplett weg – oft mit negativen Folgen. Die Apotheken-Umschau nennt als negative Folgen von zu langem Sitzen u.a. ein erhöhtes Risiko für Herz-Kreislauf- sowie Stoffwechselerkrankungen, wie z.B. Diabetes. Zudem verschlechtert sich durch das viele Sitzen auch die Körperhaltung, was z.B. zu Schmerzen im Schulter- und Nackenbereich führen kann. Oft kommt es auch zu Schwellungen der Beine. Aber wie kann das Auftreten dieser Folgen vermieden werden? Eine schnelle Antwort wäre natürlich, das Sitzen zu reduzieren. Aber das ist im Homeoffice oft schlicht nicht machbar – z.B.

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Empfehlungen

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