Wie Du Aufgaben erfolgreich an einen externen Bürodienstleister delegierst

Egal ob Du Aufgaben an Deine festangestellten Mitarbeiter delegierst oder an einen Bürodienstleister vergibst: Erfolgreiches Delegieren will gelernt sein! Denn viele Menschen tun sich sehr schwer damit, Aufgaben bzw. Verantwortung komplett aus der Hand zu geben und verfallen regelrecht in Mikromanagement. Dabei wird viel Potenzial auf Wachstum verschenkt. Denn durch das Delegieren von Aufgaben schaufelst Du Dir Kapazitäten frei, die für andere Tätigkeiten genutzt werden können.

Was bedeutet Delegieren überhaupt?

Delegieren kommt aus dem Lateinischen (delegare) und bedeutet „hinschicken, anvertrauen, übertragen“. In der Organisationslehre meint man damit die vertikale Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an nachgeordnete Stellen oder Aufgabenträger.
(Quelle: Wikipedia)

Delegieren bringt also Entlastung in Deinen Arbeitsalltag. Dies bedeutet aber auch das Abgeben von Kontrolle!
Aufgaben können sowohl intern an bereits festangestellte Mitarbeiter abgegeben werden, aber auch an externe Dienstleister, wie beispielsweise einen professionellen Bürodienstleister.

5 Gründe, warum das Abgeben von Aufgaben und Verantwortung schwerfällt

Als Selbstständige:r bist Du es gewohnt, alle anfallenden Aufgaben selbst zu erledigen und auch dafür verantwortlich zu sein. Deshalb fällt es vor allem Soloselbstständigen schwer, bestimmte Aufgaben und damit auch Verantwortung und Kontrolle abzugeben. Hierbei können u.a. folgende Gedanken eine Rolle spielen:

• Diese Aufgaben kann keiner so gut wie ich erledigen!
• Das Delegieren dieser Aufgabe nimmt doch genau so viel oder mehr Zeit in Anspruch, als wenn ich sie selbst erledige.
• Wenn ich eine Aufgabe abgebe, dann muss ich ja jeden Schritt und jedes Ergebnis kontrollieren!
• Ich schaffe das schon alleine. Hilfe, die brauch’ ich nicht.
• Wenn jemand anderes das auch kann, dann bin ich ja bald überflüssig.
• Besonders am Anfang kann es schwer sein, jemanden zu finden, zu dem Du genug Vertrauen hast, um Abläufe und auch interne Details aus Deinem Business zu teilen und Einblicke zu gewähren.

Welche Vorteile hat das Delegieren von Aufgaben an einen externen Bürodienstleister?

Um das volle Potenzial Deiner Selbstständigkeit auszuschöpfen, solltest Du das Delegieren bzw. Abgeben von bestimmten Aufgaben an einen externen Dienstleister in Betracht ziehen. Denn dies bringt enorme Vorteile mit sich:

• Ein selbstständiger Bürodienstleister ist Spezialist auf seinem Gebiet, sei es das Schreiben von bestimmten Texten, Buchhaltungsaufgaben, Design, Programmierung, Prozessmanagement etc.
• Ein externer Büroservice kann flexibel eingesetzt werden, beispielsweise bei schwankenden Auftragsvolumina, zur Abdeckung von saisonalen Arbeitsspitzen oder auch für projektbezogene Aufgaben.
• Durch den Einsatz eines Bürodienstleisters oder einer Virtuellen Assistenz kannst Du Deine Kapazitäten schnell und einfach erhöhen und so skalieren. Oder bei Bedarf auch wieder reduzieren.
  Unter Umständen sparst Du Kosten, indem Du Aufgaben an Freelancer delegierst, statt feste Mitarbeiter einzustellen, da beispielsweise keine Sozialversicherungsbeträge oder Kosten für Lizenzen oder einen Arbeitsplatz anfallen. Allerdings bekommst Du einen guten Dienstleister auch nicht für einen „Appel und ein Ei“. Und auch hier gilt oft: Wer billig kauft, kauft zweimal – oder ist ein gebranntes Kind und macht doch wieder alles selbst.

Konzentriere Dich also auf die positiven Aspekte des Delegierens und sieh die Chancen, die darin liegen. Denn durch die Entlastung hast Du wieder mehr Zeit für Deine Kernaufgaben und hast den Kopf frei für neue Ideen oder die Weiterentwicklung Deiner Selbstständigkeit.

Worauf solltest Du beim Delegieren von Aufgaben achten?

Wenn Du Dich nun also dazu entschließt, Aufgaben an ein Büroserviceunternehmen zu vergeben, solltest Du ein paar wenige, aber wichtige Dinge berücksichtigen:

• Erstelle eine Liste mit Aufgaben, die Du nicht gerne machst oder nicht richtig kannst und überlege Dir, welche Aufgaben Du davon gerne abgeben möchtest. Bestimme nun Dein Budget, welches Du in das Outsourcen Deiner Büroaufgaben investieren kannst und möchtest.
• Finde den richtigen Partner. Hierbei solltest Du prüfen, ob der Dienstleister über die nötigen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, mit welchen Tools er/sie arbeitet und auch – da man normalerweise sehr eng zusammenarbeitet – ob die Wellenlänge stimmt.
• Nun lege klare Erwartungen und Zielsetzungen fest und teile diese dem Bürodienstleister auch mit.
• Vermeide Mikromanagement. Du hast immerhin einen Spezialisten beauftragt!
• Lege gemeinsam mit Deinem Büroservice einen Kommunikationskanal und auch Kommunikationsrichtlinien fest. Hierbei solltet Du auch vereinbaren, wie oft man sich beispielsweise per Videokonferenz trifft und wie man miteinander kommuniziert (z.B. E-Mail, WhatsApp, Projektmanagement-Software). Ein guter Bürodienstleister hilft Dir bei diesem Prozess und bringt hier seine Erfahrungen ein.

Betrachte das Delegieren und Abgeben von Aufgaben und Verantwortung als Chance und vor allem als persönlichen und unternehmerischen Gewinn!

Langfristig führt das Delegieren durch den enormen Zeitgewinn zu höherer Produktivität, Qualitätssteigerung und so auch zu einer höheren Zufriedenheit Deiner Kunden.
Du hast besseres zu tun, als Dich mit unliebsamen und zeitfressenden Routineaufgaben aufzuhalten. Delegiere Deine Büroarbeiten und gewinne wertvolle Zeit für das Wesentliche!