Delegieren: Was bedeutet das eigentlich?
Insbesondere das Outsourcing an externe Dienstleister, wie zum Beispiel externe Bürodienstleister, bietet Selbstständigen einen herausragenden Hauptvorteil: Die Erweiterung von Kapazitäten. Im Vergleich zur Einstellung eigener Mitarbeiter ermöglicht das Outsourcing den Zugang zu einem größeren Talentpool. Dadurch können Selbstständige ihre Ressourcen effizienter nutzen und gleichzeitig qualitativ hochwertige Dienstleistungen erhalten.
Effektives Delegieren muss man allerdings erst lernen. Es erfordert eine sorgfältige Planung und Kommunikation. Es ist wichtig, klare Anweisungen zu geben, Ziele festzulegen und regelmäßig den Fortschritt zu überprüfen.
Warum das Delegieren häufig schwerfällt
Vielen Selbständigen (aber auch Führungskräften) fällt es schwer, Aufgaben abzugeben, zu delegieren. Hierfür gibt es verschiedene Gründe:
- Mangelndes Vertrauen in das Können bzw. die Fähigkeiten anderer und somit die Befürchtung, dass niemand anderes die Aufgabe so gut erledigen kann, wie man selbst.
- Die Meinung, dass es länger dauert, eine Aufgabe zu delegieren, als sie selbst zu erledigen.
- Angst vor Kontrollverlust.
- Hemmungen, um Hilfe zu bitten und damit auch zuzugeben, dass man nicht alles alleine schaffen kann oder bestimmte Aufgaben einem schwerfallen.
- Manchmal auch die Angst, durch das Delegieren von Aufgaben selbst überflüssig zu werden.
Welche Vorteile hat das Delegieren von Aufgaben?
Wenn man sich einmal darauf eingelassen hat, Aufgaben abzugeben, dann bringt das Delegieren von Aufgaben (z.B. an einen externen Bürodienstleister) viele Vorteile mit sich:
- Spezialisiertes Wissen bzw. Fähigkeiten:
Selbständige sind Spezialisten auf ihrem Gebiet. Sie haben beispielsweise das Design, Buchhaltungstätigkeiten u.v.m. von der Pieke auf gelernt und erledigen diese Arbeiten tagtäglich, während man selbst sich evtl. unsicher ist. - Flexibilität:
Die Flexibilität bei der Zusammenarbeit mit selbstständigen Dienstleistern ist sicher einer der größten Vorteile. Denn die Zusammenarbeit erfolgt genau nach Bedarf, z.B. projektbezogen oder zur Abdeckung von Arbeitsspitzen. - Zeitersparnis und somit auch Skalierbarkeit:
Durch die Zusammenarbeit mit einem externen (Büro-) Dienstleister können Selbständige ihre Kapazitäten schnell und einfach erhöhen, um den vielen anfallenden Aufgaben Herr zu werden. Dadurch kann man auch skalieren, da sich die Arbeit nun auf mehrere Schultern verteilt.
Was sollte beim Delegieren von Aufgaben beachtet werden?
Beim Delegieren bzw. Outsourcen von Aufgaben ist es wichtig, von vorneherein klare Ziele und Erwartungen festzulegen, um professionell zusammenarbeiten zu können. Auch eine regelmäßige Kommunikation ist wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Mit diesen 5 Tipps steht einem erfolgreichen Delegieren bald nichts mehr im Wege:
- Erstellen Sie eine Liste, welche Aufgaben genau ausgelagert werden sollen (z.B., weil Sie nicht das nötige Fachwissen haben oder die Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen).
- Bestimmen Sie auch ein Budget um festzulegen, wie viel Sie investieren möchten.
- Finde Sie einen passenden Dienstleister mit den nötigen Fähigkeiten und Erfahrungen.
- Legen sie auch von Anfang an Ziele und Erwartungen fest. Wichtig: Sprechen Sie hierüber auch mit dem ausgewählten Dienstleister, um Enttäuschungen oder Missverständnisse zu vermeiden.
- Achten Sie auf eine regelmäßige Kommunikation. Wichtig: Legen Sie hier einen festgelegten Kanal fest.
Tipp: Häufig stellt Ihr neuer Dienstleister schon alles für Sie bereit!
Auch wenn es Ihnen am Anfang bestimmt schwerfallen wird, Aufgaben abzugeben, lohnt es sich, sein Unternehmen zu skalieren bzw. auch einfach nur, seinen Arbeitsalltag zu vereinfachen.
Betrachten Sie das Outsourcen als Chance für Wachstum und auch Gewinn. Denn langfristig werden Sie enorm Zeit gewinnen und so Ihre Produktivität und auch Qualität steigern können.
Möchten auch Sie Aufgaben abgeben? Gerne unterstützte ich Sie dabei. Kommen Sie also jederzeit auf mich zu, um über Ihren individuellen Outsourcing-Bedarf zu sprechen.
