Dein virtuelles Büro | Backoffice, Datenpflege & mehr

Dein digitaler Büroservice

Online-Büromanagement für Soloselbstständige & kleine Unternehmen

Stell Dir vor, Du könntest jeden Tag mit einem Lächeln starten, weil Du weißt, dass Dein Büro im Hintergrund wie ein Uhrwerk läuft. Keine überquellenden To-do-Listen, kein Chaos im Posteingang und keine Berge von Papierkram. Stattdessen: Zeit für Kundengespräche, strategische Planungen und kreative Projekte.

Klingt das nach einem Traum? Mit meinem digitalen Büroservice wird dieser Traum Wirklichkeit.

Als Selbstständige:r kennst Du das Gefühl, in der täglichen Aufgabenflut unterzugehen. Du jonglierst mit Aufgaben, Terminen und E-Mails. Die Buchhaltung stapelt sich, Angebote warten auf Bearbeitung und die nächste Marketingkampagne will geplant werden. Am Ende des Tages bleibt das Gefühl, nur noch abgearbeitet zu haben, anstatt Dein Business wirklich voranzubringen. Du sehnst Dich nach mehr Struktur, mehr Zeit für Deine Kunden und mehr Raum für Kreativität.

Genau hier komme ich ins Spiel: Als Deine Online-Büromanagerin nehme ich Dir die Last von den Schultern und sorge dafür, dass Dein Büroalltag produktiver wird. Mein Team und ich übernehmen Deine lästigen Büroarbeiten und optimieren Deine Prozesse – damit Du Dich auf das konzentrieren kannst, was Du wirklich liebst!

Bereit für ein Upgrade? Fordere jetzt Dein individuelles Angebot an und entdecke die Vorteile meines digitalen Büroservices.

Mehr Zeit & weniger Stress

Gewinne wertvolle Stunden zurück, die Du in die Arbeit mit Deinen Kunden, Dein Team oder Deine Familie investieren kannst.

Höhere Effizienz

Steigere Deine Produktivität durch optimierte Workflows und digitale Tools.

Flexibität und Skalierbarkeit

Passe unsere Zusammenarbeit flexibel an Deine Bedürfnisse an und schaffe Raum für Skalierung.

Welche Leistungen beinhaltet mein Online-Büroservice?

Du bist die Seele Deines Unternehmens. Du brennst für Deine Ideen, Deine Produkte, Deine Kunden. Aber im Alltag bleibt oft zu wenig Zeit für das Wesentliche. Ich nehme Dir die zeitraubenden Routineaufgaben ab – von der Datenpflege über die Dokumentenerstellung bis hin zur Organisation Deiner Seminare. So kannst Du Dich voll und ganz auf Deine Kernkompetenzen konzentrieren und Deine Energie dort einsetzen, wo sie den größten Unterschied macht.

Online-Büroservice

Datenpflege

Ich halte Deine Kundendaten in Deinem CRM sauber und aktuell.

Dokumentenerstellung

Professionelle Erstellung von Angeboten, Präsentationen und anderen Dokumenten nach Deinen Vorgaben.

Seminarorganisation

Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung Deiner Seminare und Workshops von der Teilnehmerverwaltung bis zur Erstellung, Personalisierung und dem Versand von Teilnahmebescheinigungen.

Digitale Büroorganisation

Digitale Buchhaltung mit Lexware Office

Unterstützung bei der Einführung und Optimierung Deiner digitalen Buchhaltung, damit Du stets den Überblick über Deine Finanzen behältst.

Aufgabenmanagement mit MeisterTask

Strukturierung Deiner Projekte- und Aufgaben, um effizient und zielgerichtet zu arbeiten - ob alleine oder im Team.

Smartes Terminmanagement

Online-Terminbuchung für Deine Kunden und automatisierte Terminbestätigungen, um Deinen Kundenservice zu verbessern.

Automatisierung von manuellen Arbeiten mit Make

Automatisierung von Routineaufgaben, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Über mich - Deine Online-Büromanagerin

Ich bin Martina Lankes, Deine Online-Büromanagerin. Als erfahrene Expertin für digitale Büroorganisation, zertifizierter Lexoffice Coach sowie Certified MeisterTask Expert kenne ich die Herausforderungen, vor denen Du als Unternehmer*in stehst.

Mit Leidenschaft und Expertise unterstütze ich Dich dabei, Dein Business auf das nächste Level zu heben. Gemeinsam schaffen wir ein effizientes und organisiertes Büro, das Dir mehr Zeit, mehr Freiheit und mehr Freude schenkt.

Dabei stehe ich Dir nicht alleine zur Seite, sondern werde von einem großartigen Team unterstützt.

Was mich auszeichnet:

Langjährige Erfahrung: Seit 2008 unterstütze ich Unternehmen wie Deines mit meinem Online-Büroservice.
Umfassende Expertise: Von der klassischen Büroorganisation bis hin zur digitalen Prozessoptimierung kenne ich mich bestens aus.
Individuelle Lösungen: Ich nehme mir Zeit, Deine Bedürfnisse zu verstehen und entwickle ein maßgeschneidertes Konzept für Dein Business.
Zuverlässigkeit & Diskretion: Du kannst Dich darauf verlassen, dass Deine Aufgaben sorgfältig und vertraulich bearbeitet werden.
Leidenschaft & Engagement: Ich brenne für effiziente Büroorganisation und setze mich mit vollem Herzen für Deinen Erfolg ein.

Lass uns gemeinsam Dein Business optimieren! Fordere jetzt Dein unverbindliches Angebot an und entecke, wie ich Dich als Online-Büromanagerin unterstützen kann.

Das sagen meine Kunden

Marion Prediger

Geschäftsführerin

Frau Lankes ist freundlich, sehr flexibel und äußerst zuverlässig. Die Zusammenarbeit mit ihr gestaltet sich unkompliziert. Durch ihre Zuarbeit entlastet sie mich bei der Erledigung des Tagesgeschäfts. Frau Lankes ist ein Geschenk des Himmels.

Dr. Dieta Kuchenbrandt

schainundkuchenbrandt GbR

Einen ganz herzlichen Dank an Frau Lankes für ihre hervorragende, präzise und perfekt organisierte Arbeit. Auch spontane Aufträge werden von Frau Lankes flexibel und in bester Qualität bearbeitet. Wir sind sehr froh, durch ihren Büroservice eine so hilfreiche und höchst zuverlässige Unterstützung gefunden zu haben.

Finkbeiner & Druckenbrodt

Rechtsanwälte und Notar, Wentorf bei Hamburg

Wir arbeiten seit mehreren Monaten mit Frau Lankes zusammen und sind sehr zufrieden. Frau Lankes arbeitet äußerst schnell, zuverlässig und fehlerfrei mit einem sehr guten Prozessablauf. Unbedingte Empfehlung!

Überzeuge Dich selbst von meiner Arbeit und lasse Dich wie Marion und Dieta von meiner Zuverlässigkeit und Effizienz begeistern! Erlebe die Vorteile einer unkomplizierten, flexiblen Zusammenarbeit und kontaktiere mich für ein erstes, unverbindliches Gespräch.

Software-Lösungen, die ich im Online-Büroservice bereits mitbringe:

Google Workspace

Ich arbeite sowohl intern, als auch für meine Kunden mit Google Workspace in der Business-Version (Drive, Docs, Sheets, Slides und Kalender).

Microsoft Office

Deine Dokumente erstelle und bearbeite ich gerne mit Microsoft Word, Excel oder PowerPoint, sofern Du in der Microsoft-Welt unterwegs bist.

Seatable

Ich nutze selbst das in Deutschland gehostete Datenbanksystem Seatable, habe aber auch schon mit Hubspot oder CentralsSationCRM gearbeitet.

MeisterTask

Ich plane und überwache Aufgaben nach dem Kanban-System mit der Software MeisterTask. Selbstverständlich erhältst Du Zugriff auf das für Dich erstellte Board.

Splashtop

Um bei Bedarf unkompliziert und DSGVO-konform über Fernzugriff auf Deinem PC Arbeiten ausführen zu können.

Mein Online-Büroservice ist mehr als nur eine Dienstleistung!
Er ist ein Investment in Deinen Erfolg.

Indem Du meinem Team und mir Deine Büroarbeiten überträgst, hast Du mehr Zeit für individuelle Beratung, kannst schneller auf Anfragen reagieren und bietest insgesamt einen besseren Service. Das führ zu zufriedeneren Kunden und einer höheren Kundenbindung.

Häufige Fragen

Gibt es ein Erst-Informationsgespräch?

Natürlich. Wir arbeiten sehr eng und partnerschaftlich zusammen. Deshalb ist es unerlässlich, sich vorab schon einmal über Wünsche, Vorstellungen und Möglichkeiten zu unterhalten – und sich auch schon einmal zu „beschnuppern“.

Wie beginnt unsere Zusammenarbeit?

Nach Deiner Kontaktaufnahme über mein Kontaktformular setze ich mich mit Dir per E-Mail in Verbindung. Nun erhältst Du einen Link, um einen Termin für ein Erstgespräch zu buchen.
Nachdem unserem Gespräch erhältst Du ein Angebot mit allen relevanten Unterlagen.

Nachdem Du das Angebot angenommen hast, erhältst Du Zugang zum Kundenportal sowie zu unserem Projektmanagement-Tool (MeisterTask) und auch ein Einführungs-Dokument.

Wie organisieren wir gemeinsame Projekte?

Zum Anfang unserer Zusammenarbeit erhältst Du Zugang zum Kundenportal. Dort findest Du alles Wichtige zu unserer Zusammenarbeit, kannst Dateien hoch- und herunterladen usw.

Zusätzlich bekommst Du Zugang zu einem speziell für Dich eingerichteten MeisterTask-Board, um eine einfachere Auftragsbearbeitung zu gewährleisten.

Sind meine Daten sicher?

Die Sicherheit Deiner Daten liegt mir besonders am Herzen:

Das Kundenportal ist unsere Schaltzentrale; der Datenaustausch erfolgt dabei mit 256-Bit-SSL-Verschlüsselung und Deine Daten und Dateien werden auf einer ISO27001:2013-zertifizierten Cloud in Deutschland gespeichert.
MeisterTask wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform.

Gibt es die Möglichkeit, per Fernzugriff auf einem bestimmten PC zu arbeiten?

Ja, dies ist problemlos möglich. Ich arbeite mit der Software Splashtop.

Um über Fernzugriff zu arbeiten, erhältst Du eine kleine Installationsdatei. Diese Datei musst Du nur installieren und ich erhalte Zugriff auf diesen bestimmten Computer.

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Die Abrechnung basiert auf einem Stundensatz von 65,- € zzgl. der gesetzl. USt., abgerechnet im 5-Minuten-Takt.

Gibt es Urlaubs-/Schließzeiten?

Ich bemühe mich, Urlaub-/Schließzeiten so weit wie möglich zu vermeiden. Aus organisatorischen Gründen gehen mein Team und ich allerdings zweimal im Jahr in Betriebsurlaub (Mitte August und zum Jahreswechsel).

Sollte ich einmal nicht verfügbar sein, ist mein Team für Dich da, um sich um Dein Anliegen zu kümmern.

Damit Du besser planen kannst, findest Du alle Schließzeiten sowie die damit verbundenen Annahmeschlusszeiten jederzeit im Kundenportal. Zusätzlich wirst Du rechtzeitig per E-Mail informiert.

Du oder Sie?

In meinem gesamten Webauftritt nutze ich die persönliche „Du“-Form.

Ich stelle mich jedoch gerne auf Dich/Sie ein und überlasse Dir/Ihnen als Auftraggeber:in die Wahl, wie wir kommunizieren.